江苏地处我国东部沿海地区中部,经济发达,教育资源也较为丰富,小学、中学和大学数量较多,拥有一百多所高校。学校作为一个人员密集、组织活动多的地方,产生的档案数量多且类型杂。学校档案由党群类、行政管理类、教学管理类、科学研究等多种不同类型的档案构成,每类档案都有其各自的价值,不论对学校、教师、还是学生都有着重要的作用。
江苏学校档案扫描的原因:
1. 为了提升学校档案的管理效率,促进学校档案管理模式的变革。传统的档案管理模式较为复杂,需要专业档案管理人员进行收集、整理、分类等一系列复杂的程序,这这样不仅档案整理效率低下,而且容易出现档案信息丢失、等问题。
2. 推动教学与管理数字化转型,满足在线教育与远程教育的需求。在先进技术迅速发展的时代背景中,教育领域跟上了时代发展步伐,正积极朝着数字化、智能化方向发展,学校档案管理也需要与之相适应。其中,档案扫描正是学校档案数字化管理的重要环节,通过档案扫描将学校档案转换成数字档案,可以将档案管理系统与学校的其他信息系统(如教学管理系统、学生信息系统等)进行信息的深度融合,实现学校数据的互联互通。
为了节约资源和成本,学校可以选择与档案扫描服务中心进行合作。档案数字化外包公司经过多年的发展,其对于档案的扫描加工技术已经成熟。
江苏学校档案扫描服务主要内容:
1. 规划好纸质档案扫描的范围,有的放矢。对于档案数字化起步较晚的江苏学校,由于扫描档案数量非常大,扫描工作要做好规划,遵循有的放矢、部分优先的原则。即应优先扫描查询率高、利用率高、保存价值高、损坏程度高的档案,不在这个范围内的档案可以暂缓扫描,这样不但可以充分利用有限的人力物力,还可以做到投入最小化、效益最大化。在学校档案的众多类别中,利用率最高的无疑是学籍档案。在进行纸质档案扫描工作前,就明确优先扫描学籍档案,从近期往前面倒序扫描的工作方案。
2. 制定扫描操作的工作程序与标准。第一,扫描人员接收档案时,要先对进行档案整理完整性检查,如档号章是否填写正确、案卷是否有散页,是否存在破损页、文件名与目录是否一致等,检查完后再开始扫描工作。第二,扫描过程中要注意对档案的保护。确保在拆装、扫描、重新装订过程中对档案的影响降到最小,不破坏学校档案原件,翻动纸张较薄、较陈旧的档案时,不能用力过度,要做到轻拿轻放。第三,对扫描后的图像进行检查和处理,确保数字档案的质量和准确性。第四,进行光学字符识别,使档案信息可以在线上编辑,便于后续对档案信息的远程线上检索和利用。
3. 档案数字化后的数据应及时备份,备份的数据可采用两种方案。第一种方案利用网络挂接在档案管理系统,利于查找。第二种方案使用磁盘、光盘等存储介质脱机备份保管,并在相应的备份介质上做好标签,以便日常查找和管理。
学校档案数字化是档案管理现代化的必然趋势。通过将纸质档案转化为数字格式,学校不仅提高了档案管理的效率和安全性,还促进了档案信息的共享和利用,为教育事业的发展提供了坚实的信息支持。未来,随着信息技术的不断发展,学校档案管理的数字化转型将成为必然趋势,为教育信息化建设迈向新的台阶贡献力量。
最后,江苏学校档案扫描整理不仅对学校教育和发展具有重大意义,还可以促进整个江苏档案管理的进步,促进江苏档案的智能化、信息化发展,提升江苏档案管理水平,提升档案机构的服务水平。