甘肃档案电子化机构建设

甘肃档案电子化机构建设主要包括以下几个方面：

1. 建设甘肃省电子文件和电子档案中心，负责全省电子文件、电子档案的统一接收、保管和利用，为全省档案信息化建设提供基础保障。
2. 推进机关档案数字化建设，推动各级机关按照国家档案局发布的档案数字化建设规范，推进档案数字化工作，提高档案数字化质量。
3. 建设档案信息资源库，以甘肃省档案馆馆藏档案为重点，全面推进馆藏档案数字化，建设馆藏档案数据库，实现全省档案目录信息资源共享。
4. 加强数字档案馆建设，推动各单位建设数字档案室，实现重要归档电子文件进馆，并逐步实现所有归档电子文件进馆，同时加强对电子档案的管理和利用，提高电子档案保管利用水平。
5. 推进企业档案信息化建设，引导和支持企业加强档案信息化建设，实现企业档案信息资源数字化、管理与利用网络化、安全保障体系完善化。

通过以上措施，甘肃省正在逐步实现档案的电子化，提高档案管理水平，增强档案的利用效率。

甘肃省地质资料馆数字档案信息建设与管理

胡仲奎

（甘肃省国土资源信息中心　兰州　730000）

摘要　本文简单介绍了甘肃省地质资料馆在地质资料管理、社会化服务、图文地质资料数据库建设及地质资料电子文档长期可读的保障机制等方面的一些成果和经验。

关键词　地质资料　信息化　建设　管理

甘肃省地质资料馆成立于1956年，是全省地质矿产行业中馆藏最多、种类最全的专业技术档案馆。现馆藏地质资料共计7000余种，是全省地矿、有色、冶金、煤田、核工业、建材等多个地勘单位几代地质工作者辛勤工作的成果，是国家进行地质基础研究、发展经济、开发矿业的基础资料。经过多年的发展，甘肃省地质资料馆在馆藏建设、地质资料管理与社会化服务、利用新技术、新方法等方面取得了长足进展。

1 搭建触摸屏地质资料查询平台

地质资料是宝贵的信息资源，充分开发利用现有的馆藏资源可取得事半功倍的效果。甘肃省地质资料馆是政府对外提供地质资料服务的窗口，服务搞得好不好，直接影响政府公共服务的形象。在此情形下，加强地质资料馆藏机构建设，提高服务水平，对建设一个服务型政府，树立政府良好的公共服务形象具有极其重要的意义。甘肃省地质资料馆已经逐渐从管理意识向服务意识迈进，改变了以前重汇交轻服务、重保管轻利用、重收藏轻开发的传统管理方式。

以前地质资料主要是以纸介质存储为主，保存管理不便，查找利用比较困难。2005年，我们充分应用计算机等现代信息技术，开发研制了触摸屏地质资料目录查询系统，搭建了计算机地质资料快速检索平台。截至2009年年底，我们已经建成成果地质资料目录数据库信息8770条，使阅者在很短时间内可以查到所需资料，使地质资料的再利用价值得到了充分发挥。

2 创建互联网地质资料目录信息发布系统

地质资料是地质工作服务于社会的主要载体，是提供地质成果、进行科技创新的再生能源，是国家极其宝贵的财富。作为一种重要的生产要素，地质资料是支撑社会可持续经济发展、保障环境与生态安全的重要基础。《国务院关于加强地质工作的决定》明确了地质工作主要任务之一是推进地质资料开发利用，充分发挥现有地质资料的作用，避免工作重复和资料浪费，严格执行地质资料汇交制度。建立健全地质资料信息共享和社会化服务体系，加快利用现代信息技术，依法及时向社会提供地质信息服务。

为了贯彻落实《国务院关于加强地质工作的决定》，甘肃省地质资料馆冲破传统观念的束缚，努力营造地质资料共享机制。于2006年构建了的地质资料目录信息社会化服务平台，建成了地质资料发布目录数据库，依法及时向社会公布地质资料目录信息6582条，为矿产资源调查、水文地质调查、地质旅游、基础设施建设、区域发展规划、农业及水利建设、地质灾害评价和防治等领域提供查询服务，使这些领域的用户足不出户就能有效查到所需资料，有力地促进了经济的发展。

