政府档案记录了各级政府机构内部产生的重要文件,记录了政府部门的各项工作内容,对政府提供服务、工作开展和决策等方面都起着重要作用。
在我国几千年的发展历程中,关于政府档案的起源,可以追溯到很早以前。从某种意义上来说,从商朝开始,国家机构中就出现了类似档案的东西,只不过在历朝历代的称谓不同。例如,商代将档案称为“册”,现在也可用册为量词形容档案;秦汉称作“典籍”,汉、魏以后形式更加多样,有“文书”“文案”“案牍”“案卷”等名称。直到清代,“档案”一词开始出现,并历经百年发展,演变成现在所用的档案,所包含的范围更加广泛,不仅包括政府机关,各种社会组织、个人都有档案。各级政府机构通常都设立有专门的档案室,存放各种实体档案。
然而,随着社会的迅速发展,传统的政府档案管理模式开始不能适应社会需要,实体档案的缺点也逐渐显现。主要包括:
第一,政府档案文件数量激增,实体档案整理工作量加大,管理成本提高。近几年,各级政府机构所产生的档案数量不断增加,传统档案整理工作包括收集、整理、分类等一系列复杂的流程,每个环节都由档案人员人工操作。目前,在政府档案数量飞速增长的情况下,仍采取传统的档案整理模式会导致政府机构档案管理人员的工作压力不断增加,档案工作人力物力成本变高。
第二,实体档案本身的局限性,不利于政府提供档案利用服务。传统档案整理中,政府档案通常以纸质、照片等实体形式存储,档案查询、利用和共享都需要到线下政府档案机构进行,或通过复印、邮寄等方式交接。不过这些方式多多少少都存在隐患,可能存在档案丢失、档案信息泄露、时间延迟等各种各样的问题限制了档案信息的及时性和便捷性,不利于信息的流通和共享。对政府档案来说,落后的档案管理模式会影响政府的现代化治理水平,不利于各级政府机构为人民群众服务。
因此,为了助力政府档案工作的顺利开展,推进国家政府治理体系和治理能力的现代化,我国各级政府机构档案馆都陆续开始了政府档案扫描工作。各政府档案机构可以根据实际情况,选择自行组织开展档案数字化工作,或与专业的档案数字化加工公司进行合作。
外包公司所提供的政府档案扫描服务主要包括以下环节:
1. 档案预处理。对需要进行扫描的档案进行清查,明确档案的基本情况,并对可能影响扫描质量的污渍、灰尘等进行处理。
2. 档案扫描。根据档案实际情况,选择合适的扫描设备对档案进行扫描,将实体档案转换成图像。
3. 图像处理。扫描后的图像质量参差不齐,为确保档案数字化最终质量和准确性,需要对图像进行检查,并对不符合要求的图像通过裁剪、调整亮度、对比度等方式进行处理。
4. 文字识别。利用光学字符识别(OCR)技术,将图像中的文字转换为可编辑的文本格式。通过这一程序可以提高档案的可检索性和可编辑性,方便用户对档案内容进行检索、编辑和引用。
5. 打造政府档案管理系统平台。将数字化处理后的数据进行整理分类,并存储在统一的信息管理系统中,对不同的政府档案资源进行整合,方便政府档案信息的共享融合,为政府机构工作的开展提供便利,也为广大人民群众提供更加高效、完善、便捷的档案服务,提高政府现代化治理水平和人民群众的满意度。
综上所述,为了跟上时代发展步伐,助力政府变革和工作的开展,政府档案的数字化扫描是十分有必要的。与此同时,档案数字化加工公司经过多年的发展,已经较为成熟,对政府机构来说,选择与外包公司合作可以获得全方面的档案服务,更能兼顾档案数字化变革成本和扫描质量。