在社会信息化、数字化不断普及的今天,档案数字化在档案管理领域也发挥着越来越重要的作用。在档案数字化众多流程中,扫描时其核心环节。
为什么要开展档案数字化扫描?
1.更便捷的管理和利用。传统的档案管理手段是通过档案目录检索到档案信息,通过库房调卷进行管理和利用档案。如果有数字化的电子目录,检索则较为容易,如果只有手工登记的纸质目录,检索的难度则成倍增加,甚至无法检索。检索到需要的档案信息,通过档号进行库房调卷,可以实现档案的管理和利用,但是效率较为低下。进行数字化扫描后,进行数据挂接,实现数字原文和档案目录的一一对应,将极大的提高档案的利用效率,减少工作人员的劳动负担。
2.保护纸质档案实体原件。减少纸质实体原件的利用,可以最大限度的保护纸质实体原件。一方面是不再需要频繁翻阅原始档案,避免不必要的磨损、老化和损坏。另一方面也避免出现原件丢失、丢页等情况发生,保护档案原件的完整性。
3.档案数量和档案利用需求的急剧增加。近几年,社会迅速发展,各个领域所产生的档案数量都迅速增长,社会大众对红色档案资源、人事档案等的利用需求也直线上升,给我国档案管理机构带来了不晓得工作压力,档案人员的工作负担也不断加重。
档案数字化的内容:
1.数字化扫描的具体档案对象,如文件、卷宗、盒、册、卡片等。
2.数字化扫描的档案类型,如纸质档案、照片、绘图、音频录音等。
3.需要扫描加工的档案来源,如机构内部产生的档案、外部机构提供的档案、个人捐赠的档案等。
4.数字化扫描的具体技术要求,如分辨率、图像格式、颜色模式、文件命名规则等。
5.数字化扫描的鉴定标准,主要包括档案的保存状态、材质特性、保密性要求等。
档案数字化扫描内容:
1.对将要扫描的档案进行预处理。在进行数字化扫描之前,需要对档案进行预处理。这包括清洁、整理和分类档案文件。清洁过程涉及清除灰尘、污渍、胶带等杂质,包括是否存在破损、褪色、霉变、粘连等问题,以确保扫描结果的质量。整理和分类阶段则是对档案进行排序和归档,以方便后续的扫描和管理工作。
2.选择合适的扫描设备。应特别注意对档案实体的保护,尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张老旧、薄脆、破损的,不得使用高速扫描仪进行扫描。
超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描,也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时,相邻图像之间应留有足够的重叠,并且采用标版等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式,重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。同时应注意遵循相关设备的使用规律,进行定期维护、保养。
3.扫描色彩模式的选择。根据客户的实际需求以及档案数字化目的,选择不同的色彩模式,黑白、灰度、彩色等。为了确保档案扫描质量,宜全部采用彩色模式进行扫描。扫描的电子图像色泽、亮度、饱和度需要和档案实体原件基本保持一致,且不得出现档案实体原件没有的异常颜色。
4.扫描分辨率。一般情况下,纸质档案的扫描分辨率采用300 DPI。照片档案、文字密集的档案、珍贵档案可以使用600 DPI或更高的分辨率。
总之,档案数字化扫描作为档案管理现代化的关键环节,不仅为档案数字化后续工作打下基础,还在一定程度上决定了数字档案的质量、完整性和准确性。随着技术的不断进步和应用的日益广泛,档案数字化扫描将更加智能化、精准化,进一步推动档案工作与信息化、智能化的深度融合,助力我国档案管理水平的提升。