档案电子化改造

档案电子化改造是指将传统的纸质档案进行数字化转换和电子化处理，以便于更方便地管理和利用。以下是一些档案电子化改造的建议：

1. 确定改造范围：首先需要明确需要改造的档案范围，确定需要数字化处理的档案种类和数量。
2. 收集档案：对需要进行改造的档案进行收集和整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 扫描和录入：使用专业的扫描设备和软件，将纸质档案扫描成电子版，并确保扫描的质量和准确性。同时，需要将档案信息录入到电子系统中，以便后续管理和利用。
4. 建立数据库：根据实际情况，建立适合的档案管理系统或数据库，以便对电子档案进行分类、检索和管理。
5. 制定安全措施：确保电子档案的安全性是非常重要的，需要采取相应的安全措施，如加密、备份等。
6. 培训人员：进行相关的培训，使相关人员了解电子化档案的基本操作和管理方法。
7. 测试和优化：在档案电子化改造完成后，需要进行测试和优化，确保电子化档案的准确性和可用性。
8. 维护和更新：定期对电子化档案进行检查和维护，及时更新和修复存在的问题，以确保电子化档案的可靠性和稳定性。

总之，档案电子化改造需要制定详细的工作计划，确保改造工作的顺利进行。同时，需要重视电子化档案的安全性和可用性，以确保档案管理的质量和效率。

档案数字化管理建设中存在的问题及对策

档案数字化管理建设中存在的问题及对策
企业档案信息化管理是一项涉及多方面的复杂工程，为此，我们需要采取相应措施加强企业档案信息化管理工作。对于实际工程中存在的问题，我们要在认真分析的基础上，应用相应的对策措施做好应对，以促进档案管理信息化的发展。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1 企业对档案信息化建设重视度不够
档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，因此，大中型企业的档案信息化管理需要领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制。许多企业将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设却严重滞后。
1.2 落后的档案管理模式
我国档案信息化建设始于20世纪80年代末，目前，纸质档案与电子档案共存，传的档案管理模式已经不适用于当前电子档案的管理，而大中企业的档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密。
1.3 电子档案的安全防护不够严密
网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。
2 企业档案管理信息化的基本内容
企业档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此，企业档案信息化管理的基本内容可以概括以下几个方面。
2.1 实现档案信息的数字化
档案信息的数字化是整个档案信息化管理的基础，其他一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2.2 实现档案信息利用的网络化
档案信息利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无需到档案室联系，这对部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
2.3 实现检索的自动化
传统档案管理虽然编制了很多检索工具，但当档案的数量较大时，使用效率仍然较低。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外，这种自动化检索还可以通过网络实现。
3 加强企业档案信息化管理的对策措施
3.1 建立符合信息化要求的档案管理系统
在大中型企业管理中，建立与企业有关管理系统相衔接的档案管理系统是档案信息化最基本的条件。档案管理系统应具多种文件存储格式，支持多种功能，并能实现纸质档案管理中各流程的衔接，满足企业文档一体化管理的需要。在此基础上，才能对各部门的电子档案进行收集和控制，也有利于各部门对保存档案进行查阅。
3.2 加强对企业电子文件和档案的管理
电子文件归档的组织管理要以企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中，确保电子档案的真实性。
3.3 重视培养档案信息化管理人才
档案人员的素质直接影响着档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才。首先要加强理论知识与实践相结合的培训。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，还要不断提高档案信息化管理的实践技能。不同的企业，档案人员的知识体系侧重也不同。有的企业科技档案多，尤其是各项改造工程的图纸、竣工资料数量庞大而复杂，同时，还有会计、声像实物等档案，对档案人员的要求就更高。因此，理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段。因此，企业要加强档案人员信息化技术的培训，使其熟练地使用档案管理系统。档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度上还有待加强，而这些也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。
3.4 档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
3.5 信息共享
在现代社会激烈的市场竞争中，企业要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。单一的档案信息往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、局限性比较突出。在世界范围内要求“信息资源共享”的趋势下，企业档案信息化管理要向更高的目标迈进，必须加强与企业各部门间的互联合作，注重档案信息的整合，优化企业档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享。这是企业高效管理的要求，也是档案信息化管理的重要内容。
在新的历史时代要求下，企业档案部门在推进档案信息化管理过程中，要有融入企业全方位管理的档案思想，将优化组合企业各部门的信息资源，构建企业内一体化信息管理作为发展方向，尤其是档案、情报、图书、文书资源的一体化管理的研究，将促进企业档案信息化管理的快速发展，最终实现信息资源共享的建设目标。这也正符合国家在信息化建设重要发展时期提出的“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”信息政策。
企业档案信息化管理既是一项全新的工作，又是一项需要运用多种学科知识、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。为促进企业档案信息化管理的健康发展，各企业必须充分认识到企业档案信息化管理的重要性和作用，改革档案工作管理体制与运行机制。在实施企业档案信息化管理进程中，要科学决策、统筹兼顾、循序渐进、加强协调，保证资金投入的有效性，并重视档案人才管理。同时，要发挥企业档案信息资源的效能，为企业提供有效服务，切实落实企业档案的信息化管理。

