机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。松江位于我国上海市，松江区已初步形成以高端产业为引领、先进制造业为根本、现代服务业为重要保障的经济发展格局。该地经济发达，留存的档案众多，机关档案是其重要组成部分。

　　松江机关档案的形成与收集工作：

　　1. 机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

　　文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

　　归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。

　　2. 机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。

　　机关在日常公务活动中形成的归档文件材料;机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料;机关所属机构撤销形成的归档文件材料;机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

　　3. 机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。

　　文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。

　　松江机关档案扫描服务的主要内容：

　　现阶段，档案部门开展档案数字化工作主要采取服务外包方式，但在实施过程中，多数纸质档案需要进行重拆装再整理，档案实体存在损毁、丢失等隐患;大量数字化副本集中加工处理，档案信息存在扩散、泄露等风险。

　　因此，要高度重视档案数字化服务外包中的安全问题，严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》等要求及档案服务外包工作规范等，依据“合法、安全、可控”原则，在全过程严格监管的基础上，注重做好“五到位”，确保档案实体与信息安全。

　　首先，发包方应成立由主要领导或分管领导参加的档案数字化外包管理组织，建立权责明晰的岗位责任制，全面准确统计现有非数字化档案的种类、数量、密级、价值等基础信息，根据移交进馆、查询利用、编研开发等不同需求，科学合理拟定数字化服务外包的档案范围和技术指标等要求。在数字化加工场所的选择上，应符合国家档案局有关要求，确保实体档案进出库及临时存放安全，满足服务外包人员工作休息、个人物品摆放等需求。同时，应按要求配置档案数字化加工所需的硬件设备、软件系统、存储介质及辅助的视频监控、消毒杀虫设施设备等，无论是自行配置或要求承包方提供，均应“以我为主”，确保全流程全要素可查可控。

　　其次，发包方在档案数字化服务外包过程中监管不到位甚至当“甩手掌柜”，会直接导致安全风险及隐患骤升。发包方应会同承包方建立健全各项规章制度和安全操作规范，并采取切实有效的措施确保落实到位。应设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”，构建人防、物防、技防“三位一体”的安全防护体系，多措并举，筑牢安全保密防线。充分利用台账、日志等记录，将其作为安全管理、质量管控、责任追究的有效抓手。严格管理档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备，做到有登记、有审批、有记录、有保管、有销毁。

　　另外，档案数字化加工任务结束不是终点，扎实做好交接验收、整改完善等工作，才能确保项目安全顺利完成。发包方应对档案实体及时进行检查，该修复的修复、该消杀的消杀。对数字化成果进行自动检验和人工抽检，确保全部符合要求。同时，承包方要将设备硬盘、移动存储介质与各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交。