在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。实物档案作为记录历史、指导工作的重要资料，其重要性不言而喻。然而，传统的实物档案管理模式面临着诸多挑战，如存储空间有限、易损坏、检索效率低下等。这些问题不仅影响了档案的使用效率，也给档案的安全性带来了隐患。

　　实物档案整理数字化的具体内容和注意事项：

　　(一)机构和人员

　　1.应建立实物档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

　　2.应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高调查研究水平和良好组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。

　　3.为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核与管理。

　　(二)基础设施

　　1.应配备专用加工场地并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。

　　2.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。

　　3.应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备，确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要。

　　(三)工作方案

　　1.应配备专用加工场地并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。

　　2.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。

　　3.应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备，确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要。

　　(四)管理制度

　　1.应配备专用加工场地并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。

　　2.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。

　　3.应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备，确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要。

　　实物档案整理数字化加工后，还需要对其进行目录数据库的建立：

　　1.目录数据库选择时，应考虑通用数据格式转换问题，以便数据交换。

　　2.数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，以便实物档案数字化成果的管理和利用。

　　3.将实物档案数字化前处理工作中对实物档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。实物档案数字化目录数据中应至少包括档号、保管期限、年度、责任者、题名、材质、形制、参见号，以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息。

　　4.可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，检查内容包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

　　实物档案整理数字化采集的注意事项：

　　1.应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备，进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后数字影像清晰、完整、不失真，影像效果最接近档案原貌。

　　2.应特别注意对档案实体的保护，采集过程中不应对档案实体造成损毁。

　　3.在采集前，应对相应的采集设备和场所进行清洁、检查和调整，以确保实物档案数字化成果质量。

　　4.应遵循相关设备的使用说明进行定期维护、保养。

　　最后，实物档案整理数字化工作的推进，标志着档案管理从传统纸质模式向现代化、信息化的转变。通过专业的技术手段和严格的质量控制，实物档案整理数字化不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为档案的长期保存和高效利用提供了有力保障。未来，随着技术的不断创新和应用的深化，实物档案整理数字化将朝着智能化、高效化、安全化的方向发展，为档案管理现代化提供更加优质的服务支持。实物档案整理数字化不仅是档案管理现代化的关键一步，更是推动各行业信息化发展的重要力量。