随着社会迅速发展，社会上产生的档案数量迅速增加，再加上社会大众对档案的查询和利用需求也变得更加复杂和多样化，传统的档案管理模式逐渐无法跟上时代发展变化，档案管理和利用效率较为低下。在此背景下，鄂州市作为中国优秀旅游城市和湖北省重要的工业基地，大力支持和鼓励档案整理数字化工作的开展，以提升档案管理效率，更好地发挥档案信息资源的作用。

　　鄂州市档案整理数字化的重要意义和作用：

　　第一，有利于档案信息的传输，实现档案信息共享数字化档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务。档案数字化能改善档案信息的传输方式，使档案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。档案信息的利用时效性和档案内在价值可以得到充分的释放和体现，可以实现档案工作价值的增值。

　　第二，有利于保护档案原件档案的唯一性、原始性和凭证性 决定了档案是真实记录历史的重要载体，因此保护原始档案安全和可用性是档案工作的重要内容之一，档案数字化之后，档案利用方式从利用原件变成主要使用档案数字副本，档案原件从而得到了更加充分和有效的保护。档案数字副本可以异地保存，这样可使这些档案在遇到突发性灾害时避免遭到毁灭性破坏。

　　第三，有利于档案利用者方便快捷地查阅档案 档案工作的最终目的除保存历史记录以外主要是为了利用。这是档案工作生存发展的基础。传统档案利用工作是档案工作者根据利用需求，结合档案整理的相关规则和检索方法，以及档案排架规则调出原始档案提供利用，数字化后档案信息的利用工作转变成由授权档案利用者，根据自身的调档需求，组建检索关键词在网络上查阅档案信息，减轻了档案工作者的劳动强度，方便了档案利用者的查阅，提高了利用工作的效率。

　　第四，有利于档案信息资源的开发利用 利用档案数字化信息可以高效开展档案信息资源的开发利用工作。通过网络终端随时查阅、整合、编辑丰富的档案信息可以大大提高档案信息利用效率。数字化信息，不仅为档案管理人员开展编研工作提供了方便，还为档案利用者提供了根据业务和专业需要开发利用档案信息的途径。

　　第五，有利于电子政务和无纸化 办公随着国家电子政务的不断发展和推广，无纸化办公正被普遍应用，根据国家对档案信息化建设的进一步规范，在相关法律允许的范围内，纸制档案的数字副本可替代原件直接用于电子政务，与电子档案共同组成数字档案信息库，为电子政务和无纸化办公创造条件。

　　最后，鄂州市档案整理数字化工作开展时，应注意保持文件之间的有机联系文件之间的有机联系，即文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，也称文件的“内在联系”。保持文件之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则。文件之间的有机联系主要表现在以下几个方面：(1)文件在来源上的联系。来源，一般指形成档案的社会组织或个人。同属于一个形成者或同类型的形成者的文件在来源上有着密切的联系。例如，华源物业公司的收文、发文和内部文件，属于同一个形成者，具有来源上的密切联系。因为不同来源的文件反映不同形成者的历史活动面貌,所以整理档案时必须先保持文件在来源上的联系,不同来源的档案不能混淆在一起。

　　(2)文件在内容上的联系。内容，是指文件涉及的具体事务或问题。同一件事务、同一项活动、同一个问题所产生的文件之间必然具有一定的密切联系。整理档案时保持文件之间在内容上的联系，有利于完整地反映其形成者各种活动的来龙去脉和基本情况，也便于查找利用。

　　(3)文件在时间上的联系。文件的时间,是指文件的形成时间。整理档案时保持时间上的联系，有利于体现形成者活动的阶段性、连续性和完整性。

　　(4)文件在形式上的联系。形式上的联系，一般指文件载体、文种、表达方式以及特定的标记等因素。整理档案时保持文件形式上的联系,有利于揭示文件的特殊价值,便于档案的保管与完整性。