3 图文地质资料数字化制作

甘肃省的地质资料相当丰富，但真正达到可在计算机上依法为社会提供查询的完整资料还相当有限，仍有大量的传统纸质资料需要转化为电子数据。为全面提升全省地质资料社会化服务能力，在全国地质资料馆和甘肃省国土资源厅的大力支持下，甘肃省国土资源信息中心不断加大资金与技术投入力度。几年来，甘肃省地质资料馆应用图文地质资料数字化技术路线与工作流程，建立健全了一整套质量保障机制，使数字化成果符合国家、部的有关要求，目前已完成各种区域地质、矿产，区域水文地质，区域重力，区域地球化学，白银矿区、金川矿区、镜铁山矿区等大型矿区及一些重要成矿区带的有色金属、黑色金属、贵金属地质报告的数字化工作1811种，占馆藏应数字化资料6000种的30%。

4 模糊破损资料的修复工作

地质资料自形成之日起，由于归档、保存、借阅过程中众多因素的影响，加之纸张的自然老化，造成资料不同程度的磨损与损坏。尤其是20世纪60年代以前的一些手稿原件、刻印件文稿大部分已经模糊不清或拨损严重，很多正规出版的地质图件折叠处出现断裂掉块，蓝晒图大多已褪色、碎裂为若干小片。如不修复或重新复制，不仅利用不便，而且会加剧其破损程度。

甘肃省地质资料馆现有地质资料8770档，经初步统计模糊破损资料约2500档，占馆藏资料的1/3。2006年以来，我们只对断裂、掉块的图件进行了裱糊修复，对于装订掉线的文字与表格进行了重新装订，这种修复工作目前只完成了800档。大量的修复如矢量化修复将在今后工作中安排。

5 地质资料电子文档长期可读的保障机制

随着图文地质资料数字化工作的深入开展，大量电子文档的安全存储、妥善保管和有效利用是当前急需探讨的关键。研究电子文档不同于纸质文档的形成特征，是制定科学的电子文档管理战略从而实施有效管理的基点。

甘肃省地质资料馆通过研究，认为只读光盘CD-R和DVD-R是适于存档的光盘类型。这种类型的光盘是只写一次式，可以确保存档电子文件不被改写，从而保证了记录的可靠性。

光盘存档是大势所趋。因此，为了保证其信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的瓶颈问题，降低光盘存档的风险，建立其长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。因此，建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。通过研究和实践我们认为，电子文档存储需要解决以下问题：

（1）光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比，由于制作材质不同，在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上，环境温度过高或过低会加速片基的老化，金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此，在日常工作中，要做到：①归档光盘应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；②单片光盘应装盒，竖立存放，且避免挤压；③存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；④环境温度选定在17～20℃，相对湿度选定在35%～45%；⑤源盘与其拷贝应放置在不同的地方。

（2）光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱，计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误，各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中，有些是可以被恢复的，有些则是永远无法恢复。为保障光盘存档的有效机制：①要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行，无感染计算机病毒；②设备环境更新时应确认库存光盘与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作；③光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施；④平时提供利用时应使用拷贝件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

近年来，我们从地质资料管理、社会化服务、图文地质资料数据库建设、破损地质资料的修复等多方面入手，加强地质资料服务功能，强化地质资料的政府职能，使全省的地质资料管理与服务水平大大提高。今后我们更要在地质资料管理与服务方面积极探索，使全省的地质资料管理水平更上一层楼。

建设数字档案馆主要工作内容

建设数字档案馆主要工作包括如下：

1、按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

2、开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

3、严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

4、根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。

5、加大人オ建设力度，通过培训或引进人オ，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。

甘肃档案用品服务和数字化处理中心怎么样？

甘肃档案用品服务和数字化处理中心是1992-09-17注册成立的集体所有制，注册地址位于兰州市城关区雁滩路3680号。

甘肃档案用品服务和数字化处理中心的统一社会信用代码/注册号是91620000224336777N，企业王志波，目前企业处于开业状态。

甘肃档案用品服务和数字化处理中心的经营范围是：档案装具、防护用品、办公自动化设备、研制生产档案用品、档案管理技术培训、文化用品、密集架、档案寄存；档案全文扫描、档案目录著录、网页制作及电子文本编辑的服务。库房、机房设计安装〔凭资质证〕；档案管理的技术咨询，档案管理软件的开发应用及技术咨询服务，档案库房维修服务。普通劳保用品、日用百货、农副产品（不含粮食批发）、五金交电（不含进口录像机）、金属材料（不含贵金属）、建筑材料、水暖配件、家具、工艺品（不含金、银首饰）的销售。（凡涉及行政许可或资质经营项目，凭有效许可证、资质证经营，国家法律法规禁止的经营项目除外）。

甘肃档案用品服务和数字化处理中心对外投资1家公司，具有0处分支机构。

通过爱企查查看甘肃档案用品服务和数字化处理中心更多信息和资讯。

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。