在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全和服务质量的关键举措。上海市作为中国的经济和科技中心之一，近年来在档案数字化领域积极探索，取得了显著成效。上海档案数字化外包中心通过专业的技术和服务，将传统的纸质档案转化为高效、安全、可共享的数字资源，不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为档案信息的深度挖掘和广泛应用提供可能。

　　将档案外包给上海档案数字化外包中心可能会面临的风险包括：

　　(一)实体档案管理安全风险。档案数字化工作主要是将传统载体的档案进行扫描形成数字资源，从实际情况来看，机关、单位档案数字化工作主要以纸质档案为主，实体档案管理安全风险主要存在以下几个方面：

　　1.档案机构进行数字化的档案多为长期累积的“历史”档案，年代久远，部分档案纸张本身就已经脆化，在数字化过程中容易遭到损害。

　　2.档案扫描需履行规范的出库、入库手续，需要认真核对档案的数量，但仍存在因数量核对不准造成的档案排列顺序错乱、档案丢失的情况。

　　3.扫描过程中需要对成卷的案卷进行拆分，单个案卷扫描完成后还需对案卷进行重新安装，这一过程中可能存在顺序错乱、单页遗失等情况，难以保证档案的完整性。

　　(二)档案数据信息管理安全风险。档案信息泄露是开展档案数字化建设需要重点关注的风险之一，档案信息泄密风险主要体现为几个方面：

　　1. 一方面，档案在数字化扫描过程中，信息能够被非本单位档案管理人员获取，存在因人员保密意识不强造成的信息泄露。

　　2.另一方面，将纸质档案转换为图像信息再转换为数字信息，可能存在信息失真的情况，与纸质档案相比，档案数据信息存在易更改性、可拷贝、可迁移，且不留痕迹、难以辨别真假，档案数据信息的这些特点也增加了泄密风险。

　　3.此外，数字化管理阶段，档案数据容易遭受黑客、病毒攻击，一旦档案管理系统遭受损害，档案数据就面临泄密威胁。因此，强化档案信息安全管理十分必要。

　　(三)档案数据信息维护风险。信息技术的不对称性导致质量评估难题。档案信息数字化是一项专业性较强的业务，外包之后数字化的质量由外包公司自我控制，档案部门目前主要集中在验收阶段对质量进行集中检查。

　　但是档案部门在人员不足，技术不专，数据量又较大的情况下，不可能对已数字化的档案信息进行一一校对，只能抽检，这就很难对外包的质量进行详细、严格的验收。

　　从另一个层面来讲，即使档案部门配备足够的人员进行验收，由于双方所处地位不同而带来的专业技能与信息的不对称，同样也有可能会造成数字化业务的质量打折扣。

　　上海档案数字化外包中心开展工作时，应积极采取以下措施：

　　1、构建完善体系。档案管理部门构建的制度体系主要涉及档案的保密制度、档案数字化操作流程、档案数字化的技术指标、突发事件的应急处理、档案信息泄露的惩罚机制等等。对数字化各个细节作出明确要求以增强实践的可操作性，减少档案的安全风险。

　　2、加强档案资料安全保密。档案管理部门要建立档案数字化外包服务中的信息安全保密制度，与外包服务公司签订保密协议，在档案数字化外包服务完成以后，确保所有的档案信息存储设备和处理设备都作安全技术处理，档案数字化外包服务公司和人员不得私自保留任何档案信息资料，使档案数字资源安全得到有效保障。

　　3、建立完善的过程管理。档案管理部门应强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备;配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所;配备专业的档案柜，用于档案的临时存放;采用技术手段，对USB等外接接口实施禁用;操作人员的手机、相机、U盘等设备不准带入加工场所;涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续;对档案数字化成果交接过程进行严格监督。