西藏档案电子化机构建设

档案电子化机构建设是指将传统纸质档案转换为电子格式并建立相应的数字化档案管理系统的过程。这个过程需要经过详细的规划和执行，通常包括以下步骤：

1. 立项规划：确定电子化档案项目的目标、范围和资源需求。这可能涉及评估现有的纸质档案情况、确定电子化的优先级和目标、制定预算和时间表等。

2. 技术设施建设：根据项目规划选择适当的数字化设备，包括扫描仪、存储设备、专业软件等，以支持纸质档案的转换和管理。

3. 档案整理与准备：对纸质档案进行整理、排序和清点，为扫描和数字化做好准备。

4. 扫描和数字化：使用专业设备将纸质档案扫描转换为电子文件，确保文件清晰、准确地呈现在数字平台上。

5. 数字化档案管理系统建设：建立一个完善的档案管理系统，包括索引和检索功能、权限控制、版本管理、安全备份等，以确保电子档案的有效管理和使用。

6. 培训与推广：培训相关人员如何使用新的数字化档案管理系统，并通过宣传推广使所有相关人员了解和积极参与电子化档案管理。

7. 持续改进：建设完成后需要监督评估和不断改进数字档案管理系统，以满足不断变化的需求和技术发展。

档案电子化机构建设需要充分考虑数据安全、法律合规要求和持续可持续性等方面的问题，同时也需要充分协调相关部门或单位的合作，使得数字化档案管理能够更好地服务于组织的发展和实践需求。

数字档案室建设国家标准

数字档案室建设国家标准如下：
资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持资源为王，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。＜br>标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。＜br>整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。＜br>确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

西藏自治区档局馆动工时间

2015年底。据档西藏自治区档局馆建设信息显示：档局馆建设累计争取国家和地方投资7.7亿元，全区各级档案馆累计投入重点档案抢救和保护补助费4500余万元。列入国家中西部地区县级综合档案馆建设项目的74个县级综合档案馆已建成72个，馆库面积达5.5万余平方米；列入自治区“十二五”重点建设项目的自治区档案馆新馆一期建设项目已于2015年底开工建设。4个市（地）档案馆新馆建设并投入使用，馆库面积达2万余平方米。

浅析西藏自治区地质资料管理信息化建设的现状与对策

隆穆

(西藏自治区国土资源信息中心(资料馆))

摘要 本文阐述了西藏自治区地质资料管理信息化建设现状和存在的一些问题，并根据笔者多年从事信息化工作的经验和长期研究，探讨了解决实际问题的对策和措施。

关键词 地质资料管理 信息化建设 现状 思考

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，以网络技术和多媒体技术为核心的信息技术已成为拓展人类能力的创造性工具。而信息化水平的高低，已经成为衡量一个国家现代化和综合国力的重要标志，成为国家或地区未来发展的战略制高点，当然，也是衡量地质资料管理水平、工作效率的重要标志。信息社会对地质资料管理工作的要求以及信息技术对地质资料管理工作的影响，促使传统的工作模式发生了彻底的变革，转变地质资料管理方式，是实现地质资料管理工作现代化，提高服务社会和信息资源共享的有效途径。

“十一五”以来，随着国家和西藏自治区地质资料对信息化工作高度重视，自治区也加快了馆藏资料的数字化步伐，现自治区成果地质资料累计有3000多档，其中地质资料中汇交的有电子文件1300多档，需要数字化的约1800档，已完成数字化的673档，计划2014年完成368档。与此同时，成功实现了地质资料成果的社会化服务，共接待借阅1606人次，借阅16026份、147710件，地质资料信息化建设取得很大进展。

新办公楼的基础网络已经建成，为西藏自治区国土资源资料馆地质资料集群化信息服务系统部署的软硬件和网络环境奠定了基础。建成了地质资料电子阅览室，初步实现了地质资料的接收、检查、资料入库到提供利用服务，现在依托互联网在西藏自治区国土资源门户网站上初步形成全国统一的地质资料集群化共享服务平台，提供地质资料目录查询、公开地质资料图文共享数据服务和依申请服务及产品数据服务等多层次数据服务。依托自治区国土资源厅内部局域网，建立了内网电子阅览服务系统，提供馆藏地质资料的查询、借阅、浏览、复制等服务。但是地质资料信息资源的开发利用还存在一些问题，地质资料信息资源的社会化服务水平还不够高，地质资料信息开发利用的手段还比较落后。还没有真正实现地质资料信息资源的社会共享。地质资料利用主要依靠手工查找。数字地质资料信息还没有在社会利用中发挥出举足轻重的作用。