电子档案与纸质档案的整合管理

电子档案与纸质档案的整合管理

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。

电子档案与纸质档案的整合管理

1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

拓展内容：

电子档案与纸质档案整合管理的探索

1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。

3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

浅谈事业单位的电子档案管理

事业单位的电子档案管理
档案数字化建设有助于实现事业单位事务自动化，提高事业单位业绩评价水平和工作效率，降低管理服务成本，对事业单位的可持续发展至关重要。

深入探讨了如何加快事业单位信息化建设，包括加强组织领导、创新数字化服务、加快数字化建设步伐、加强OA办公系统信息化建设，具有一定的参考价值。
随着互联网技术的快速发展，事业单位的管理和服务工作也进入信息化时代，为其发展提供了罕见的机会，信息化建设有助于实现事业单位的办公自动化，提高事业单位的业绩评价水平和工作效率本文将讨论如何加快事业单位信息化建设。
一、加强组织领导人各事业单位，应设立单位领导人、分管领导人副领导人、各科相关领导人为成员的信息化建设工作组，明确领导人责任，实行成员负责信息化建设的具体适当性，使信息化建设工作负责人，环境负责人。与此同时，将信息化工作作作为事业单位管理的重要内容纳入年度目标评价，与其他工作一起配置、组织和评价。另外，建立信息化建设管理工作网络，形成分管领导负责、办公主任具体负责、各科合作共管的三级信息化建设管理网络。
二、创新信息化服务事业单位的员工必须在信息化背景下勇于释放思想，勇于创新信息化服务观念。充分利用事业单位信息资源共享平台，深入拓展信息利用渠道，同时改进事业单位信息披露的宣传方式，实现信息资源共享。其次，信息价值的真正有效发挥必须基于安全，事业单位的信息化建设离不开安全。但是，现在信息化的快速发展也带来了系统瘫痪、黑客入侵、信息失密、病毒泛滥等现象，严重威胁信息安全，必须加强事业单位的信息安全。一是网站安全问题的整改。对本公司网站存在的安全危险，要求立即与网站开发维护公司对接，进行安全危险的整改和漏洞的修补，将整改情况反馈给上级部门和公安局网络监督部门。二是信息管理系统的安全自我调查。各事业单位应对使用中的信息管理系统进行全面安全自我调查，整理使用中发现的问题，列出整改清单，逐一整改。三是落实基层单位信息安全管理工作。各基层部门应开展自我调查和整改，要求在使用信息系统时做好相关安全管理。上级部门可随时进行系统后台检查和现场检查，督促各部门安全措施落实。
三、加快信息化建设步伐事业单位应根据统一性、系统性、完整性整体要求，加强四项措施，开创信息化建设新局面，为促进事业单位可持续发展提供有力支持。
一是从精益管理开始，抓住信息化管理。事业单位必须建立信息化制度的废弃、改革、立足，逐步建立制度管理人、程序管理的信息化工作管理平台，完善信息化工作流程，深化信息化基础管理，实现信息化管理的科学化、制度化和规范化的安全运输管理，建立统一的信息安全事件处理流程和应对联动机制，提高应急事件的反应能力和应急处理能力，保障各业务和办公系统的稳定可靠运行。
二是从信息化科学计划开始，抓住计划执行和水平提高。事业单位必须学习先进单位信息化建设的科学方法和典型经验，重视统一设计和项目推进，科学系统制定信息化发展计划，确保计划方向的一致性、目标的合理性、技术可行性和结构的完整性，提高信息化工作的实用性和创新性。同时，严格执行年度计划，抓住计划落地实施，确保信息化工作取得实效。
三是以信息化管理基础设施下手，搞好运维管理和互联网建设工作中。机关事业单位应秉着统筹协调“建、管、用”的标准，再次增加基础设施建设和互联网建设资金投入幅度，做好信息化管理网络升级更新改造工作中，做好运维管理，有目的性地清除常见故障安全隐患，减少运维管理成本费。
四是以进行信息化管理学习培训下手，搞好信息化管理队伍管理工作中。机关事业单位应紧紧围绕提高信息化管理工作中团队的专业能力水准，在各底层单位设定做兼职信息化管理技术人员，进行数次信息化管理运用和专业技能学习培训，提升 信息化管理团队的业务水平和技术实力，并由点到面提升 机关事业单位信息化管理办公室工作能力。

档案数字化管理的优势与存在的问题

档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。