地质档案电子化
地质档案电子化是指将传统的手写纸质地质档案转化为电子形式进行保存、管理和利用的过程。以下是实现地质档案电子化的几个步骤：
1. 收集和整理地质档案数据：将纸质档案扫描或拍照，转换成数字格式，同时对数据进行分类、编目和整理，确保电子化档案的准确性和完整性。
2. 建立数据库管理系统：选择适合地质档案的数据库管理系统，如Oracle、MySQL、SQL Server等，建立地质档案数据库，用于存储和管理电子化档案。
3. 开发档案管理软件：根据地质档案的特点和需求，开发档案管理软件，用于录入、修改、查询和管理电子化档案。
4. 数字化地质图像和图表：将地质图像和图表进行扫描或拍照，转换成数字格式，以便在电子化档案中更好地展示地质信息和数据。
5. 建立共享平台：建立地质档案共享平台，实现内部单位和外部单位之间的信息共享和交流，提高地质档案的利用效率。
6. 加强信息安全保护：在电子化过程中，要加强信息安全保护措施，确保档案数据的保密性和安全性。
7. 定期维护和更新：定期对电子化档案进行维护和更新，确保档案数据的准确性和完整性，同时根据需求不断优化档案管理软件和共享平台。
总之，地质档案电子化需要建立完善的档案管理系统和共享平台，加强信息安全保护措施，确保档案数据的准确性和完整性，提高地质档案的利用效率。
基层单位地质档案资料数字化的思考
谢丽华1程永平2
（1. 广东省有色金属地质局；2. 河南省地矿局第二地质勘查院）
摘 要 随着计算机信息技术的快速发展，档案数字化技术也应运而生并推广运用，它的出现对信息化档案管理工作带来新的深远影响。在这种情形下，本文主要对基层单位地质档案资料数字化工作的有关问题进行分析与讨论。
关键词 地质档案资料 数字化 管理 基层单位
地质档案资料是地质工作成果的集中体现，包括成果资料、水文资料、样品分析资料、钻探资料、测量资料、设计和科研资料等一系列地质工作必备的科学依据性地质档案资料。它是地质工作活动中的真实记录，记载了地质工作者从事地质勘查工作的智慧结晶，体现了地质工作者的劳动价值。
地质档案资料数字化建设是地质工作现代化管理的必然趋势。随着计算机技术、网络技术、数据库技术及多媒体技术的广泛应用，以地质档案资料为主要收藏载体的传统纸质地质档案资料已难以适应当今信息时代的要求，地质档案数字化建设已成为基层单位档案室信息化建设的重要内容和发展方向。作为基层单位的档案室，如何有计划地开展地质档案资料数字化建设，实现地质档案信息资源共享，无疑具有重要的现实意义。
1 地质档案资料数字化的概念及特点
1.1 地质档案资料数字化的概念
地质档案资料数字化是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托。实现地质档案信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用，使得地质档案资料真正得到充分利用和资源共享。
1.2 地质档案资料数字化的特点
一是利用计算机技术将各种地质档案信息进行数字化存储，改变过去单一文字档案的形式；
二是数字化档案的生成、转化与使用，都离不开专用设备（如扫描仪、专用服务器等）；
三是存储突破了空间上的限制，克服了纸质档案保存难的弱点；
四是档案信息资源共享性。通过数字化处理和网络传输，让广大的用户可以共享地质档案资料。
2 地质档案资料数字化的现状
广东省有色局自 1956 年至今，通过广大地质科技工作者的辛勤劳动，积累了丰富的地质档案资料。目前，局属基层单位档案室保存的地质档案信息形式主要以纸质载体形式存在。这些地质档案资料大多数是 20 世纪 60 ～ 70 年代，甚至有的还是 50 年代形成的，大多数地质档案资料为纸质蓝图和铅字打印文稿，随着时间的流逝，蓝图正在逐渐褪色，字迹正在消失，铅字打印文稿的纸张更是在逐步老化，甚至有些资料已无法利用。地质档案信息资源的经济价值和社会价值已难以得到充分的体现，更难以适应现代信息社会化的形势要求。
（1）基层单位档案部门硬件配备总体滞后，达不到档案数字化要求。数字化工作是需要借助大量的硬件设备才能完成的。目前，我局基层单位虽然为档案管理部门配备了计算机设备，但大多为其他部门淘汰的配置低、陈旧的设备，同时也缺乏数字化所必备的高分辨率扫描仪、专用的服务器等。
（2）地质档案管理软件版本、功能不统一，使用混乱，直接导致档案录入、查询的不方便，同时也极容易产生误差，给档案管理人员和查阅档案的用户带来诸多不便。
（3）数字化程度不高。虽然我局大部分单位的地质档案资料都利用计算机管理，但都只是目录级的录入管理，其文字报告、图表等并没有进行数字化处理，仍以纸质形式进行管理与利用，没有真正实现地质档案的数字化管理。
（4）档案人员素质总体不高，不能完全达到档案数字化工作技能要求。目前，我局基层单位档案人员的知识结构比较单一，工作热情不够，工作效率也不高。因此，地质档案资料数字化建设中，综合性人才的缺乏是制约着数字化成效的关键问题。
