云南省位于中国西南边陲，东部与贵州、广西为邻，北部与四川相连，西北部紧依西藏，西部与缅甸接壤，南部和老挝、越南毗邻。云南省是我国少数民族分布最多、人口最多、种数最多的省份，留存了较为丰富且独特的档案资源。通过将纸质档案转化为电子数据，不仅可以极大地提高了档案的检索效率和利用便捷性，还为档案的长期保存和安全管理提供了有力保障。

　　企事业单位选择云南档案扫描公司来开展档案扫描工作的必要性：

　　第一，提升档案管理效率。纸质档案的管理需要大量的时间和人力，尤其是在档案检索和借阅过程中。通过档案扫描，纸质档案被转化为电子文件，存储在计算机系统中，可以实现快速检索和远程访问。这不仅大大提高了档案的利用效率，还减少了档案管理人员的工作负担。

　　第二，保障档案安全。纸质档案容易受到环境因素的影响，如潮湿、虫蛀、火灾等，导致档案损坏或丢失。档案扫描服务将纸质档案转化为电子档案后，可以通过备份和加密技术，确保档案数据的安全性和完整性。即使纸质档案遭受损坏，电子档案也可以随时恢复和打印，保障了档案的长期保存。

　　第三，优化存储空间。纸质档案需要大量的物理空间进行存储，这对档案库房的管理和维护提出了很高的要求。档案扫描服务将纸质档案转化为电子档案后，可以大大减少物理存储空间的需求。电子档案存储在服务器或云存储中，不仅节省了空间，还便于管理和维护。

　　云南档案扫描公司开展档案扫描工作时，应注意：

　　1.认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。

　　2.对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度。

　　3.对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。

　　4.对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

　　5.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。

　　6.每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。

　　7.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。

　　先将全部正面扫描并保存后，再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描)。排序时每次将最后一页依次在双数页前插入即可，直到最大页码数减2为止。最后将文档中的空白页删除。在实际操作过程中，当全部页数少于21时可用缩略图中剪切与粘贴功能;当全部页数大于21时可用CTRL+E和数字键实现快速排序;最后将空白页删除。

　　8.R、G、B颜色过滤及其应用支持红、绿、兰三色过滤的扫描仪可以分别将纸张上的三种颜色之一过滤(不扫描)，设置参数时应根据纸张的颜色选择过滤或不过滤。例如：纸张上的红色表格、表框、红头文件时不能选择过滤，当红底黑字时就要选择红色过滤。

　　9.纸张底色较浅，字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时其明暗度应设为默认值(0);当纸面上有较多的表格时，为了达到较好的效果应适当提高明暗度参数值(推荐10-20)。

　　10.纸张底色较浅，字迹较浅、淡、不明显(如复写纸复写过和字、蓝色墨水、圆珠笔、铅笔字等)时应适当提高明暗度参数值(推荐20-30，或者40-50)。

　　11.纸张底色较深，纸面粗糙，字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时，为防止因亮度设置不当出现较多黑点时其明暗度应设为负值(推荐-5到-10之间)。

　　12.因纸张超薄且背面又有字迹时，扫描时为不让背面字迹扫描出来应将明暗度设为负值(推荐-5到-10之间)。

　　13.卡纸的处理纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。

　　综上所述，云南档案扫描公司作为档案管理现代化的重要力量，通过将纸质档案转化为电子档案，极大地提高了档案管理的效率和安全性。云南档案扫描公司凭借先进的技术设备、专业的技术团队、严格的质量控制和安全可靠的管理措施，为客户提供高质量、高效、安全的档案数字化解决方案。