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档案电子化扫描方案怎么写

作者:老师 时间:2023-11-22 14:44:30 点击:

档案电子化扫描方案怎么写

档案整理数字化扫描请示怎么写

请示如下:
1、档案整理数字化具有系统集成、软件企业和劳务派遣资质,拥有多项国家专利和软件著作权。
2、具有国家保密局秘密载体资质,国家档案局档案数字化加工、档案寄存定点企业,具有系统集成、软件企业和劳务派遣资质。

员工档案管理电子档怎么做

以下是员工档案管理电子档的具体做法:

1、建立电子档案系统:通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统,建立员工档案的电子数据库。

2、录入员工信息:将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。

3、文档扫描:将纸质文件扫描成电子文件,并存储在相应的电子档案中。

4、权限管理:设置不同级别的权限,确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。

5、定期备份:对电子档案进行定期备份,防止数据丢失。

知识拓展;

一、优势和好处:

提高效率:电子化处理可以快速检索员工档案信息,节省大量的时间和人力。

节约空间:电子档案不占用实体空间,避免了传统纸质档案的大量存储问题。

信息安全:电子档案可以设置权限控制,保证档案信息的安全性和隐私保护。

环保节能:电子档案减少了印刷和纸张的使用,有利于环保和资源节约。

二、电子档案系统的选择:

在选择电子档案系统时,应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统(人力资源管理系统)、DMS系统(文档管理系统)等。

三、档案数字化处理:

电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件,还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。

四、档案安全性:

电子档案的安全性至关重要,需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。

总的来说,员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分,它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。

在实施电子档案管理的过程中,需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统,同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样,企业能够更好地管理员工档案,提高企业运营效率和管理水平。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档,指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法,欢迎阅读!

第一,电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中,并可通过通信网络进行传输。

第二,电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说,电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

档案电子化扫描方案怎么写

2.电子文件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分,可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执主,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第3套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作,

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

档案电子化扫描方案怎么写

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕,是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的,应退回形成单位,重新制作。

5.2 移交手续验收合格后,档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围:45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场,并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定,按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管,利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了:

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

如何做好纸质档案数字化工作

如何做好纸质档案数字化工作

随着社会信息化的迅速发展,很多信息都以数字化的形式呈现、保存和传输。接下来由我为大家整理出如何做好纸质档案数字化工作,希望大家喜欢!

一、扫描加工前阶段

这一阶段是数字化工作开展前的准备阶段,是该项工作的起步阶段也是关键阶段,本阶段的工作做好了就为后期工作打下良好基础。准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度完善等。

1、纸质档案的准备。

许多档案工作人员有着强烈的工作积极性和责任感,希望尽早把工作完成,这是好事,但不能盲目推进,在纸质档案没有准备好之前最好不要进入下一阶段,必须在纸质档案已按档案整理规则完成规范的归档整理后进行。若纸质档案整理不合格就开展数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新调整必然牵动相应的数字化档案的调整。档案整理人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页正确排序、页码正确编写在正确位置、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确填写、全年档案完成编目并准确无误等工作,确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要进行拆除装订物,修整页面,修补褪变、破损档案等工作,才能进行数字化加工。

2、基础设施的准备。

纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所,数字化加工场所应空间充足,布局合理,有条件的可配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质(如磁带、磁盘、光盘等),有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等,数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑,如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等,来保障数字化加工工作安全有保障。

3、人员的准备。

档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要积极向单位领导汇报反映此项工作的程序和需求,做好工作计划,确定工作形式(自主加工或业务外包),制定实施方案,成立档案数字化工作领导小组,工作人员要求责任心强,细心细致,能够严格把好质量关,实行数字化加工过程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科学、规范、可行的工作制度能够保障此项工作的顺利有序开展,纸质档案数字化加工工作涉及岗位、场地、设备、数据、档案实体等,要做好这项工作,应从这几个方面制定相应的制度,如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等,并在纸质档案数字化工作过程严格执行,确保档案的安全和工作的有机衔接。

二、扫描加工中阶段

这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段,是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法,充分掌握合格图像的标准要求。

1、掌握标准要求。

做好工作标准先行,纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准,也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描,图像按档案排列顺序依次扫描,每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应,每一件档案图像首页应含有归档章,各页有正确的页码标识,每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯,图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未实现完全电子化办公情况下,纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的,要做好此项工作,操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

扫描操作:档案扫描仪与计算机连接,安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂,就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描,在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置,其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等,应根据需要和档案的纸张质量进行选择,有条件的话最好选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描,而色彩往往又与图像存储格式关联,彩色图像通常存储的格式为JPG,若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的`重要参数,规范中规定最低为200dpi,要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

图像处理:规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌,但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响,可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题,出现这些情况就需要进行图像处理操作,一般需要采用专门的图像处理软件来实现,一般可以采用PS软件,也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件,能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作,使图像完整、整洁、端正。

三、扫描加工后阶段

一批档案扫描完,在移交档案管理部门前,还有一些工作要做,包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作,每项工作依次衔接完成。

1、图像检查。

数字化加工的成果好不好,在数字档案利用过程中会得到检验,但是作为加工工作来说,不能等到利用时发现问题再回过头来修改,就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题,这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求,然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责,在可能的情况下实现100%的检查,最低不能低于10%,对抽检到的内容要达到100%的合格率,一旦发现问题,必须进行修改,该处理的处理,该重扫的重扫,该补扫的补扫,并要进一步扩大检查范围,再检查完善。

2、数据对接检查。

目前,利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据,因此目录与图像及数字化副本能否一一对应,也是检查的重要内容,检查率应为100%,如果发现问题,必须重新修改完善。

3、数据存储。

在前两步骤没有问题的前提下,就可以将数据进行脱机存储,目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质,存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等,其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立,而相关文件说明要尽可能地齐全,包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等,建立起完整的项目档案元数据。

4、数据移交。

这是扫描加工工作完成前的最后一项内容,将前期工作成果向档案管理部门移交,移交的内容由档案管理部门规定,移交过程包括移交前的验收和办理交接手续,此验收由档案管理部门来验收,验收合格则进行下一步——办理交接手续,如果验收不合格,那么说明前期的工作还存在问题,需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后,标明此次工作即圆满完成。

档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一,这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心,但只要掌握具体规范,并在工作中积极总结经验,都能够把这项工作很好地完成。