档案电子化建设浅谈内容

一份关于档案电子化建设的PPT可以包括以下内容：

1. 档案电子化建设的意义和背景
- 传统档案管理存在的挑战
- 电子化档案管理的优势和作用

2. 档案电子化建设的原则与目标
- 提高档案利用效率和安全性
- 规范信息管理，保障数据完整性
- 为信息化建设提供基础支撑

3. 档案电子化建设的基本流程
- 资源调研和需求分析
- 电子化方案设计与选型
- 数据采集与整理
- 系统开发与数据迁移
- 建立电子档案管理制度与培训

4. 档案电子化建设中的安全与保密
- 数据加密与权限管理
- 灾备与风险防范
- 合规、合法和保密问题的处理

5. 档案电子化建设的实践与经验分享
- 成功案例介绍
- 实践总结与分享

6. 未来档案电子化建设的展望
- 技术发展趋势
- 可能的挑战与应对策略

通过以上内容，您可以展示档案电子化建设的重要性、方法和技术，让听众对这一主题有更深入的了解。当然，根据您的具体需求和受众，您也可以根据需要增添其他适合的内容。祝您的PPT成功！

浅谈如何实现档案管理信息化

实现档案管理信息化可以从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。

1、将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备；

2、在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制；

3、档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

浅谈档案网络化_成长档案内容和图片

　　档案网络化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。同国外一些发达国家相比，我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此，档案信息化、网络化建设理应成为档案事业发展的战略重点。
　　1档案信息网络化的必备条件
　　实现档案信息网络是一项复杂的系统工程，必须具备如下条件才可以实现：一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备，二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律 、法规和规章，三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现具体分析如下：
　　首先，档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网，一要有输入、输出的终端设备计算机；二要有储存、管理档案信息的中央处理器；三要有编辑档案信息的管理软件；四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这四个基本设备配置的关键就是领导的认识、重视和档案管理员的自觉与主动意识。领导重视，就是要建立健全相关的档案管理制度，尤其是考核制度与群众的监督制度。管理员的自觉与主动，主要是体现在能够及时地将相关档案处理成电子文档并科学归类与收存。
　　其次，是制定统一的档案信息网络化管理规范。第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则，形式各异的检索目录就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系，对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理，涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求。对重要的、保密的程序和数据要加密并备份，随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度。规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则，制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三，档案信息资源保管单位利益的保护也应有一定的规则。因此，档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触，该收取的一切费用就只好在网上进行，这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
　　2实现档案信息网络化的对策
　　随着网上办公、网上用档的普及，档案部门还有许多工作要做。针对网上用档的条件，我们还必须做好以下几方面工作，为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
　　首先，加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，主要包括：①用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；②用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究；③档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究；④档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
　　其次，加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败。档案事业发展与否，关键在人才。网络时代，档案管理人才必须重新更新自己的知识，争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才，争做网络档案信息管理人才，争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
　　此外，加强网上用档的法律、制度的制定与优化。面对日新月异的新新情况、新问题，我们必须加强网上用档工作立法和制度的建设，用法律来保障档案资源。为此，需要从以下几方面进行规范：①加强网上用档的立法规定，对那些非授权访问，冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子，要以法律为武器进行坚决的打击；②制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报的规定；③严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定；④网上查阅档案信息目录的规定；⑤定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
　　3如何保障档案信息资源网络安全
　　作为开放的信息交流平台，Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性也具有一定的威胁。在网络环境下，影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面：操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求，实现档案信息的网上传递，首先要解决操作系统的安全问题；硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性；“网络黑客”则是借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害。因此，我们要采取科学的手段和必要的措施，保证档案信息服务网络的安全与正常运行。