3 实现地质档案资料数字化的优势
针对基层单位地质档案资料数字化的现状，实现地质档案资料数字化可有效解决地质档案资料管理面临的一些问题。
3.1 地质档案资料利用
地质档案资料数字化建设的目的就是要方便快捷地为广大用户利用信息，提高信息利用率。进行数字化后地质档案资料信息的利用工作可以改变烦琐的手工操作查阅，有效地保护地质档案资料的原件不受到磨损和破坏。同时专业技术人员可以随时随地通过网络浏览、获取所需的地质档案资料目录，然后直接到档案室调阅。档案室还可直接为查阅者提供电子文档复制服务。这样既可节约时间，又能缩短成果编制时间，起到了事半功倍的效果。这是电子文档易转移、低成本的具体运用，提高了办事效率。
3.2 地质档案资料存储空间
由于纸质地质档案资料数量的快速增长，大部分的档案室基于历史的原因，库房面积小，远不能满足日益增长的地质档案资料的存放要求，致使档案室库房压力增大，将地质档案资料信息数字化后，将地质档案资料存储在硬盘、光盘等介质上，可大大减轻库房的压力，降低管理成本。
4 地质档案资料数字化建设中的几点思考
4.1 确保地质档案资料信息的保密
地质档案资料管理工作是地质工作中的一项重要组成部分，它同时具有地质专业性和资料秘密性两种特性。在进行数字化处理工作时，要注意防止地质档案资料的泄密。对外聘人员应该签订严谨的保密协议，同时应有专人负责监督数字化处理整个过程的工作机构，切实防止外聘人员在对纸质档案数字化处理过程中，造成涉密地质档案资料的泄密事件发生。
4.2 纸质地质档案资料原件的安全保护
地质档案资料的唯一性、原始性是真实记录历史的重要体现，同时地质档案资料还具有不可再生和不可替代性。因此保护地质档案资料原件安全和可用性是地质档案工作的重要内容之一。在进行数字化加工过程中，常会发现有的档案材料由于形成的年代不同，原件在纸色、墨迹、印章等方面所存在的瑕疵，为有效地保护它的原始性和真实性，不能对档案材料的实体内容进行擅自修改，要确保被数字化的每份地质档案资料的内容完整和保持原貌。
纸质档案数字化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案室提供给用户的数据具有安全性、可靠性。
4.3 加大地质档案资料数字化软硬件的投入
地质档案资料数字化首先是档案硬件的现代化。档案数字化离不开高技术来支撑。各基层单位要根据实际需要，为各自档案室配备计算机、扫描仪等基本设备，并随着需求发展不断进行升级完善。同时还应建立专门的档案管理服务器。组织开发或者购置数字化档案管理系统，构建档案数字化综合应用平台，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标，实现从输入、存储、管理到利用的数字化。
4.4 档案管理人才的培养
地质档案资料数字化管理是一项专业性、技术性较强的工作，人才的培养是保证地质档案资料数字化建设取得成效并持续发展的关键。要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。因此，各基层单位必须重视地质档案人员的培养，不仅需要培养档案专业知识的人才，也需要懂管理有创造力的管理人才，而且更需要培养有较先进信息处理技术的人才，以利于更好地开展地质档案资料数字化建设和利用工作。
4.5 基层单位档案数字化建设应量力而行
基层单位档案数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，基层单位的地质档案资料数字化必须因“需”制宜、科学规划、逐步推进。从地质档案资料专业性、特殊性及用户需求个性等因素出发，地质档案资料数字化建设在网络信息资源中发挥最大化的效能，实现真正意义上的地质档案信息资源共享，提升地质档案资料的社会价值。
5 结语
地质档案资料数字化是一项系统工程，基层单位档案室只有实现地质档案资料数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案部门从封闭中走向开放，更好地发挥地质档案信息的增值作用，使地质档案资料的使用价值能够更好地服务于社会。
地质资料电子文档的管理与利用
李艳 崔艳荣
（甘肃省国土资源信息中心，兰州730000）
摘要 本文针对地质资料馆日益增多的电子文档的实际情况，从制度、安全等方面论述了管理的重要性及电子文档的利用方式。
关键词 地质资料；电子文档；管理；利用
地质资料是广大地质工作者长期以来在国家大量资金支持下取得的一系列地质、矿产、物化探、测绘、水工环等科技成果，它真实的记录和反映了地质工作者从事地质工作的过程和取得的成果，对今后地质工作的开展和国家经济的发展具有重要的参考价值。随着现代信息技术在地质领域的广泛应用，尤其是国土资源部颁布《图文地质资料扫描数字化规范（试行）》、《成果地质资料电子文件汇交格式》以来，电子文档的汇交已成为一种趋势。电子文档的管理（储存、保护）、利用也成为地质资料管理人员必须面对的新课题、新任务。
