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人才服务中心档案扫描

作者:华图-档案员 时间:2025-01-14 09:11:56 点击:

  人才服务中心隶属于人力资源和社会保障局,主要提供人事人才公共服务。其主要职能包括人才档案存放、帮助就业、人才培训与发展等,全方面服务当地青年人才。其中,档案存放是人才服务中心最重要的职能之一。每年六七月份,都会有一大批大学生人才从高校毕业生,流入人才市场,其档案也会从高校转移。其档案去向无非就三种,一种是存放到工作单位,但有许多单位没有专门的档案室,无权存放员工的人事档案。另一种是继续深造,档案也随之在高校与高校之间转移。第三种,也是最普遍的一种,就是将档案转移到个人户籍地的人才服务中心进行保存。

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  然而,人才服务中心经手的档案业务众多,内容繁杂,如若按照传统的档案管理模式,人才在调档时,需要亲自到线下人才交流中心开具调档函,再将调档函带回现存档案处,最后一同与档案寄回人才服务中心。这种方式无论是对档案管理人员,还是对需要办理业务的群众来说,都十分不便。因此,我国各地人才服务中心积极开展档案数字化转型升级。档案数字化,就是将实体的纸质档案通过扫描等一系列数字化步骤,转换成非实体的、线上存储的数字档案。该转型对人才服务中心有多方面的益处,意义十分重大。

  人才服务中心档案扫描的益处:

  首先,档案数字化可以提升人才服务中心的工作效率,提高服务水平。服务中心的数字档案存储在特定的管理系统中,可以实现档案信息的一键检索,不仅方便了档案管理人员的工作,也能够极大的提高档案查询、调阅等业务的办理速度,减少群众的等待时间,提升群众对人才服务中心的业务办理满意度。

  其次,促进资源整合和信息共享。经过档案数字化处理,青年人才可以在专门的政府线上平台查询自己的档案,与此同时,档案的转移也不再需要去线下办理,在线上平台即可完成。例如郑州区域内的应届毕业生,如果想将档案存放在郑州人才交流中心,只需通过郑好办APP,输入身份信息,即可获得调档函,再由学校接收电子调档函后办理档案转移工作,全程都能在线上办理完成。另一方面,数字化还可以帮助人才服务中心在内部系统中实现信息共享,并对接高校、企事业单位,为大学生人才就业搭建桥梁,为待业人才提供招聘信息和服务,组织人才招聘会等活动。

  更重要的是,人才服务中心档案扫描提升了档案的安全性。确保信息安全是人才服务中心不可忽视的重要责任。传统的纸质档案在交接过程中非常容易丢失,还有些人因不了解档案存放的规则,不重视档案的保管,造成个人档案的丢失、损坏和个人信息泄露。而数字化档案可以通过加密、访问权限控制和定期备份等手段,确保信息的安全性和私密性。这种安全管理不仅保护了求职者的个人信息,还减少了因信息泄露可能带来的法律风险和信誉损失。

  综上,人才服务中心档案扫描是一项非常有必要的工作,我国各地人才服务中心也认识到了这一事实,并积极开展该项转型。但出于数字化成本过高、人才服务中心档案数量太多、专业档案数字化人才不足等原因,还有部分人才服务中心迟迟没有完成数字化转型。不过,随着档案数字化的推广普及,不少专业的档案扫描外包公司都发展起来,选择与外包公司合作对人才服务中心来说是一个一举两得的事情,既能减少人才服务中心档案数字化在各方面的压力,又能促进档案的现代化、信息化管理。