虽然经过多年的努力自治区地质资料信息化建设取得重大进展，为全区地质资料管理发挥了积极和重要的作用，信息化建设既提高了工作质量和效率，促进了管理的规范和创新，增强了业务能力。但是与国家提出的“建立健全地质资料信息共享和社会化服务体系，加快利用现代信息技术，建设地质资料数据中心和信息服务系统”的要求和时代发展步伐差距较大。所以自治区地质资料管理信息化建设是不容乐观的，存在的问题是不容回避的。因此，分析自治区地质资料管理信息化的现状，对加强地质资料管理信息化今后的建设工作有着十分重要的作用和意义。

1 现状分析

1.1 对信息化的认识不够

对地质资料管理信息化建设认识不足，不够重视，使地质资料系统的建设和在应用受到硬件方面的限制。很多人认为地质资料信息化就是简单的利用电脑录入相关资料，将其保存在电脑中就是信息化了。更有人认为只要保证资料档案不丢失，不发生事故，就尽到了责任，别人到时候能不能用就不是我们管的事情了。

很多领导和职工对信息化建设的认识相当肤浅，认为信息化建设与自己没有多大的关系。很多人存在抵触的心理，觉得信息化建设打乱了以往的工作模式，为自己增加了很多额外的工作量。在工作的过程中往往只要碰到一点关于信息化的小问题就觉得信息化这个东西不好，增加工作量不说还增加烦恼，要学的系统太多，要记的东西也太多太乱，而且在自治区大部分职工的年龄都比较大，信息化这个新事物对他们来说是比较难用的。觉得自己一大把年纪了还要学这个东西，真是没事找事。

1.2 信息化建设队伍力量不强

西藏由于条件比较艰苦，往往很难招到内地优秀的信息技术人才，不少从事信息化行业的职工都是从其他专业改行过来的，信息化建设队伍中非专业化职工所占的比重较大；更有多数从事信息化工作的职工是因为单位要与上级单位有业务往来，但又没有专业的信息化人员，于是单位只能安排那些比较年轻或者对计算机比较感兴趣的职工兼任，于是只好既担任其他工作，又从事信息化工作。还有一些单位，认为本单位的业务工作比信息化工作要重要得多，而信息化工作只是应付上级的工作，可有可无。这些原因造成了自治区国土资源信息化建设队伍整体素质不高、力量不强的局面，严重地制约了信息化建设和应用的发展。

1.3 地质资料档案管理力度不够

长期以来，由于对地质资料管理工作缺乏了解，相当一部分人员包括部分领导干部对地质资料管理工作的认识都存在一些误区，认为只要不丢失、不泄密，能应付查档、借阅就行了。由于利用资料的时间未知，这就导致一些部门领导对地质资料管理部门不重视，忽视地质资料管理工作，从而导致现在的管理手段已无法适应现今的管理需求。具体表现在配备的人员不够、资金不足等方面。

1.4 地质资料汇交工作难度大

长期以来，虽然逐步建立了一些地质资料管理工作的管理制度，但是在某些工作环节中管理制度不健全，缺乏配套和有效的制约手段和措施，存在管理失控的问题。例如汇交资料管理制度形同虚设没有威慑力，导致汇交单位在一个项目已经完成的情况下迟迟不汇交资料，有的甚至不汇交。

1.5 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人员没有经过专业的地质资料知识培训，这个现实导致地质资料数据库信息化水平不够高，更新慢，这就造成信息的传递不畅通，地质资料共享度低。此外，人才的缺乏导致对外面先进技术的了解不够深入，使自己的方法和设备跟不上社会进步的节奏。

