云南档案电子化企业服务

云南档案电子化企业服务指的是为了帮助云南地区的企业将传统纸质档案转化为电子格式，并提供相关的信息管理和存储服务。这种服务通常由专业的信息科技公司或者档案管理机构提供，涉及扫描、数字化处理、数据录入和管理等环节。

电子化档案服务的好处包括但不限于：
1. 省时省力：通过电子化，档案检索和管理更加方便快捷，避免了繁琐的手工搜索和整理。
2. 空间节约：电子化能够减少纸质档案的存储空间需求，降低了企业的档案存储成本。
3. 安全性与备份：电子档案可以进行数据加密、权限控制以及定期备份，增强了信息安全性和灾难恢复能力。
4. 信息共享：电子档案更易于共享，可在企业内部及远程访问，增加了信息交流和协作的效率。

云南档案电子化企业服务商可能提供的具体服务内容包括：档案调研和分类、文件扫描与数字化、文件索引和元数据创建、电子文件管理系统的建立与维护、数据迁移与整合、安全性管理、档案销毁与归档策略等。

对于企业来说，选择合适的电子化档案服务商时，需要考察其在信息安全、技术水平、项目管理经验、以及服务持续性等方面的能力，确保能够实现档案电子化管理的效益最大化。

云档案的云档案服务项目

1、基础服务——档案信息查询、档案信息认证1）档案信息查询：档案信息查询服务是基础的便民服务，它可以应用在任何需要进行身份信息查询的社会活动中。查询人通过云档案网站，输入被查询人的网络身份证号或者真实姓名，找到相对应的查询结果。并在获得被查询人的授权情况下，对其档案信息进行查看。不提供在非授权情况下，查看个人信息的服务，保障公民隐私。档案信息查询服务为查询人辨别被查询人的过往经历提供重要的参考依据。2）档案信息认证：档案信息认证服务包括：身份信息认证、学历认证和过往履历认证，是对自我档案公信度的一种提升。a、身份信息认证：用户向云档案提供真实姓名、身份证号，网站将用户的信息与“全国公民身份信息系统”进行认证，并向用户返回认证结果。结果一致则获得“身份信息已认证”的标志，如不一致则提示用户到发证派出所进行身份认证。b、学历信息认证：用户向云档案提供真实姓名、证书编号，网站将用户的信息与“中国高等教育学历证书查询系统”进行认证，并向用户返回认证结果。结果一致则获得“学历信息已认证”的标志，如不一致则提示用户学历信息不一致，请重新填写您的真实学历。c、过往履历认证：用户通过向过往已就业过的单位（需在云档案已注册）发送履历认证申请，并通过该单位行政人事部门审核确认后，则在相应的工作履历后获得“工作经历已认证”的标志，反之则无标志。2、核心服务——档案信息管理档案信息管理服务是为满足社会公众对诚信体系建设的需求而产生的。档案信息管理服务作为“信用档案管理体系”的基础应用，对于建设“职业诚信体系”，营造积极、和谐、诚信的职场环境起到重要作用。档案信息管理服务包括：档案创建、档案管理、档案记录和评价、档案调离。3、战略服务——电子身份标识网络身份证是云档案是云档案率先推出的电子身份标识服务，网络身份证将用户提交的信息，经由“全国公民身份信息系统”进行身份认证，由“中国高等教育学历证书查询系统”进行学历认证，由相关企事业单位或个人进行职业记录及评价，与该用户的手机、电子邮件、证照等真实信息绑定，形成完整、真实、有效的网络档案，并为该用户生成唯一的网络身份证号，有效保护了用户身份信息的安全，只有在用户本人授权的前提下，网络身份证号关联的用户资料才可供授权对象查看，展示用户的真实信息。网络身份证有效解决了互联网实名制要求的“前台匿名，后台实名”的管理问题，使用户、网站、监管部门各方的积极性和利益都得到保证和体现。4、增值服务——企业管理企业管理服务包括：招聘管理、人力资源管理、企业信息展示及管理。

档案数字化具体流程是怎样的？

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。
1、数字化加工流程
　　纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2、数字化建设的目标
　　数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。
3、数字化的意义
1)提高工作效率，降低档案利用成本
　　数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保护库存档案实体安全
　　由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
3)阳光政务提升形象
　　库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

档案管理数字化的如何实现

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 　　
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

员工档案管理电子档怎么做

以下是员工档案管理电子档的具体做法：

1、建立电子档案系统：通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统，建立员工档案的电子数据库。

2、录入员工信息：将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。

3、文档扫描：将纸质文件扫描成电子文件，并存储在相应的电子档案中。

4、权限管理：设置不同级别的权限，确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。

5、定期备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

知识拓展；

一、优势和好处：

提高效率：电子化处理可以快速检索员工档案信息，节省大量的时间和人力。

节约空间：电子档案不占用实体空间，避免了传统纸质档案的大量存储问题。

信息安全：电子档案可以设置权限控制，保证档案信息的安全性和隐私保护。

环保节能：电子档案减少了印刷和纸张的使用，有利于环保和资源节约。

二、电子档案系统的选择：

在选择电子档案系统时，应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统（人力资源管理系统）、DMS系统（文档管理系统）等。

三、档案数字化处理：

电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件，还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。

四、档案安全性：

电子档案的安全性至关重要，需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。

总的来说，员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分，它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。

在实施电子档案管理的过程中，需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统，同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样，企业能够更好地管理员工档案，提高企业运营效率和管理水平。