近几年,我国信息技术水平提升,数字化迅速发展,并在社会中发挥着越来越重要的作用。档案数字化转型工作也在全国各地普遍开展,并出现了许多专业的档案扫描外包公司,为各类组织和企事业单位提供全面的档案扫描一站式服务,助力档案数字化转型升级。
所谓档案扫描一站式服务,即外包公司向客户提供的全方位档案数字化解决方案。这种服务涵盖了从档案的整理、分类、扫描、数字化处理,到数字档案存储和档案管理系统建设等多个环节,旨在通过先进的技术手段,将传统的纸质档案转化为以数字形式存储的电子档案,实现档案的高效管理、快速检索和安全存储。
外包公司所提供的档案扫描一站式服务对广大档案数字化需求客户来说,有着较大的优势。
第一,提升档案管理效率,减轻档案管理人员的工作压力。随着社会进步和人们对档案利用需求的增加,传统的纸质档案管理模式跟不上时代要求,出现诸多不便,如查找困难、存储空间大、易损坏等。通过档案扫描一站式服务,纸质档案被转换为数字格式,存储在服务器或云端,大大提高了档案的检索速度和管理效率。例如,某政府部门通过档案扫描服务,实现了档案的快速查询和打印,大幅提升了查档效率。
第二,专业的团队和现金设备。外包公司拥有经验丰富、专业技能娴熟的工作人员,他们既熟悉档案整理内容,又具备计算机技术,了解不同档案的扫描要求,能够快速、专业地完成档案整理、扫描等工作。另一方面,外包公司还拥有较为完善的硬件基础设施,配备高端的扫描设备和相关技术工具,如平安扫描仪、大幅面扫描仪、OCR光学字符识别技术等。不同的档案需要使用不同的扫描设备,选择最合适的设备进行操作,才能保证扫描的质量和完整度。例如档案纸张较差,较薄、易破损,或者扫描量较少,可以选择平板扫描仪;对于已经装订成册,不方便拆订的书籍、卷宗等,则要选择非接触式扫描仪;如果档案纸张较大,可以采用大幅面扫描仪进行扫描。
第三,档案数字化质量有所保障。专业的档案整理外包公司经手的档案扫描项目众多,经验丰富,逐渐形成了一套完善的标准化工作程序。该程序对档案数字化中的每个环节都有着明确的规范。与此同时,档案数字化完成后,专业人员还会对数字档案的信息完成度、图片清晰度、准确性等多个方面进行检查,对不符合要求的部分重新整改,以确保数字化档案的质量,方便后续的档案管理和利用。
第四,节省成本。档案扫描一站式服务全方面地包揽了档案数字化的各个流程,甚至包括档案管理人员的培训。档案机构可以节省人力物力,还能大大节约档案数字化转型成本。
最后,档案扫描一站式服务可以为档案机构提供全方位的服务和高质量的数字化转换,对需要数字化转换的企事业单位、社会组织来说都是一个十分便捷、高效的选择。