档案电子化措施

档案电子化的措施主要包括以下几个方面：

1. 利用数字档案管理系统：这是一种集存储、管理、利用、安全等于一体的数字档案管理模式，可以更好地实现档案的电子化管理。具体来说，数字档案管理系统可以实现档案的自动编目、智能搜索、全文检索、借阅管理、用户管理等，提高档案管理的效率和质量。
2. 电子化扫描或录入：这是将纸质档案转化为电子档案最常用的方法。通过专业的扫描设备，可以将纸质档案转化为数字化档案，方便存储、检索和管理。
3. 建立电子档案库：对电子档案进行分类、整理和归档，建立完善的电子档案库管理制度，确保电子档案的完整性和准确性。
4. 定期备份：电子档案的备份是非常重要的，因为一旦出现数据丢失或损坏的情况，很难恢复原始档案。因此，应该定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和可靠性。
5. 优化检索功能：实现档案的快速检索，方便用户查找所需的档案信息。可以通过关键词、时间范围、档案类型等多种方式进行检索，提高检索的准确性和效率。
6. 建立档案信息共享平台：通过建立档案信息共享平台，可以实现不同部门之间的信息共享和协作，提高工作效率和管理水平。
7. 建立风险防范机制：在电子化档案管理过程中，要建立完善的风险防范机制，确保电子档案的安全性和保密性。例如，可以采取加密、身份认证、访问控制等措施，确保电子档案不被非法访问和窃取。

总之，实现档案电子化需要综合考虑技术、管理、人员等多方面因素，通过综合运用上述措施，可以提高档案管理的效率和质量，更好地服务于企业和组织的发展。

员工档案管理电子档怎么做

以下是员工档案管理电子档的具体做法：

1、建立电子档案系统：通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统，建立员工档案的电子数据库。

2、录入员工信息：将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。

3、文档扫描：将纸质文件扫描成电子文件，并存储在相应的电子档案中。

4、权限管理：设置不同级别的权限，确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。

5、定期备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

知识拓展；

一、优势和好处：

提高效率：电子化处理可以快速检索员工档案信息，节省大量的时间和人力。

节约空间：电子档案不占用实体空间，避免了传统纸质档案的大量存储问题。

信息安全：电子档案可以设置权限控制，保证档案信息的安全性和隐私保护。

环保节能：电子档案减少了印刷和纸张的使用，有利于环保和资源节约。

二、电子档案系统的选择：

在选择电子档案系统时，应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统（人力资源管理系统）、DMS系统（文档管理系统）等。

三、档案数字化处理：

电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件，还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。

四、档案安全性：

电子档案的安全性至关重要，需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。

总的来说，员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分，它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。

在实施电子档案管理的过程中，需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统，同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样，企业能够更好地管理员工档案，提高企业运营效率和管理水平。

如何进行档案信息化管理

导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。

一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;

二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。

档案管理标准化包括：

档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。

因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。

如何实现档案管理信息化管理

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

档案数字化管理建设中存在的问题及对策

档案数字化管理建设中存在的问题及对策
企业档案信息化管理是一项涉及多方面的复杂工程，为此，我们需要采取相应措施加强企业档案信息化管理工作。对于实际工程中存在的问题，我们要在认真分析的基础上，应用相应的对策措施做好应对，以促进档案管理信息化的发展。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1 企业对档案信息化建设重视度不够
档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，因此，大中型企业的档案信息化管理需要领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制。许多企业将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设却严重滞后。
1.2 落后的档案管理模式
我国档案信息化建设始于20世纪80年代末，目前，纸质档案与电子档案共存，传的档案管理模式已经不适用于当前电子档案的管理，而大中企业的档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密。
1.3 电子档案的安全防护不够严密
网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。
2 企业档案管理信息化的基本内容
企业档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此，企业档案信息化管理的基本内容可以概括以下几个方面。
2.1 实现档案信息的数字化
档案信息的数字化是整个档案信息化管理的基础，其他一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2.2 实现档案信息利用的网络化
档案信息利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无需到档案室联系，这对部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
2.3 实现检索的自动化
传统档案管理虽然编制了很多检索工具，但当档案的数量较大时，使用效率仍然较低。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外，这种自动化检索还可以通过网络实现。
3 加强企业档案信息化管理的对策措施
3.1 建立符合信息化要求的档案管理系统
在大中型企业管理中，建立与企业有关管理系统相衔接的档案管理系统是档案信息化最基本的条件。档案管理系统应具多种文件存储格式，支持多种功能，并能实现纸质档案管理中各流程的衔接，满足企业文档一体化管理的需要。在此基础上，才能对各部门的电子档案进行收集和控制，也有利于各部门对保存档案进行查阅。
3.2 加强对企业电子文件和档案的管理
电子文件归档的组织管理要以企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中，确保电子档案的真实性。
3.3 重视培养档案信息化管理人才
档案人员的素质直接影响着档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才。首先要加强理论知识与实践相结合的培训。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，还要不断提高档案信息化管理的实践技能。不同的企业，档案人员的知识体系侧重也不同。有的企业科技档案多，尤其是各项改造工程的图纸、竣工资料数量庞大而复杂，同时，还有会计、声像实物等档案，对档案人员的要求就更高。因此，理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段。因此，企业要加强档案人员信息化技术的培训，使其熟练地使用档案管理系统。档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度上还有待加强，而这些也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。
3.4 档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
3.5 信息共享
在现代社会激烈的市场竞争中，企业要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。单一的档案信息往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、局限性比较突出。在世界范围内要求“信息资源共享”的趋势下，企业档案信息化管理要向更高的目标迈进，必须加强与企业各部门间的互联合作，注重档案信息的整合，优化企业档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享。这是企业高效管理的要求，也是档案信息化管理的重要内容。
在新的历史时代要求下，企业档案部门在推进档案信息化管理过程中，要有融入企业全方位管理的档案思想，将优化组合企业各部门的信息资源，构建企业内一体化信息管理作为发展方向，尤其是档案、情报、图书、文书资源的一体化管理的研究，将促进企业档案信息化管理的快速发展，最终实现信息资源共享的建设目标。这也正符合国家在信息化建设重要发展时期提出的“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”信息政策。
企业档案信息化管理既是一项全新的工作，又是一项需要运用多种学科知识、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。为促进企业档案信息化管理的健康发展，各企业必须充分认识到企业档案信息化管理的重要性和作用，改革档案工作管理体制与运行机制。在实施企业档案信息化管理进程中，要科学决策、统筹兼顾、循序渐进、加强协调，保证资金投入的有效性，并重视档案人才管理。同时，要发挥企业档案信息资源的效能，为企业提供有效服务，切实落实企业档案的信息化管理。