1 地质资料电子文档的管理
1.1 完善制度管理
各种技术保障措施可以为网络、计算机、存储设备、应用程序等软硬件系统建立防护体系，但要使它们真正起作用，关键是要建立一整套科学、合理、严格的安全管理制度，从每一个环节堵塞电子数字档案信息安全漏洞，这些环节包括数字档案的形成、处理、传输、积累、整理、组织、归档、保管储存、提供利用等全过程，任何一个环节疏于管理，都可能导致电子文档的丢失或失真。具体管理措施包括：建立档案信息网络和信息安全管理制度、建立电子文档管理人员的管理制度、建立科学的归档制度、建立网络安全保密制度及建立数字档案管理记录系统等。
1.2 安全管理
档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用整个过程中，保持其真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏。
1.2.1 物理安全
物理安全就是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信线路免受自然灾害、人为破坏或搭线攻击；验证用户的身份和权限、防止用户越权操作；抑制和防止电磁泄漏，确保计算机系统有一个良好的电磁兼容工作环境；根据安全管理制度，防止非法进入计算机控制室和避免各种偷窃、破坏活动的发生。
1.2.2 信息加密
信息加密是最可靠的安全保障形式，它可以从根本上满足信息完整性的要求，是一种主动安全防范策略。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的安全，确保不宜公开的数字档案的非公开性，在多数情况下信息加密是保证数字档案机密性的唯一方法。
1.2.3 信息载体安全
与纸质档案载体相比，数字档案的载体寿命要短得多，最长也不过三十年，所以在考虑数字档案长期保存的问题时，必须考虑数字信息载体的合理选择和科学保护。目前数字档案记录载体有磁性、光学性、磁光性等几种类型。一般而言，电子档案宜选择只读式或一次写入式光盘（CD R、DVD-R）。对数字档案载体的保护主要要防磁、防尘、防有害气体、防高温和防高湿等。一般保管环境温度控制在14～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。由于数字档案载体极易受到环境条件的影响，因此对保存的数字档案载体必须进行定期检测和拷贝，对磁性载体每两年检测一次，光盘四年检测一次；磁性载体上的数字档案四年转存一次，光盘上数字档案十年转录一次。
1.2.4 防病毒
网络病毒是一种具有破坏性的程序，它通过复制自身以传染更多计算机，网络病毒感染一般是从用户工作站开始，而网络服务器是病毒潜在的攻击目标，也是网络病毒潜藏的重要场所。因此，要制定适合本系统的反病毒策略；部署多层防御战略，在尽可能多的“点”采取病毒防护措施；动态更新网络系统、桌面型计算机中的反病毒软件；可以采用无盘工作站、带防病毒芯片的网卡、单机防病毒卡或网络防病毒软件。
1.2.5 档案备份
目前常用的电子档案载体都不够耐久，而且读取电子档案信息技术设备更新换代速度较快，所以保存在任何载体上的电子档案信息的有效存期都是有限的。应用“木桶”理论，如果将电子档案信息比作“水”，而将电子信息载体及其信息读取、硬件系统比作组成“木桶”的“木板”的话，那么“水”在“木桶”中保存期限就取决于最先腐烂的那一块“木板”的寿命了。因为任何1块“木板”的腐烂都意味着“木桶”中的“水”的彻底流失，即电子档案信息不能再利用了。所以我们必须在“木板”腐烂之前更换它—即更新电子档案信息读取软、硬件系统；或者将“木桶”中的“水”转移到其他“木桶”中去，即“转移”电子档案信息。
2 地质资料电子文档的利用
2.1 目录查询
甘肃省国土资源厅在厅政府门户网站页面上设置了地质资料管理与服务栏目，早在2006年9月已在该栏目上发布地质资料目录信息6346条，大大方便了广大查阅利用者。
2.2 阅览室查阅
阅览服务是地质资料馆为查阅者提供地质信息的方式之一。地质资料电子文档的主要服务形式是在电子阅览室向查阅者提供阅读浏览服务。查阅者在查到所需资料目录后，办理必须的手续进入指定的场所（电子阅览室指定的端点，即计算机）阅读浏览、查阅地质资料电子文档。全国地质资料馆的电子阅览室软、硬件设施齐备，借阅流程比较完善，值得各省地质资料馆借鉴。甘肃省地质资料馆电子阅览室的基础工程——馆藏地质资料图文数字化目前已制作近2000份。
2.3 复制
这是查阅者在电子阅览过程中选取所需资料部分或全部，然后依据国家和资料馆有关规定办理资料复制手续进行复制。复制分为两种，一是直接为查阅者提供电子文档复制服务。二是根据查阅者要求，从电子文档中为其复制所需部分文字或图件的纸质地质资料。
地质档案的信息化管理
闫巧玲
（山西省煤炭地质 115 勘查院）
