宜都档案整理公司的流程通常包括档案清点、分类整理、数字化处理以及建立信息管理系统等环节。通过严谨的流程规划和专业的操作,宜都档案整理公司能够为客户提供高效、安全和可靠的档案整理服务。
1、档案编码在企业中,档案编码一般由办公室统一编码。公司下发的文件按文件编号作为档案编号。合同、文件、资料等,按年、按级、按类、按顺序编号。备注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到办公室进行统一的编码。
2、档案整理由办公室整理出‘范本’,各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。按照时间顺序,每年装订一次,同一保管年限,同一类装订在一起。
3、档案归档每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
4、档案资料的发行各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发放等工作。
5、印章管理在档案室存档的档案资料需盖有‘存档’章,档案的‘存档’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历。
6、档案查阅:在档案室现场查阅,不得带离。档案查阅:填申请表→部门负责人审批→办公室负责人审批(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批,其余只需主管副总审批即可)。
7、档案借阅管理:需在登记表上作相关的登记。
总之,宜都档案整理公司的流程设计旨在确保档案整理工作的顺利进行,并最大程度地提升档案管理效率。通过科学规范的流程操作,宜都档案整理公司将为客户提供优质的服务,助力档案资源的保护和利用,推动宜都地区档案事业的发展与进步。