自制电子化档案管理系统

自制电子化档案管理系统需要准备的材料和工具包括：

1. 一台电脑或平板电脑。
2. 电子化档案管理软件或在线档案管理平台。
3. 纸质档案文件和电子文件。
4. 扫描仪或数码相机。
5. 标签和分类方案。
6. 备份存储设备（如硬盘驱动器或云存储）。

步骤如下：

1. 确定档案类型和数量：确定需要电子化的档案类型和数量，例如文件、照片、视频等。
2. 选择电子化档案管理软件或在线档案管理平台：选择适合自己需求的电子化档案管理软件或在线档案管理平台，例如Google Drive、Microsoft OneDrive、Dropbox等。
3. 整理和扫描档案：将纸质档案文件扫描成电子文件，或将已有的电子文件整理到一个文件夹中。
4. 文件命名和分类：为每个电子文件命名，并根据分类方案将其分类。这有助于后续的查找和检索。
5. 标签和关键词标记：为每个电子文件添加标签和关键词，以便后续的查找和检索。
6. 备份和存储：将所有电子文件备份到备份存储设备中，确保数据的安全性。
7. 设置共享权限：如果需要与其他人共享这些档案，可以根据需要设置共享权限。
8. 定期更新和维护：定期更新和维护档案系统，以确保其准确性和完整性。

注意事项：

1. 在制作电子化档案管理系统时，要确保所有文件的清晰度和完整性。
2. 在分类和标记文件时，要尽可能地准确和详细，以便后续的查找和检索。
3. 在备份和存储文件时，要注意数据的保护和安全性。
4. 在设置共享权限时，要确保数据的安全性和隐私性。

如何建立企业电子信息档案管理系统

电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。
　　1、企业档案管理信息化的软环境
　　随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
　　2、电子档案管理的特点
　　信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。
　　3、电子档案管理需要注意的几个问题
　　人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。
　　4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径
　　目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。
　　作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。

公司电子档案如何制作

公司电子档案如何制作

作为人事最基本的就是关于人事档案的建立，但是传统的HR管理员工档案总是使用纸质版存档，随着企业的发展，档案越积越多，不仅占据办公空间，有时候由于职场换HR，经常找不到档案也是属于正常情况。接下来由我为大家整理出公司电子档案如何制作，希望大家喜欢！

一、收集电子档案的资料

在制作公司电子档案前，需要收集所要录入的资料，如是员工档案，其中需要包括：

1、基本个人信息：姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息；

2、入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息；

3、入职后的培训资料、培训合同等信息；

4、工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息等等。

二、录入员工档案资料要健全

员工档案资料的收集和整理，是很基础但又不能轻视的工作。所以，制作电子档案可以根据企业建立档案的需要，如果有必要可以先对纸质档案进行重新的分类和编排，再按序录入系统，这样以免漏掉或者出现错误。

三、电子档案的分类和命名

由于涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，需要对电子档案进行清晰的资料分类和命名。可以按照年份、档案类型等进行分类，这样会便于企业员工的查找与使用。

四、设置权限

1、设置权限可以说是制作公司电子档案最关键的一步骤。因为档案有可能会涉及到机密文件，如员工档案，就会涉及到员工个人的相关信息；商业文件，可能会涉及到关乎公司的商业机密等等，这些文件一旦泄露出现，不仅会让企业损失人才，还有可能让企业停滞不前，影响可持续发展。

2、其实，想要制作好电子档案，关键还是需要挑选了一款好用和安全的电子档案系统。而这个电子档案系统的安全性应该是首先考虑的因素。因为，一旦存在安全隐患，对企业与员工都会是“两败俱伤”。

再加上，利用电子档案系统可以解决我们低效的.手工录用，能够通过扫描和解析功能，高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。还可以通过设置关键词搜索档案，快速和精准地查找、调用员工档案。最重要的一点，是可以通过电子档案系统共享文件，这样员工与员工之间也可以相互学习，相互了解哦。

【拓展】公司电子档案作用

档案管理信息化平台的目标是：实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

纸质档案的信息化管理是：以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。

电子信息的档案化管理是：把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的带样式的文档。

为电子档案管理搭建一个公共支撑环境，为各类档案提供统一的采集、管理、查询、加载及展现的平台，主要实现以下功能：

统一电子档案入口。

能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，形成电子档案的最小粒度“件”，以统一的格式进行存储，并保证电子档案的不可抵赖性和可追溯性。

对采集的电子资料“件”进行统一管理。

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

系统应提供对档案流程的管理。

使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。用户可自行定制工作流环节、路径，满足流程变化时，操作人员能够自行通过平台新增或修改流程，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。同时满足各类业务档案管理流程不同的需要。

支持新的业务加载。

先期以搭建统一的电子档案管理平台为主，并在其上加载较规范的档案管理业务（如公文档案），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持新类别档案的业务加载，使业务人员能够仅使用平台提供的工具，就可以实现其它业务电子档案（如人事档案、财务档案等）的添加及修改。

实现电子档案的可靠性、安全性管理。

一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

实现权限的灵活、方便管理。

系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

员工档案管理电子档怎么做

以下是员工档案管理电子档的具体做法：

1、建立电子档案系统：通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统，建立员工档案的电子数据库。

2、录入员工信息：将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。

3、文档扫描：将纸质文件扫描成电子文件，并存储在相应的电子档案中。

4、权限管理：设置不同级别的权限，确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。

5、定期备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。

知识拓展；

一、优势和好处：

提高效率：电子化处理可以快速检索员工档案信息，节省大量的时间和人力。

节约空间：电子档案不占用实体空间，避免了传统纸质档案的大量存储问题。

信息安全：电子档案可以设置权限控制，保证档案信息的安全性和隐私保护。

环保节能：电子档案减少了印刷和纸张的使用，有利于环保和资源节约。

二、电子档案系统的选择：

在选择电子档案系统时，应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统（人力资源管理系统）、DMS系统（文档管理系统）等。

三、档案数字化处理：

电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件，还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。

四、档案安全性：

电子档案的安全性至关重要，需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。

总的来说，员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分，它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。

在实施电子档案管理的过程中，需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统，同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样，企业能够更好地管理员工档案，提高企业运营效率和管理水平。

电子档案管理系统的基本概念

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。