摘 要 地质档案是记录地质信息资源的载体。伴随着信息技术的更新和发展，传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化高速发展对于地质档案的全新需求。目前，地勘单位的档案数据管理，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和严重损失。虽然地质档案信息化管理工作面临着巨大挑战，但同时，也和机遇并存，特别是信息技术的快速发展给地质档案管理带来了新的发展模式和成长动力。只要充分发挥地质档案管理人员的积极性，努力开发新的地质档案信息管理系统，完善地质档案的管理方式，地质档案管理将揭开新的篇章。
关键词 地质档案 信息化 管理
随着信息技术的快速发展，一个信息化、网络化、数字化的新时代来到了。在新的历史时期，地质资料档案事业作为社会主义经济发展建设的重要组成部分，务必迅速、有效地为社会各行各业提供地质资料档案信息，充分发挥地质资料档案在社会经济建设事业中的作用。因此，如何在纸质地质资料档案与电子地质资料档案的变革中，建立起与之相适应的管理与服务模式，是每一位地质资料档案工作者必须考虑的问题。
1 地质档案部门实施管理信息化的重要性
地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与档案是密不可分的。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求。而一个完整的地质项目，要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件显得尤为重要。
1.1 档案信息化是发展的趋势
档案信息化是运用现代信息技术，加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设，是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。它给地质部门传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是地质档案发展的必然趋势。
1.2 档案信息化拓展了档案工作更大的服务空间
档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也能产生更广泛的社会效益。
2 科学认识地质档案信息化的内涵
资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地勘单位与其他企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质，推动地勘单位的改革与发展，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合自己的信息化建设之路。
2.1 地质档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体实现
国家信息化战略是一项规模浩大的系统工程，涉及农业、工业、科技、国防等各行各业和社会活动的各个方面。信息资源、信息网络、信息技术、信息产业、信息化人才、信息化法规和标准是国家信息化体系的基本要素，地区信息化、行业信息化则是国家信息化全局的有机组成部分。地质档案信息化作为国家信息化在档案领域的具体实现，服从国家信息化全局，在整个战略规划框架下系统、有序地展开。地质档案信息化的目标、任务、内容取决于国家信息化全局的发展需要，具有明显的时代性和社会性特征。
2.2 档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合
地质档案工作的根本目标是满足社会对地质档案的管理、利用需求。传统的档案业务模式是在原有档案工作手段的基础上发展起来的，其合理性基于使用已有手段最大限度地满足社会档案需求。计算机、网络等现代信息技术手段的引入，极大地改变了档案业务的程序和模式，但并未因此改变档案工作的社会使命。信息化只是手段的变化，而非目标方向的革命。数字环境下档案工作的根本目标，依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。从这个意义上说，档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移。
2.3 档案信息化是一个不断发展的动态过程
随着信息技术的不断发展，技术手段和技术环境不断变化，不同时期，档案信息化建设的目标、任务和要求是不同的。但在某一时期特定的社会环境下，受制于技术、经济条件和人文基础，我们设定的档案信息化目标，确立的档案信息化建设任务却是现实的、具体的，并相对稳定的。在动态变化的背景下，档案信息化建设的目标不可能一步到位。
2.4 档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面，具有十分丰富的内涵
