档案扫描是档案数字化过程中的一个重要环节，旨在通过扫描设备对档案原件进行扫描，再通过图像处理、光学字符识别等手段将档案转换成可以编辑的文字形式。鹤山位于我国广东省中南部，据考证，早在四五千年前的新石器时代，就已经有人类在该地区劳作生息，至今已有四千多年的历史。

　　鹤山档案服务扫描的意义：

　　第一，更便捷的管理和利用。传统的档案管理手段是通过档案目录检索到档案信息，通过库房调卷进行管理和利用档案。如果有数字化的电子目录，检索则较为容易，如果只有手工登记的纸质目录，检索的难度则成倍增加，甚至无法检索。检索到需要的档案信息，通过档号进行库房调卷，可以实现档案的管理和利用，但是效率较为低下。进行数字化扫描后，进行数据挂接，实现数字原文和档案目录的一一对应，将极大的提高档案的利用效率，减少工作人员的劳动负担。

　　第二，保护纸质档案实体原件减少纸质实体原件的利用，可以最大限度的保护纸质实体原件，避免不必要的磨损、老化，也避免原件可能出现的丢失、丢页等情况发生。

　　第三，节约成本。与传统档案管理相比，档案扫描后在存储、管理形式方面发生很大变化。实体档案需要特定的场所进行存放，并且对场地的温度、湿度、光照还有保密性等各方面有着严格要求。为了保持档案的有序，还需要购置档案柜、置物架等安置工具。数字化档案则只需要建立线上档案管理系统即可，大大节省了档案保管的成本。

　　档案是对社会活动的原始记录，具有重要的原始凭证作用和参考作用，价值重大。因此，为了保障档案的价值不受影响，鹤山档案服务扫描过程中应遵循以下原则：

　　第一，遵循档案之间原本的有机联系。保持文件之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则。文件之间的有机联系包括时间联系、内容联系、来源联系和形式联系。具体来说，一方面，档案形成具有一定的过程和阶段性，档案整理和扫描应遵循档案形成的时间规律。内容联系指的是档案在形成中的各个档案涉及到具体的某件事务而形成的档案文件总和。来源联系意为档案属于一个形成者。指的是档案文件在载体、文种、表达方式以及特定的标记等因素上保持相同，从而形成的档案文件总和。

　　第二，实用性原则。在档案扫描工作中，要根据档案的实际利用情况，优先对急用、常用的档案进行数字化。同时，要用发展的眼光看待档案信息的价值，争取在档案信息价值的升值前期完成数字化工作。此外，档案数字化加工与数字化档案利用应同步实现，充分利用计算机网络技术，实现档案数字化的最佳效益。

　　第三，规范性原则。档案数字化后的文件格式需要符合国家档案局颁布的档案电子文档标准，具有较好的通用性。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息保持完全一致。利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体。

　　第四，安全性原则在档案数字化过程中，要确保档案原件的安全，保证数字化档案信息的内容与档案原件相吻合，防止档案信息泄露。同时，要重视档案数字化环节中档案信息的保密工作，避免传统载体档案及数字化后信息遗失、损毁。