档案信息化建设重要而深远的意义【浅谈档案信息化建设意义和方法】

　　【摘　要】　档案信息化程度是评定一个行业、一个地区的档案现代化管理水平的主要标准，建设档案信息化是时代发展的必然趋势，是建设现代化档案管理的根本要求。本文从建设档案信息化涵义出发，阐明了档案信息化建设的重要性，并提出几点促进档案信息化建设的意见和建议，仅为众档案管理工作者提供参考。
　　【关键词】　档案信息化；资源共享；社会信息
　　前言：室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变原档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。
　　1建设档案信息化的意义
　　档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息的涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代化技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这两点就是建设档案信息化的主要目标，二者之间是相互促进、联系的。若社会大众广泛利用档案信息，必然会使档案信息化同社会普遍发生联系，难免加深其与社会其他信息的广为传播、交流，也形成其他信息形式，这就是常称的广义档案信息化。
　　2建设档案信息化的重要意见
　　2.1树立档案信息化意识：意识能动性，决定了社会意识有多强烈就会产生多大的社会能动作用。而社会档案意识的树立必然会影响档案的信息化建设，它是建设档案信息化的根本推动力。因此，档案信息化也可在某方面理解为“观念信息化”。建设档案信息化还需要依靠档案工作人员的根本力量，档案工作人员能动性的发挥是建设档案信息化的关键，档案信息意识的树立，能够使档案工作人员充分认识到建设档案信息化的重要性，能够增强档案工作人员的责任心和使命感，在建设档案信息化事业中投入更多的关注，完善各项信息化工作，深入研究社会文献的融合与渗透，以此来加快档案信息的发展与建设。
　　2.2增强档案信息化技术应用水平：增加服务器、路由器、交换器、扫描仪和计算机等硬件设备的配备，不断开发并完善系统应用软件，不断加深计算机的系统软件的推广、培训，提前做好档案信息化建设准备，设立档案信息化的建设平台。
　　建立全文数字化和档案中心目录。目录中心以档案信息的数据输入为基础，单位各职能部门需要对每年移交的档案资料进行整理输入，从根本上解决信息管理问题，并订立统一数据格式标准，实施纸质档案与数字档案“双套制”工作模式，节约人力、物力和财力，减少重复性工作，并加快档案信息的数字化建设进程。
　　密级界定上网信息。明确上网信息的密级标准，通常根据室藏档案的秘密、公开、机密和内部来界定信息；而且必须要验证档案信息使用者的身份，根据其身份认证决定其对档案信息的查询和使用权限，保证档案信息软件系统安全。
　　2.3逐渐提升档案信息的管理水平：目前，信息技术和电子政务得到了普遍的应用，它加快了档案信息的建设步伐，实现了档案信息的技术建设到信息化建设的转变。计算机系统管理软件逐渐渗透到社会的方方面面，计算机系统软件的应用是建设现代化档案管理的巨大推动力。因此，我们应当建立属于档案部门本身的局域网，并增添计算机、扫描仪和光盘刻录机等先进设备，充分发挥其在档案利用以及系统开发过程中的重要作用。
　　在当前现代化进程加快的社会形势下，电子文件应用也日趋普遍，建立安全、高效的电子档案管理所应面临的主要问题。我国国家档案局于2002年颁布的档案实施纲要中，对电子文件的形成与接受单位之间的电子档案管理等相关工作作出了明确规定。所以在选取构建档案管理软件的具有特色的电子文件，并有针对性、有计划的实施档案信息化的开发利用及录入等工作。信息化建设是以档案管理软件为主，而电子文件则是实施档案软件管理的主要对象，选取适宜的档案管理软件，有利于实现电子文件的高效、科学管理，同时也能实现随电子文件信息资源的充分利用，通过软件的开发、整合，从而形成重要的电子信息积累，形成重要的社会经济文化财富。
　　若想做好一件事情，首先要准备好做事情的工作，实施档案信息化管理同样也必须选择良好的档案管理软件，它是建设档案信息化的重要媒介。确立档案信息化的建设理念，应以科学档案管理软件为基础、和重要方式，传统的文件管理方式早已无法应付当前大量的文件管理需求。现代化的档案管理软件具有全面、高效、便捷和智能等多项优点，同样它对建设信息化管理具有脉络疏通的重要作用，是提高档案工作效率、质量的重要环节，是建设档案信息化的关键。以安全角度来看，良好的档案管理软件能够保障自身系统信息的安全，是档案信息重要坚实城墙，是档案信息安全的重要保证。
　　3档案工程主要发展方向
　　工程档案形成过程也就是建设档案工程的过程，该过程将会是复杂而漫长的。分别由不同部门来进行档案资料整理与收集，它贯穿于工程项目的各个阶段，该情况从一定程度上增加了档案工程建设难度，增强档案的信息化管理也是另一种提高档案管理工程效率和效益的方法。
　　根据档案管理的具体情况，选择适用的档案管理软件，进一步加强档案信息化建设的目的，并规范档案信息化的管理，订立严格的 规章制度 ，进行档案信息化体制改革，突破原有的部门、地域界限，实现信息化工程的高度共享和交换，为公众档案信息利用创造便利条件。建立档案管理人员考评与培训制度，使档案管理人员的工作能力和素质逐步得到提高。增加工作人员档案信息管理与计算机知识培训，深入的了解计算机管理软件，能够加快档案管理部门的软件系统开发，了解档案管理工作真正的信息需求，维持良好的系统运行状态。
　　我们要严把数据质量关，它关系着计算机管理系统的成败，确保数据的全面准确输入，以保证管理系统正常的运行。档案部门可适当考虑建立档案数据审核制度，对输入系统之前的数据进行审核，认真校对。
　　结束语：利用先进的计算机设备，充分发挥其重要作用，有效提高信息管理效率。普及档案部门人员的计算机和网络技术有利于档案现代化管理系统的建立，有利于加快档案信息化建设。它既实现了档案工程的动态管理，同时也提高了档案管理工作质量和工作效率，实现了人力、财力和物力的大量节约。档案信息化建设有利于促进我国的社会建设、国民经济发展，提高档案信息服务质量。
　　参考文献
　　[1]赵甲信. 关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J]. 陕西档案, 2008,(06)
　　（作者单位：黑龙江省游泳运动管理中心）

【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统

　　一 电子档案的定义　　电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
　　二 档案信息化管理的现实意义
　　1．提高整个部门的工作效率
　　实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
　　2．有效地提供服务
　　档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
　　三 推进档案信息化管理的策略
　　1．建立规范体系
　　档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
　　2．完善安全制度
　　档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
　　3．规范管理，注重实效
　　建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
　　4．电子档案的有效、实用
　　目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
　　5．人才储备原则
　　由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
　　档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
　　参考文献
　　［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
　　［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
　　〔责任编辑：庞远燕〕