如前所述，档案信息化是现代信息技术手段对管理目标的支持，因此，技术、管理以及作为其社会基础的人文环境在档案信息化过程中始终交织在一起，使档案信息化建设具有了不同于传统档案工作的新的内涵，这从上述对档案信息化的种种界定中可见一斑。
地质科技档案信息包含了矿产资料的重要信息，也是人们对矿产分布以及地壳运动的探索研究成果。它是重要的信息资源，具有重要的战略地位。当今社会，谁拥有了更多的信息，谁就掌握了主动权。地质科技档案信息作为一项囊括了丰富的矿产能源信息的载体，是世界的关注焦点。
信息社会把地质部门档案管理推进到一个新的发展时期。而对信息技术的挑战，档案管理应真正实现信息化。总之，只要树立牢固的服务意识，切实加强地质档案信息资源的开发利用，就能为社会提供更好的服务。
3 对信息化地质档案部门的要求
地质档案资料是前辈在不断地探索与汗水中取得的重要成果。每个地勘单位对档案室投入成本情况不一，多数勘查部门的档案室连一台电脑都没有，更不要说进行数字化检索和管理了。这与当前电脑飞速发展的时代是不相适应的。现今地质报告，包括测量、物探、水文、工程、地质矿产等各专业地质报告，按上级规定均以数字化形式上交评审，否则不予受理。但评审备案证明获得后，地勘单位并未将有关报告的电子文档部分归档管理，只是将复制的数字化报告和原始地质资料存档。这是不正常和不应出现的脱节现象，也是当前档案管理的漏洞。
3.1 加强管理，加大资金投入
由于有关部门以及管理工作者对于地质科技档案的认识不足，未能充分认识到资料的重要性，也没有将其纳入日常工作的流程范围内，这就使得地质档案资料的管理工作发展滞后。相对而言，管理资金也投入不足，严重影响了现代化管理工作的顺利实施。在加强管理的同时，有关领导要提高认识，制定切实的条例规范来保证管理工作的顺利进行。要加大资金投入，配备现代化的技术设备，根据档案室人员配制一定比例的电脑，并进行培训，使他们紧跟时代步伐，将实现本单位地质档案电子化落到实处。
3.2 提高地质资料档案工作人员专业技能和素质
地质资料档案工作人员的自身素质高低，直接决定了其业务能力的强弱。要提高管理人员的专业素质以及职业道德，要求他们具有较高的法律、政策的理念，专业的知识以及良好的职业道德。提高地质资料档案工作者素质，是加速地质资料档案科技进步，推动地质资料档案事业发展的关键。在信息时代，地质资料档案工作人员在思想意识上要更新服务理念，跟上社会发展的步伐，树立竞争意识，努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用地质资料档案学科新理论、新技术，指导和改进地质资料档案工作，努力培养适合地质资料档案馆数字化和现代化需要的复合型人才，既科学地钻研理论与知识，又能熟练地应用数字化技术、存储技术等专业技能。
3.3 建立检索系统
对于浩如烟海的地质资料，建立检索系统更为快捷、方便。检索内容包括：资料的专业门类、工作方法分类、矿种不同分类、勘查时限分类、地区分类以及归档时间分类等。
3.4 建立电子资料库
无论新、旧资料都要归入总电子资料库，这是档案信息化管理的重要内容。包括所有专业报告的原始资料和报告审批文、图、表，以及备案证明等附件。原始资料可以扫描件形式一并存档，每一份资料必须刻制完整光盘，以防电脑病毒造成资料丢失和损毁。
3.5 电子文档的保密
勘查单位的地质资料包括电子文档均需要保密。因而电子资料库的保密工作必须加强。配制电脑须由专人负责，其他人按指令存取档案，不得进入主电脑。主电脑资料库编制“双密钥码”，做到人到开机，人走关机，保密到位。
4 实现地质档案信息化管理的途径
4.1 创新工作方式
4.1.1 构建网络体系
随着科学技术的发展，社会经济建设越来越离不开地质资料信息服务。现代计算机网络技术的发展应用，使地质资料档案信息检索在手段、途径、范围和检索的效率上都发生着根本的变化，这就要求我们地质资料档案工作者树立为社会广大利用者服务的思想，加强服务宣传，强化网络设施建设，改善服务场所环境。建立地质资料档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，这是信息化建设得以进行的基本条件。
4.1.2 建立地质资料档案服务网站，开展网上服务
这将成为地质资料档案管理服务的一种重要形式。地质资料档案管理服务要以网站为基础，进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设；在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现地质资料档案信息资源数字化，地质资料档案信息服务网络化。
4.2 拓展服务领域
随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设都越来越离不开地质资料档案信息服务。积极开展地质资料档案信息服务的社会化，由主要为地勘内部的服务转化为向社会全方位服务。
