十四五时期，数字化建设进入全面快速发展的新阶段，我国档案事业发展逐渐呈现智能化、多元化等特征，高校档案工作也站在了由传统管理向数字化建设转变的重要节点，以更高站位谋划档案数字化建设，迎接数字新纪元，推动高等教育事业科学发展。近几年，各个档案管理机构都开始开展档案数字化转型工作，各个高校也积极跟上时代发展潮流，开展档案数字化转型工作。

　　高校档案数字化外包的必要性：

　　1. 提高管理效率和教育服务的必然选择。传统档案管理查档速度慢、准确率不高，耗时耗人耗力，严重制约了档案的再利用。数字化建设下的档案管理系统可以利用全文检索很快查到所需档案的PDF扫描件和档案所在库房的具体位置，用户利用档案查询系统可以跨地域在线办理所需档案查询。高校还可以通过电子邮件、网站、电话、微信公众号等方式为用户提供服务，提高高校档案馆的服务质量和档案利用率。

　　2. 挖掘和发挥档案深层价值的必要条件高校档案承载着学校教育教学与组织管理的全部信息、是学校发展历程的真实记录，也是校园文化的重要载体。档案中蕴含着大量的信息数据，借助数字化技术，可以更好地记录学校的发展历程、学术成果和办学特色， 同时能够通过科学分析挖掘档案的深层价值，为学校当前及未来的管理、教学、科研活动提供有力支持，促进学校创新发展、管理优化，提升综合实力。

　　3. 有利于高校智慧校园的建设。智慧校园是网络化、数字化、智能化有机结合的用于学习研究的新型教育环境。信息技术的发展给教育领域带来深刻变革，高校全力建设智慧校园，实现全面数字化管理，以提高管理效率和教育服务品质。档案管理是高校工作的必要一环，在智慧校园建设的背景下，线上教学、线上办公成为重要形式，由此产生的大量电子档案让高校档案工作的内容和形式都随之发生巨大变化，传统的档案管理方式已经无法匹配快速增加的高校档案信息资源，迫切要求高校加快档案数字化建设。

　　高校档案数字化外包的建设内容：

　　1、智慧档案馆(室)基础设施建设。建设核心机房，引入兼具高运算能力、长时间可靠运行、强大外部数据吞吐能力的服务器，为软件高效运行提供可靠的硬件支持。同时，配备存储设备，并建设具有入侵报警、视频监控、环境监测、消防系统等功能齐备的安防监控系统。

　　2、定制开发档案管理信息系统。外包公司可以根据高校自身档案类型、存储需求以及使用场景等多方面综合情况，定制开发由档案管理系统、档案利用系统、档案保全系统、档案征集系统、档案异质备份系统等部分构成的档案管理信息系统。用于对校内各单位形成的档案进行在线归档和管理利用，实现档案的收、管、存、用的数字化，有效保证“为党管档、为校守史、为师生服务”的任务。

　　3、建立健全档案管理制度规范。制度标准下的档案工作是档案数字化建设的保障。要做好档案管理工作的制度标准和规范，建立完善的归档、分类、保管、元数据方案、保密、借阅、统计、鉴定销毁、查询利用等一系列制度规范，确保档案管理工作的规范化。

　　4、加强档案管理人才队伍建设。高校档案管理人员要有一定的专业技能和职业素质来适应数字化建设下的档案管理模式。目前很多高校的档案资源仍以纸质资源为主，档案管理传统意识较重，要组织和鼓励档案管理人员多参加档案数字化业务学习和培训，加强人才队伍建设，从思想上认识到档案数字化的便利和高效，同时配备档案管理的专业人才带动档案工作的开展。

　　综上所述，随着信息技术的飞速发展，高校档案管理的数字化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、优化教育服务的重要方向。高校档案数字化外包作为一种高效、专业的解决方案，正逐渐成为高校优化资源配置、提升档案管理现代化水平的重要选择。未来，高校档案数字化将会与更多先进技术手段相结合，如大数据、人工智能(AI)、云计算等，档案的数字化外包服务将会更加完善、高效。