传统档案数字化建设
档案数字化管理建设中存在的问题及对策
企业档案信息化管理是一项涉及多方面的复杂工程，为此，我们需要采取相应措施加强企业档案信息化管理工作。对于实际工程中存在的问题，我们要在认真分析的基础上，应用相应的对策措施做好应对，以促进档案管理信息化的发展。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1 企业对档案信息化建设重视度不够
档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，因此，大中型企业的档案信息化管理需要领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制。许多企业将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设却严重滞后。
1.2 落后的档案管理模式
我国档案信息化建设始于20世纪80年代末，目前，纸质档案与电子档案共存，传的档案管理模式已经不适用于当前电子档案的管理，而大中企业的档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密。
1.3 电子档案的安全防护不够严密
网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。
2 企业档案管理信息化的基本内容
企业档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此，企业档案信息化管理的基本内容可以概括以下几个方面。
2.1 实现档案信息的数字化
档案信息的数字化是整个档案信息化管理的基础，其他一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2.2 实现档案信息利用的网络化
档案信息利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无需到档案室联系，这对部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
2.3 实现检索的自动化
传统档案管理虽然编制了很多检索工具，但当档案的数量较大时，使用效率仍然较低。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外，这种自动化检索还可以通过网络实现。
3 加强企业档案信息化管理的对策措施
3.1 建立符合信息化要求的档案管理系统
在大中型企业管理中，建立与企业有关管理系统相衔接的档案管理系统是档案信息化最基本的条件。档案管理系统应具多种文件存储格式，支持多种功能，并能实现纸质档案管理中各流程的衔接，满足企业文档一体化管理的需要。在此基础上，才能对各部门的电子档案进行收集和控制，也有利于各部门对保存档案进行查阅。
3.2 加强对企业电子文件和档案的管理
电子文件归档的组织管理要以企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中，确保电子档案的真实性。
3.3 重视培养档案信息化管理人才
档案人员的素质直接影响着档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才。首先要加强理论知识与实践相结合的培训。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，还要不断提高档案信息化管理的实践技能。不同的企业，档案人员的知识体系侧重也不同。有的企业科技档案多，尤其是各项改造工程的图纸、竣工资料数量庞大而复杂，同时，还有会计、声像实物等档案，对档案人员的要求就更高。因此，理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段。因此，企业要加强档案人员信息化技术的培训，使其熟练地使用档案管理系统。档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度上还有待加强，而这些也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。
3.4 档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
3.5 信息共享
在现代社会激烈的市场竞争中，企业要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。单一的档案信息往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、局限性比较突出。在世界范围内要求“信息资源共享”的趋势下，企业档案信息化管理要向更高的目标迈进，必须加强与企业各部门间的互联合作，注重档案信息的整合，优化企业档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享。这是企业高效管理的要求，也是档案信息化管理的重要内容。
在新的历史时代要求下，企业档案部门在推进档案信息化管理过程中，要有融入企业全方位管理的档案思想，将优化组合企业各部门的信息资源，构建企业内一体化信息管理作为发展方向，尤其是档案、情报、图书、文书资源的一体化管理的研究，将促进企业档案信息化管理的快速发展，最终实现信息资源共享的建设目标。这也正符合国家在信息化建设重要发展时期提出的“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”信息政策。
企业档案信息化管理既是一项全新的工作，又是一项需要运用多种学科知识、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。为促进企业档案信息化管理的健康发展，各企业必须充分认识到企业档案信息化管理的重要性和作用，改革档案工作管理体制与运行机制。在实施企业档案信息化管理进程中，要科学决策、统筹兼顾、循序渐进、加强协调，保证资金投入的有效性，并重视档案人才管理。同时，要发挥企业档案信息资源的效能，为企业提供有效服务，切实落实企业档案的信息化管理。
传统载体档案是否需要进行数字化以什么为前提
传统载体档案是否需要进行数字化,以考虑利用需要及载体保护为前提，利用优先原则。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。
