档案电子化依据

档案电子化的依据主要有以下几点：

1. 档案数字化和档案电子化是相辅相成的，档案数字化是基础，档案电子化是数字化之后的一个发展目标。数字化主要是指将传统的纸质档案进行扫描、拍照等处理，转化为数字信息，存储到计算机系统中，方便检索和使用。
2. 依据国家档案局的相关规定和标准，企事业单位和组织应该加强对档案的管理，确保档案的安全、完整和可用。在数字化过程中，需要遵守相关的规定和标准，确保档案信息的真实、准确和合法。
3. 根据用户需求和市场趋势，制定档案电子化的计划和方案。需要了解用户对档案信息的需求，如检索、查阅、借阅等，并根据市场上的数字化产品和服务的趋势，制定相应的计划和方案，确保档案电子化的可行性和有效性。
4. 采用先进的技术和工具，提高档案电子化的效率和效果。可以采用扫描仪、OCR 文字识别软件、数据库管理系统等技术和工具，将纸质档案转化为数字信息，并建立相应的数据库管理系统，方便检索和使用。

总之，档案电子化需要依据相关规定、用户需求、市场趋势和技术工具，确保档案信息的安全、完整、可用和有效。

电子档案应当什么程序规范什么

《档案法》第三十七条:电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案

电子档案 electronic record;archivalelectronic record

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

电子文件 electronic document;electronicrecord国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

电子档案优势

1、信息的非人工识读性;

2、信息存储的高密度性;

3、信息与载体之间的可分离性;

4、多种信息媒体的继承性;

5、系统依赖性。

折叠电子文件分类

1、文本文件;

2、命令文件;

3、图像文件;

4、数据文件。

本段要点

1、应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现"实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理"。

2、电子档案涉及的"档案源"包括:电子化的实体档案(照片、扫描件、影像等多媒体数据文件)，档案化的电子信息(版式数据文件)，结构化的数据库(从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件)等。

3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息(表证单书)，必须能够具备档案的属性:"直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息;是直接形成的历史纪录"，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据(电子封面)。

5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

电子档案管理要求

电子档案管理的要求如下：档案人员要转变思维方式，更新观念；档案人员要保证电子文件的可识读性；档案人员要确保电子档案的原始性；档案人员要加强对档案的集中统一管理；档案人员要严保档案安全。

1、档案人员要转变思维方式，更新观念。

要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2、档案人员要保证电子文件的可识读性。

电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3、档案人员要确保电子档案的原始性。

电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。

4、档案人员要加强对档案的集中统一管理。

电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。

5、档案人员要严保档案安全。

要注意电子文件“物理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。

电子档案管理的原则什么

电子档案管理的原则什么

近年来，随着办公自动化的普 及，电子档案的数量不断增加，这就对电子档案的管理工作提出了更高的要求。以下我为大家整理了电子档案管理的原则，希望对大家有所帮助！

电子档案的管理原则

1、档案的整理一般采用“三统一”的原则。

即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号。电子档案顺序号应包含尽可能多的信息特征，具有规范性、通用性和合理性。此外，电子档案顺序号的容量应具有超前性，能满足未来电子档案业务发展的需要。

2、严密的监察。

会计电子档案保管的标准操作规程应要求对操作活动进行严密的监察和检查。其包括定期地对控制台记录、作业记录和实施记录加以审查和比较。

3、应急规则。

应制定适宜的计划和规程来应对程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然事故和紧急情况。典型的应急措施包括文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方面的要求。

4、数据文件标准控制。

文件的.处置规则是用来防止数据文件被误用、损毁等情况的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地点等方面的规则。所有的文件均应由保管员在档案室加以保管，并严格限制别人接触文件。

电子档案的用途

虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

电子档案要点

1、应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

2、电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

中小企业哪些档案可以电子化？

有两种情况:
一是档案的电子化管理
二是纸质档案的电子化加工
纸质档案电子化加工范围的确定一般是根据档案的保管期限和重要程度，比如：重要的文档、合同、图纸都需要进程加工，并长期保存；如果按档案类型来讲，文书档案、合同档案及部分科技档案都需要进行电子化。
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