2 对策与措施

要想从根本上改变自治区地质资料管理信息化建设工作存在的问题，需要采取必要的对策及措施。2.1 提高思想认识

强化全员地质资料管理信息化意识，传统的地质资料管理模式，是以保存地质成果资料原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时更加全面、准确的研究、掌握地质成矿规律及防治地质灾害等特殊的地质特征和现象，造福人民服务社会为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，管理模式已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到管理活动的方方面面。现代新兴的地质资料管理理念是借助于信息自动化管理平台，实现地质资料数字化处理、依托网络实现信息传递、信息留存和信息使用的自动化管理功能，提高信息利用的效率，充分实现资料信息在社会活动中应有的支持作用。

2.2 提高地质资料管理人员的信息化素养

要注意加强地质资料管理工作信息化队伍建设。首先我们要充分利用数字化的工作、学习环境，来提高职工的工作效率和学习能力。加强对管理工作人员的信息技术专业学习和培养信息社会计算机方面的知识更新(如在软件、硬件、网络、数据库等方面)。这些方面的理论及软件更新层出不穷，不像其他学科的知识，可变性不大。而信息技术却不同，首先，它的分类繁多、涉及的面广；其次，设备、系统、软件更新太快；再次，需要处理一些突发的软硬件状况；最后，它还需要一定的时间去学习和掌握。而从事资料管理的职工大部分时间却被其他众多的事务所占据，难得有时间静下心来学习、进修，搞课题研究。因此，可对他们进行现代信息技术全员培训，使他们接受新的信息技术专业知识，探索新型的资料管理模式。培训要结合本单位实际，找准合适的切入点。培训的方式可以多种多样，可以“走出去”，即安排职工外出学习、进修，参加各类培训、经验交流会、学术研讨会，也可以“请进来”，即邀请内地的专家进藏进行考察、交流、专题讲座等。

另外，要注意对年轻的地质资料管理人员的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。鼓励地质资料工作人员，通过各种学习方式提高自身专业水平，鼓励地质资料管理工作人员积极探索新的管理模式，使地质资料管理工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2.3 加强地质资料管理力度

要使管理力度有所增强，首先得领导重视，以及管理工作人员的思想认识的转变。主管领导要具体抓、逐级落实，切实解放思想，转变观念，把信息化作为转变管理职能、创新管理方式的重要抓手，把信息化工作落实、保障措施、建设以及系统应用状况作为干部考核的一项指标，调整不适应于信息化管理模式的组织机构、岗位设置和职能划分。

其次就是增加资金的投入，信息化建设设备投入大，更新换代快，我们可以采取政府拨款、社会赞助、单位自筹等措施加大对信息化建设的软硬件及维护等各方面各项资金的投入，让自治区地质资料管理能通过信息化的建设，使信息资料依托网络提供更便捷、更准确、更高效的社会服务，保障信息化建设的良好发展。

2.4 健全地质资料管理制度

制定符合本单位特点和地质资料管理实际的规章制度，以适应单位地质资料管理的需要。而且制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

2.5 采用信息化管理手段，切实加强地质资料信息化建设

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对地质资料管理工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高地质资料管理工作的效率和水平，以尽快实现地质资料信息化管理。地质资料管理部门应该顺应信息时代发展的需要，以地质资料信息化建设为契机，积极应用现代信息技术进行地质资料管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发地质资料信息资源的能力与水平。认真分析信息化建设对传统地质资料管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的地质资料工作理论与工作方法的突破与变革；应以地质资料信息化建设积极推动地质资料管理工作的变革。在不断采用现代信息技术装备地质资料管理部门、不断提高地质资料管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用服务方式，为社会提供一种全新的传播、交流地质资料信息的方式与高质量的地质资料信息资源，使地质资料管理工作更好地为社会发展服务，不断满足社会对地质资料信息的需求。

总之，自治区地质资料管理信息化水平相对于内地城市和全国馆的要求还有很大的差距，我们应根据本单位特点，加强对薄弱之处的改善，充分利用今天信息技术的后发优势，迎头赶上。不断培养地质资料管理工作人员的操作能力、应用能力和创新能力，并引导他们逐步在日常工作中应用所学的信息技术知识，将这些知识和能力转化为自身的技能，学以致用，才能使自治区地质资料管理信息化事业再上一个新台阶。

参考文献

[1]全国地质资料馆编.第七届全国地质档案资料学术研讨会文集[M].北京：地质出版社，2010.

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008(24).

档案信息化建设的（3）数字档案馆建设

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。