档案数字化技术分析

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

扩展资料：

档案数字化的主要内容

1、档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

2、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；

3、档案专题信息的采集与建库。

参考资料来源：百度百科-档案数字化

档案数字化管理建设中存在的问题及对策

档案数字化应遵循哪些基本原则

1、基本原则：

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

2、数字化对象的确定原则：

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

3、符合国家法律法规的原则：

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

4、价值性原则：

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

5、安全保密管理原则：

确保档案原件和数字化档案信息的安全。

6、完整性原则：

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

扩展资料：

档案整理的步骤：

1、目录数据准备：

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

2、拆除装订：

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

3、区分扫描件和非扫描件：

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。

4、页面修整：

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

5、 档案整理登记：

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

6、装订：

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

参考资料来源：安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范

试论企业档案数字化管理存在的问题及对策

企业档案数字化管理存在的问题
档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

档案数字化流程大概是怎样的？

一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4、 过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。2、扫描色彩模式1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。3 、扫描分辨率1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。五、图像处理1 、图像数据质量检查1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。六、图像存储1、存储格式1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2、图像文件的命名1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、档案著录按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。九、数据验收1、数据抽检1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、验收指标1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3、数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

以地质资料清理为契机加快铀矿地质档案资料数字化建设

王月霞

（江西省核工业地质调查院，南昌330038）

摘要 文章分析了以地质资料清理为契机，加快推进铀矿地质资料的数字化建设的必要性，并从数字化的前期准备阶段、数字化实施阶段、数字化成果的管理与应用阶段三方面提出了实施数字化工作中要注意把握的几个问题。

关键词 核工业；铀矿地质；档案资料；数字化

2007年，为充分发挥现有铀矿地质档案资料的作用，促进更多地质档案资料开发利用和社会化服务，我局在江西省国土资源厅的统一安排部署下，对馆藏地质成果档案资料进行了清理登记，对涉密资料的密级、涉密种类、涉密事项进行了认定，对破损档案进行了调查摸底，并初步建立了成果地质资料目录数据库。通过此次资料清理，进一步规范了我局档案资料的管理，摸清了家底，为促进数字化的实施奠定了基础。为此，我局酝酿多年的地质资料图文数字化项目已于2008年年初拉开了帷幕，并计划用三年时间完成馆藏所有地质资料档案的数字化工作，建立全文数据库，完善目录数据库，让馆藏档案资料以最广泛、最快捷的方式提供利用服务，使可以公开的档案信息得到互联互通共享，以满足铀资源管理和地质调查与评价的需要，为我国国防与国民经济建设、和谐社会建设发挥更加广泛地作用。

1 铀矿地质档案资料数字化建设的必要性

1.1 数字化是时代的要求和社会发展的大势所趋

随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术广泛应用与迅速发展，档案资料数字化加工与存储，计算机检索与阅读、网络化传输与流动是势在必行。我局铀矿地质科技档案按其专业划分为地质勘查、物化探、水文工程地质、测绘、实验测试、探矿工程、资源预测评价监督、科学技术研究、基本建设、民品生产等13个类目。面对如此海量的档案信息，其加工、整理、利用与传输如果还停留在手工管理阶段水平，必将被历史所淘汰。因此加快推进铀矿地质档案资料数字化建设，关系到我们铀矿地质档案资料馆在未来信息时代的地位和作用。

1.2 数字化有利于地质档案资料的科学保护

部分铀矿地质档案资料由于年代已久或使用频繁，一部分档案纸质较差，纸张发黄变脆、字迹洇化褪色、聚酯图件粘连、注记脱落，图件皱折、破损情况严重，有些已不能提供利用。我局在去年对馆藏地质资料进行清理登记的同时，对档案保管状况进行了摸底调查，共登记破损档案八百多份，图件千余张。因此尽快抢救、修复或复制，并保护好这些档案也成为地勘单位另一个十分紧迫的任务。而实施数字化则是对破损档案最佳、最彻底的修复方案，能有效地保护档案原件。

1.3 数字化成果有利于铀矿地质资料进一步研究与开发利用

为缓解我国铀资源紧缺的矛盾，核工业地质局提出我国南方近期找矿目标是扩大现有铀矿田的资源储量，重点普查扩大现有矿区深部500～1000m的“第二富集带”和外围的铀资源远景。要实现此目标必须利用新理论、新技术、新方法对馆藏地、物、化、钻探等基础性资料进行综合分析、综合研究，提取有价值的信息，归纳总结控矿因素及成矿规律，以筛选出新的找矿靶区、靶位和勘查基地。而数字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地获取、整合、优化、分析、处理档案信息数据的优势，进而大大提高地质勘查工作程度，节约投资，缩短工期，以减少找矿盲目性，实现地质找铀新的重大突破。

