档案电子化文件

档案电子化文件是一种以数字形式存在的档案文件，通常使用电子设备（如计算机、移动存储设备等）进行存储、处理和传输。档案电子化文件具有便于检索、存储空间小、易于分享和传输等优点，但也存在易被篡改、数据安全风险等缺点。

档案电子化通常是指将传统的纸质档案转化为电子文件，以便于计算机检索、存储、传输和处理。档案电子化过程中，需要将档案信息进行数字化转换，包括扫描、录入、分类、编目等步骤，以确保电子文件的准确性和完整性。

常见的档案电子化应用场景包括政府机构之间的文件传输、企业内部的文件管理、个人文件的备份和分享等。随着信息技术的发展，档案电子化已成为数字化时代档案管理工作的重要趋势，有助于提高档案管理的效率和质量。

员工档案管理电子档怎么做

以下是员工档案管理电子档的具体做法：

1、建立电子档案系统：通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统，建立员工档案的电子数据库。

2、录入员工信息：将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。

3、文档扫描：将纸质文件扫描成电子文件，并存储在相应的电子档案中。

4、权限管理：设置不同级别的权限，确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。

5、定期备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

知识拓展；

一、优势和好处：

提高效率：电子化处理可以快速检索员工档案信息，节省大量的时间和人力。

节约空间：电子档案不占用实体空间，避免了传统纸质档案的大量存储问题。

信息安全：电子档案可以设置权限控制，保证档案信息的安全性和隐私保护。

环保节能：电子档案减少了印刷和纸张的使用，有利于环保和资源节约。

二、电子档案系统的选择：

在选择电子档案系统时，应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统（人力资源管理系统）、DMS系统（文档管理系统）等。

三、档案数字化处理：

电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件，还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。

四、档案安全性：

电子档案的安全性至关重要，需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。

总的来说，员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分，它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。

在实施电子档案管理的过程中，需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统，同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样，企业能够更好地管理员工档案，提高企业运营效率和管理水平。

电子文件管理办法2023年最新

2023年最新电子文件管理办法是国务院办公厅发布的通知。

为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》等法律法规，制定《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》。

《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》适用于政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》已经国务院同意，现印发了。

电子文件管理办法的意义

1、提高工作效率：电子化文件管理避免了传统的纸质文件积累带来的繁琐的手工工作，大大提高了办公效率。电子化文件管理系统能够快速创建、存储和检索文件，使得数据的传输和处理更加便捷，减少了工作中的重复性操作和时间浪费，提高了工作效率。

2、节约资源：电子化文件管理可以节约大量的纸张、纸质文件夹、印刷、复印等资源。纸张的生产需要大量的木材和水资源，而纸质文件的存储和保管也需要占用大量的空间和人力物力。通过电子化文件管理，可以极大地节约各类资源的使用，减少对环境的影响。

以上内容参考六安市人民政府-国务院办公厅关于印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》的通知

档案电子文件和纸质文件的优缺点比较

档案电子文件和纸质文件的优缺点比较

一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。下面是我收集整理的档案电子文件和纸质文件的优缺点比较，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

一、电子档案和纸质档案比较的优势分析

1、电子档案的可分享性。纸质档案一般只有一份或者几份，数量非常少，而且只能在同一个地点观看。这对于文件的传输是非常不利的。如果另一个距离较远的地方的人需要了解这份纸质文件，只有两种方法：一种是远距离的人乘坐交通工具来到纸质文件所在地，另一种是通过邮寄纸质文件。显然这样会浪费大量的时间，人力物力。而且很大一部分的纸质绝密档案是不允许被邮寄的。邮寄的途中很有可能会造成文件的损坏或者丢失。

但是电子文件则可以在不同的时间，不同的地点同时被很多人看到。一方面可以打破人数的限制，同时被很多人看到，无形当中增加了档案的利用价值和利用效率。另一方面打破了纸质档案只能在同一场所观看的限制。观看者可以通过多种方式进行远距离观看。我们国家之前的文物档案都是采用纸质书面的形式，而且人们只能通过去博物馆才能看到文物，我们国家每个地区几乎都有博物馆，而且拥有五千年历史，文物数不胜数。远距离、时间少限制着很多对文物对历史有着浓厚兴趣的人。于是现在更多的博物馆开始采用电子档案以及线上观看、查询的方式。高科技的发展使得资源可以更加有效地分享。

2、电子档案的不易失真性和经济环保性。纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存。高温高湿等环境因素均可促进纸张发生水解，同时也可使字迹材料发生扩散、洇化。而且意外事件的发生也极有可能会使珍贵的档案材料毁于一旦，比如火灾。但是电子档案却可以进行多个备份，而且数字化档案不会因为重复性利用而失效，我们可以进行无数次的打印、下载和传输。

纸质档案需要大量的纸张，而且档案工作人员需要花费大量的时间精力对纸质档案进行拆钉、装订和搬运。我国虽然地域广阔，树木众多，但是人均资源并不多。这是我们每个人都知道的常识。每年保存档案所消耗纸质的数量是十分庞大的，这显然是不符合建立资源节约型，环境友好型社会的。增加电子档案的使用可以很大程度上减少纸质档案的使用，保护环境。当一份文件需要传送给多个人的时候，只需要通过邮件、文档等方法即可，而不再需要大量的复印。

3、电子文档的多样性和趣味性。纸质文档的形式比较单一，只可以通过文字的描写来表达。在书写的过程中很容易出错。在观看文档的时候我们经常会看到潦草的字迹，很难认清。如果经过较长的时间，是很难求证的。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快，字迹工整，出错后方便修正。电子文档在录入时形式是多样性的，不只是单一的.文字形式。还可以采用多种图形比如柱状图、饼状图、条形图等来进行统计。

另外电子档案可以将相关物品的图片放入档案中，达到图形和文字的统一。有了电子文件可以更方便快速地对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。

二、纸质档案和电子档案的优势比较分析

1、纸质档案的不易篡改性和丢失性。电子档案对于电脑高手或者可以接触到档案的相关人员来说是极其容易侵入并且进行篡改的，而且电子档案篡改后不留痕迹，是非常难以被发现和识别的。纸质档案不容易被篡改，被篡改后会留下相应的痕迹，是非常容易被发现和辨别的。而且纸质的档案具有独一无二性，可以通过字迹等来进行相应的辨别。同样，一份历经时间越久的档案也就显得愈加珍贵。

电子档案的不稳定性更加明显，遇到计算机病毒或者计算机故障的情况，如果没有及时备份是十分严重的。保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。电子档案的查阅需要计算机等相关的设备和知识，而纸质档案方便快捷。同时电子档案的容易篡改性、拷贝性使得它的真实性容易受到质疑，相比纸质档案更有说服力。

2、纸质档案的安全性。有些档案是绝密的，有些档案是关系着国家安全的，有些档案是关系公民个人隐私的。但是电子档案的安全性远远不如纸质档案。对于网络上的一些高手来说，侵入各个系统的电脑并非不可能。电脑技术日新月异，每个国家都在飞速进步。如果想保证电子档案的安全性，我们必须不断地提高相关的技术，防止国家机密的外泄。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