积极主动服务，严格规范管理，强化服务意识，提高办事效率，加强对拉动内需项目，更加及时主动地提供服务。主动到有关项目主管单位、施工单位、设计单位上门调查研究、了解用户需求，有针对性地提供服务。主动与有关部门和项目承担单位沟通联系，积极为各类环境保护工程建设项目提供地质资料服务。
4.3 档案信息电子化，纸质档案数字化
所谓档案信息电子化，是以馆藏档案数据纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文件数据提供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作的现实要求，也是档案管理必然走向。因此地勘单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其他各项工作的现代化进程。
地质档案信息化建设的思考
郑冰莹
(广东省有色矿山地质灾害防治中心)
摘要 随着现代科学技术在地质档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为地质档案部门最为常用的工作工具和管理手段。地质档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息，从而在信息领域有其特殊的地位。
关键词 地质 信息化建设 地质档案管理
在信息化飞跃发展的今天，信息化建设对地质档案管理产生了深远的影响。地质档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。
1 地质档案信息化管理的重要性
地质档案是地质部门重要的原生信息，是一种具有特殊价值的信息资源，是地质工作发展的宝贵信息资源。地质档案管理工作是地质事业发展的重要组成部分。作为信息资源的重要组成部分，地质档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用。地质档案信息化管理工作作为地质工作的管理性、服务性、基础性工作，在地质工作中发挥着重要作用。
2 地质档案信息化建设的内容
档案信息化建设内容十分丰富。主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设和人才队伍建设等四个方面的内容。
1)基础设施建设。软、硬件基础设施是地质档案信息化建设必不可少的基本条件，是地质档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。
2)档案信息资源建设。地质档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。地质档案信息资源的开发，是实施信息化战略的核心，是地质档案信息化建设取得实效的关键。
3)标准规范建设。地质档案信息资源共享，基础数据库为社会利用，标准规范是地质档案信息化建设的关键环节，是实现地质档案信息资源有效利用，避免重复建设，提高效率的重要条件。
4)人才队伍建设。要加大培训力度，有计划地进行各种形式的业务培训、知识更新，不断提高信息技能。要把地质档案信息化建设的过程作为锻炼队伍，培养人才的过程，边学习边实践，不断总结、不断提高。
3 地质档案信息化建设的过程
地质档案信息化建设，要以地质档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合地质档案馆文件级目录数据库的建设任务，为地质档案信息化产业创造良好的基础和条件。地质档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行地质档案信息化建设。
首先是收集地质档案的过程。要扩大地质档案收集对象，既要向法定的地质档案形成部门收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门收集，同时还要向个人收集；要扩大地质档案收集范围，不仅收集文书地质档案，还要收集其他门类的地质档案。地质档案的收集应注重收集具地方特色的地质档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏地质档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为地质档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现地质档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽地质档案工作服务渠道。
其次是管理地质档案的过程。决定地质档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化地质档案信息。如果没有形成一定规模的数字化地质档案数据库，没有大量的、不断增加的信息数据——数字化地质档案，就无法发挥地质档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的地质档案数据库系统是重点中的重点。