档案鉴定应根据利用者的要求和想法，对本馆（室）档案利用情况进行统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行鉴定和数字化处理。反映历史原貌原则。档案鉴定是数字化前对档案信息的提炼，特别是对于那些复杂的案卷，更要下狠心，剔除重复、无用或者无关紧要的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，集中地反映历史活动的真实情况。鉴定必须持谨慎态度，不能背离客观真实的历史。
档案数字化的标准是什么
档案数字标准化是实现互联互通、资源共享、业务协同的基石，档案数字化建设同样需要坚持标准化原则。
我国 1998 年提出了信息化建设的二十四字方针(统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互联互通、资源共享)，其中第三条就是统一标准，由此可见标准化对于档案数字化建设的重要作用和意义。
档案数字化一般分两块，一部分是纸质的“老档案”，这部分档案是过去计算机技术未大面积普及的情况下，手工书写、纸质化保存、库房存储。
采用人工方法进行查阅无需计算机就可以直接查看的纸质档案形式。
一部分是现在不断生成的“新档案”，这部分档案是在当前计算机技术、通信技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术等新技术日益普及的情况下。
由计算机生成、各种存储介质保管存储、采用数据库+专用档案管理软件进行日常管理，只有在计算机条件下才可以查看的电子档案形式。
对于“老档案”而言，我们是通过扫描、拍照等方式，转换成为计算机可以识别的图片文件，再对其建立电子目录来实现传统档案的数字化，故要对其生产的扫描型电子文件进行统一。
而对于“新档案”而言，由于文件的生成阶段就是电子文件信息，就要对其文字型电子文件、视频和多媒体电子文件、音频电子文件等文件格式进行统一。
所以说但不管是纸质的“老档案”还是当前的电子文件形的“新档案”，都应该坚持标准化原则，制定相应的标准和规范，按照统一的规范、标准，使传统介质档案数字化，电子文件归档，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。
信息化建设必须有标准化的支持，尤其要发挥标准化的导向作用，以确保其技术上的协调一致和整体效能的实现。
数字档案室及档案数字化建设方案
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
什么叫档案数字化，档案数字化有哪些好处？
什么叫档案数字化，档案数字化的好处
档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。
4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。
5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
传统载体档案是否需要进行数字化以考虑利用需要及载体保护为前提是否正确
传统载体档案是否需要进行数字化以考虑利用需要及载体保护为前提正确。
鉴定先行，是保证档案数字化质量的内在要求。馆藏档案数字化首先面临的问题是挑选什么档案进行数字化？科学圈定优先档案数字化的范围，剔除重复和无用档案，保证数字化的质量和效率，档案鉴定必须先行一步。
从实践经验看，档案鉴定应该遵循以下原则：利用优先原则。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案鉴定应根据利用者的要求和想法，对本馆（室）档案利用情况进行统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行鉴定和数字化处理。
反映历史原貌原则。档案鉴定是数字化前对档案信息的提炼，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除重复、无用或者无关紧要、可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真实情况。当然，鉴定必须持谨慎态度，不能背离客观真实的历史。
系统分析原则。在档案目录编研、专题专库分类上必须体现系统思维，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案材料的处理标准一致。在单个档案鉴定中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。
成本控制原则。要充分利用已有的信息传输网络和平台，统筹本区域各类档案馆（室）资源，发挥专业档案馆、技术团队优势，共享人才和技术资源，分级分工负责档案文件的收集、整理、鉴定、归档，避免档案重复鉴定、重复数字化处理等无效劳动，努力实现低投入高效率。
保护优先原则。数字化存储技术开辟了档案保护和利用的新途径。对珍贵档案、濒危档案的鉴定和数字化处理，可以减少原件使用，降低人为损坏，是对重要档案最经济和便捷的保护方法。
安全保密，是档案数字化建设的底线：
网络环境下，档案存储和利用都面临安全和保密问题的考验。传统载体档案数字化成果依赖于数字化设备而存在。由于数字化文件所依赖的技术和设备更新换代快，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的保护造成一定影响。因此，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。
比如，采用移动硬盘、光盘、服务器备份等方式保存档案信息。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。因此，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。
对于涉密档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络环境下，都必须有足够的保密意识，加大安全保密执法检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。
档案数字化是大势所趋，档案数字化建设的目的就是要让利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息，使档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。
