档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。档案信息化的实现，打破了档案信息孤岛，逐渐丰富了档案信息化的内涵。

       档案信息化的内涵可以从以下几个方面来理解：

　　1. 要实现档案信息的数字化和网络化，包括档案实体数字化。传统档案工作主要以纸质档案为工作基础和客观对象，档案信息化要求将馆(库)藏纸质档案转化为数字形式，即电子档案，这样才能使档案资源进入信息网络并实现资源共享。

　　2. 要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。档案信息的交换需要通过网络进行，而网络技术作为信息时代的主要特征，具有开放性、高速、快捷的特点，它在档案工作中的应用，可以极大提高工作效率。

　　3. 要实现档案信息高度共享。档案信息化的根本目的在于更好地为社会提供服务，使档案信息资源实现共享。档案信息资源除涉及国家安全和商业秘密部分，向全社会开放，实现资源共享，获得更大的社会效益和经济效益，是必须顺从的时代潮流。

　　档案信息化建设是一项复杂的系统工程，包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等，其中信息资源建设需要档案数字化技术的支撑。为此，档案数字化是档案信息化建设得以顺利开展的基础和前提。

　　第一，信息化意识不足，重视程度不够。部分商丘公司的管理层对档案信息化管理的重要性认识不足，将档案管理视为企业的辅助性工作，在资金投入、人员配备等方面不够重视。一些企业的档案管理人员缺乏信息化意识，习惯于传统的纸质档案管理方式，对新的信息化技术和工具接受度较低，导致档案信息化管理工作推进缓慢。例如，商丘某小型商贸企业，虽然购置了档案管理软件，但由于档案管理人员对软件操作不熟悉，且企业缺乏相关培训，软件未能得到有效使用，档案管理仍以传统方式为主。

　　第二，技术水平有限，系统兼容性差。商丘地区一些企业在档案信息化建设过程中，由于技术力量薄弱，缺乏专业的信息技术人才，导致在系统选型、建设和维护方面存在诸多问题。部分企业购买的档案管理软件功能不完善，与企业现有的其他业务系统兼容性差，无法实现数据的互联互通和共享。例如，商丘的一家建筑企业，其档案管理系统与项目管理系统、财务管理系统之间数据无法共享，员工在需要查询与项目相关的档案信息时，需要在多个系统中分别查找，影响了工作效率。

　　第三，数据安全风险，保密工作待加强。档案信息化管理过程中，数据安全至关重要。商丘公司在档案数字化过程中，面临着数据泄露、篡改、丢失等安全风险。部分企业在数据存储和传输过程中，未采取有效的加密措施，对员工的数据安全培训不足，导致员工数据安全意识淡薄。此外，在档案信息化外包过程中，也存在对外包公司监管不力的情况，增加了数据安全风险。例如，商丘某企业在将档案数字化工作外包给一家第三方公司时，由于未签订严格的数据保密协议，且对外包公司的操作过程缺乏有效监督，导致部分敏感档案数据泄露，给企业带来了严重损失。

　　加强商丘公司档案信息化管理的措施：

　　(一)提高信息化意识，加大重视力度。商丘公司应加强对管理层和员工的档案信息化意识培训，通过组织专题讲座、参观学习等方式，让企业全体人员充分认识到档案信息化管理的重要性。管理层要将档案信息化建设纳入企业发展战略规划，加大资金投入，引进先进的档案管理设备和软件，配备专业的档案信息化管理人员。同时，建立健全档案信息化管理的考核机制，将档案信息化工作的成效与员工的绩效挂钩，提高员工参与档案信息化管理的积极性。

　　(二)提升技术水平，优化系统建设。企业要加强与专业信息技术公司的合作，借助外部技术力量提升自身的档案信息化技术水平。在档案管理系统选型时，要充分考虑系统的功能、兼容性、可扩展性等因素，选择适合企业实际需求的系统。同时，加强对企业内部信息技术人员的培训，提高其对档案管理系统的维护和优化能力。