通过信息技术管理地质档案，实现计算机联网，在网上实现地质档案目录检索，在一定的权限内进行地质档案全文浏览，以满足社会各阶层的需求。地质档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类地质档案信息，达到地质档案资源共享。
第三是利用地质档案的过程。地质档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对地质档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些地质档案信息资源，对地质档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对地质档案开展科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用地质档案信息资源为社会服务，从而达到地质档案信息资源的有效利用。
第四是地质档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、地质档案一体化管理模型，建立新型地质档案安全保障系统。
4 地质档案信息化建设中应注意的几个问题
1)地质档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级地质档案部门在地质档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。
2)保障重点，分级建设。地质档案信息化建设首先集中力量对重要的地质档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的地质档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现地质档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类地质档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书地质档案的管理系统，以满足机关对地质档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的地质档案管理系统。这样能够保证地质档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现地质档案信息化的进程。
3)切实重视人才培养。地质档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对地质档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的地质档案和计算机专业知识的人员从事地质档案信息化工作，这就要求各级地质档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区地质档案信息化建设中存在的共性、难点问题。
4)在网络环境中，地质档案信息的安全问题。防治计算机病毒是地质档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保地质档案在网络中的安全，必须安装知名杀毒软件，并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件，同时采用防火墙技术。
5)关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。
5 加强地质档案信息化管理的措施
地质档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定地质档案信息化管理的有关标准，推广地质档案管理应用软件，加强电子文件和电子地质档案的管理，做好电子文件、电子地质档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子地质档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业地质档案信息网络，实现企业馆藏地质档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
地质档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现地质档案管理历史性的跨越，从而保证地质档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的地质档案信息服务。