1.4 数字化能够解决传统档案管理本身无法解决的问题和矛盾

由于地质行业的特殊性，长期野外作业基地分散，交通不便，纸质载体不便于远距离快速查询、调用，信息采集、存储、传输和资源共享，时效性越来越低，已远不能适应或满足野外地质工作需求。而且纸质报告、图件制作成本越来越高，占用库存空间越来越大。而数字化档案的最大特点是彻底改变纸质档案的利用方式，冲破档案利用的限制，资料借阅和管理不受时空，地理位置限制，能够通过网络远程异地查询、全文检索，资料传输、快捷方便，进而提高工作效率、降低成本。而且数字化成果载体是硬盘、光盘等，容量高、成本低、体积小，容易携带保存，有利于野外作业环境管理。

2 数字化实施过程中要注意把握的几个问题

2.1 前期准备阶段

一是认真实践科学发展观，做好数字化前地质资料的价值鉴定，落实数字化的范围和实施方案。馆藏档案全部数字化，是理论上最彻底的数字化方案没有必要将庞杂纷繁的馆藏档案全部数字化，而应选择重要铀矿区、矿床矿点档案资料先行数字化。二是加强学习培训与考察调研。由于数字化对核地勘单位而言是一项全新的任务，缺乏实践经验，因此数字化前的学习培训、考察调研极为重要。通过学习培训强化提高对数字化的质量要求和技术标准规范；通过考察调研可借鉴其他行业开展数字化工作的成熟方法和先进经验，以少走弯路。三是规范、统一全局性档案数字化、信息化的技术系统、技术标准与规范。使电子文件在通用标准、环境下能被正常浏览、使用和转换，以期达到互通兼容、统一维护、统一升级、信息共享的目标。四是地质局档案馆要加强对下属地勘单位数字化工作的指导、监督，对已汇交的成果地质资料的数字化要统筹规划，具体分工与合作，避免重复工作造成浪费。

2.2 数字化具体实施阶段

由于铀矿地质档案资料涉及核工业国家秘密，而数字化又是一项长期、复杂的系统工程，资金投入多，任务重、工作量大，因此在数字化实施过程中要特别注意对档案实体、档案信息、数据的安全、保密和质量管理。一是强化所有参与数字化工作人员的安全保密意识，从思想上筑牢安全防线；制定数字化安全保密工作制度，从源头上堵塞安全漏洞；采取数字化加工网络与外网物理隔绝、安装干扰器和防火墙、加装密码设备等安全措施，从硬件设备上切断泄密途径。二是要建立责任机制，落实岗位职责，严格操作规范。对档案实体在整理、扫描、录入、识别、校对、图像处理、目录建库、数据验收、数据备份等各个作业环节和流程中要进行详细的交接登记，实施全过程的有效监控，确保档案资料原件与信息数据的绝对安全。三是保证质量。数字化过程中任何一个工作环节质量直接影响着档案信息资源建设的质量。比如前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，所记载的信息内容要与纸质档案原件保一致，齐全完整，图件清晰真实有效符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索，以保证数字化成果真实性、可用性、完整性，对折卷扫描的案卷要及时装订，恢复原貌。

2.3 数字化后电子档案的保管与应用阶段

地质资料数字化后，面对新型存储载体电子档案如何规范整理、安全保管及有效利用是档案人员面临急需解决的一大问题。首先应做好数字化成果的入库检查验收。对每一件电子文档都要进行全面检查，看其能否正常打开读取、浏览和使用；文本部分与附图类的编排顺序、编制格式、文件命名及组织方式、目录文件的制作是否符合规范要求；光盘表面是否有物理变形，有无划痕、斑点、霉变或携带病毒，发现不合格应重新制作，确保光盘所存数据的有效读取。二是认真研究实践、不断提高数字化成果的保管与利用水平。电子档案的保管、利用需要依据其特性和软硬件平台在一定的技术环境和采取一系列技术保障措施下进行，涉及许多方法、技术、标准的建立，因此除建立铀矿地质本行业、本系统、本单位电子档案的管理制度外，还应进一步加强、完善基础设施建设，在规范整理，安全保管、定期检测维护、安全有效提供利用上做好做足文章。三是尽快改善档案管理队伍人才、知识结构，提高档案人员综合素质。地质资料数字化后，对数字化成果电子档案的保管、查询检索、计算机及其相关管理软件的操作应用以及数据库建设的维护更新，都对现有档案人员的思想观念、专业技能等综合素质提出了较高的要求。而当前地勘单位档案员队伍中极少有既会档案管理、又懂计算机应用的复合型人才，急需培养档案信息化管理人才及有计划地加强对现有人员相关基准的强化培训，迅速提高他们掌握电子档案管理的基本知识技能和计算机技术应用水平，做好传统档案管理向数字化管理的转型工作，为核工业新一轮地质找矿提供坚实的地质数据信息资源服务与保障。