工程档案是一个非常重要且不可或缺的领域，尤其在建筑、施工和大型项目管理中更是关键。工程档案不仅仅是简单的文件存储和记录，它涵盖了从项目初期策划到竣工验收的所有重要文件、图纸、合同及相关记录。这些档案对于项目管理、质量控制、法律合规及未来维护都有着重要的作用。在任何工程项目中，工程档案都起到了至关重要的作用。它不仅记录了项目的每一个细节，还为后期检验和评估提供了可靠的依据。没有完整的工程档案，项目在未来可能会陷入困境，对后续的维护和管理造成不利影响。因此，需要对工程档案进行妥善保管，开展工程档案扫描服务势在必行。

　　工程档案包含的主要内容：

　　项目规划文件：包括项目计划、进度表、预算等。

　　设计图纸：项目的各类设计图纸，如平面图、立面图、结构图等。

　　合同和协议：所有涉及的合同、协议及相关文件。

　　施工记录：包括施工日志、质量检验记录、施工方案等。

　　验收文件：竣工验收报告、各类检测报告等。

　　法律文件：相关的法律文件、法规文书及批准文件。

　　工程档案扫描服务的重要性：

　　1. 保护原始档案。工程档案原件多为纸质材料，在长期保存过程中，易受到自然环境如温湿度变化、光照、虫害以及人为因素如频繁翻阅等影响，导致纸张老化、字迹褪色、破损甚至丢失。通过扫描服务，将原始档案转化为数字形式，能够有效减少对原件的使用和损耗，延长档案的保存寿命。例如，一些年代久远的重点工程档案，其原件十分脆弱，扫描后的数字副本可供日常查阅和研究，避免了原件受损风险。

　　2. 节约空间和成本。纸质工程档案需要大量的存储空间，而数字化档案可以存储在电子设备或云服务器中，节约了实体空间和相关存储成本。

　　3. 提高档案的可持续性：纸质档案容易受到时间、湿度、虫蛀等因素的影响而逐渐退化，而数字化档案可以通过备份和复制进行保存，保持档案的长期可用性。

　　4. 提升查阅效率。传统的纸质工程档案查阅，需要在众多的档案盒和文件中手工查找，过程繁琐且耗时。数字化后的档案可借助计算机检索系统，通过输入关键词、项目编号、时间等信息，快速定位到所需内容，大大节省了时间和人力成本。在工程建设的施工阶段，若施工人员需要查阅某一设计变更文件，利用数字化档案能瞬间获取，保障施工进度不受影响。

　　5. 助力信息共享与协同工作。在大型工程项目中，涉及多个参与方，如建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。工程档案扫描服务实现了档案信息的数字化存储和网络传输，各参与方可以通过特定的平台实时共享档案信息，打破了信息壁垒，促进了协同工作。例如，在项目的验收阶段，各方可同时在线查阅档案，提高验收工作的效率和准确性。

　　工程档案扫描服务的注意事项：

　　(1)扫描顺序扫描时，工作人员必须按照整理好的顺序进行扫描，不能颠倒档案的扫描顺序。

　　(2)控制顺序扫描的纸张数量在扫描时，一次性放入送纸口的文件数量不宜大多，最好不要超过10张，以避免由于在扫描过程中发生错误后，而导致大量文件重新描的现象发生，并且可以避免由于扫描仪一次进多张纸而漏扫纸张的情况发生。

　　(3)保证扫描图像质量扫描工序必须严格把好图像质量的第一关。要保证扫描生成的图像质量清晰、无倾斜，特别是不能出现诸如漏扫、图像资料严重模糊不清等严重错误。

　　(4)核对扫描页数一卷档案扫描完成后，必须对纸张档案页数和扫描生成的图像页数进行核对，如系统扫描后计算的页数与人工计算的页数不一 致，则需视情况予以补扫描或重新扫描处理。

　　(5)档案排序排序工序位于扫描之后，是扫描加工流程中四级质量监控体系中的第一道检查工序，主要功能是对扫描工序生成的图像数据进行质量检查、核对纸质档案并录入其索引数据项。在排序工序中，扫描的档案是按“档案卷”建立索引数据项，即每一卷档案有一条索引信息。排序工序的功能职责主要包括检查图像质量、建立索引信息两部分。