档案数字化是许多企业和机构不可或缺的一环,通过数字化档案,可以提高档案的存储、检索和共享效率,保护重要信息免受损坏和丢失。下面将为您介绍档案整理的流程:
档案整理服务及数字化
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行修改。
2、拆除装订
在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物;将档案原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:无关的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整
对破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复、裱糊;
折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
综上所述,档案整理数字化是一项具有重要意义的工作,不仅可以提高档案管理的效率和质量,还能够为后续的研究、教育和文化传承提供更加便捷和可靠的数据支持。