社保局档案电子化管理办法

社保局档案电子化管理办法是指社保局将传统纸质档案转化为电子化形式，并通过电子化管理系统对档案进行管理的规定和措施。

该办法主要包括以下内容：

1. 电子化管理的范围：规定了哪些档案可以进行电子化管理，以及电子化管理的具体要求。

2. 电子化管理系统的建设：规定了社保局应建设的电子化管理系统的功能和要求，包括档案扫描、数字化存储、索引和检索等功能。

3. 档案数字化的要求：规定了档案数字化的具体要求，包括扫描清晰度、格式要求、数据安全等。

4. 档案电子化管理的流程：规定了档案电子化管理的具体流程，包括档案扫描、数字化存储、索引和检索等环节。

5. 档案电子化管理的安全保密：规定了档案电子化管理过程中的安全保密措施，包括数据加密、权限控制、备份和恢复等。

6. 档案电子化管理的监督和评估：规定了社保局对档案电子化管理的监督和评估机制，包括定期检查、评估和反馈等。

通过社保局档案电子化管理办法的实施，可以提高档案管理的效率和安全性，减少传统纸质档案的存储空间和管理成本，方便档案的检索和共享，提高社保局工作的效率和服务质量。

社保档案管理规定

法律分析：社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。在办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

法律依据：人力资源和社会保障部、国家档案局发布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》

第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

社保局档案管理制度

档案管理制度<>为贯彻实施《中华人民共和国档案法》,确保垦区社会保险系统档案资料的完整,提高档案的科学化和规范化管理水平,特制定本制度.一,总局,分局社保局办公室为两级机构的档案管理部门,农牧场社保局应指定专人管理文书档案,会计档案和业务档案.二,三级社保机构在党务,行政,业务以及财务,人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档.业务科室负责业务文件立卷和定期向办公室归档;财务科负责财务档案的立卷和定期向办公室归档;其余所需立卷和归档的文件材料均由办公室直接处理,办公室主任和专职文书,档案员应对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导,监督和检查.三,档案的立卷和归档要求:(一)应归档的文件材料齐全,完整;(二)文件和电报按其内容的联系,合并整理,立卷;(三)归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用.四,有关干部人事管理,工资,职称,编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的干部档案和工人档案,由政工科管理.五,有立卷和归档职能的科室(办)应在第二年上半年向办公室移交档案,办公室档案员和科室(办)移交人根据移交目录,清点核对,并履行签字手续.财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年必须按时移交.六,办公室负责档案管理的专兼职人员,应会同业务科室,根据工作需要,编制必要的目录,卡片,索引等工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为本单位各项工作服务,并注意掌握档案的利用效果.七,归档范围,保管期限和档案销毁(一)归档的文件材料的范围:凡是反映本单位党务工作和业务工作活动,具有查考价值的文件材料均属归档范围.1,上级机关或业务主管部门的文件材料:(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件,以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;(3)上级领导等视察,检查垦区社保工作时的重要指示,讲话,贺词,照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料;(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸,刊物转载).2,本单位的文件材料:(1)本单位组织召开的社保系统工作会议,社保系统专业会议的全套文件材料以及各种声像材料;(2)本单位党组,行政领导会议(局务会议)材料;(3)本单位颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿,印制稿,重要文件的修改稿;(4)本单位的请示与上级机关或主管部门的批复文件,下级机构的请示与本单位的批复文件;(5)本单位及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划,总结,报告,年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等;(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料;(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数),信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘,片),工作记录等;(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料;(9)对下级检查,调查研究形成的重要文件材料;(10)统计原始台帐,统计报表,汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机盘片等);(11)本单位形成的凭证,帐薄,财务报表,其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机盘片等);(12)审计工作中形成的审计通知书,审计调查通知书,审计工作底稿,审计报告,审计意见书和审计决定等;(13)本单位购建办公楼,重大修缮项目,征用土地以及基本建设工程施工,竣工,购置大中型设备的文件材料,信息化管理系统的开发建设等文件材料等;(14)本单位制定的条例,准则,章程和各项管理制度等文件材料;(15)本单位成立,合并,撤销,更名,启用印信及组织简则,人员编制等文件材料;(16)本单位,本系统的历史沿革,大事记,反映重要活动事件的剪报,声像材料,荣誉奖励证书等文件材料;(17)本单位(包括上报,下批)干部任免(包括备案),调配,培训,专业技术职务申报,考试和评定,考核聘任,党员,团员,干部工勤人员名册,报表,以及工作人员的考试,考核,考勤,评聘,录用,转正,定级,调资,退职,退休,离休,评残,抚恤,死亡等工作及干部评优奖惩等文件材料;(18)本单位和按干部管理权限规定的为下级单位办理的干部,工人的转移工资,行政,党,团,工会组织介绍信及存根;(19)财产物资,档案等的交接凭证,清册.(20)本单位的业务宣传,"CI"策划的定稿和印本,编印的情况反映,简报,宣传册等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本;(21)本单位与外单位签订的各种合同,协议等文件材料;(22)其他按有关规定应予归档的文件材料.3,同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关的文件材料.(1)同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;(2)有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件;(3)同级行政部门和非隶属机关与本单位联系,协商工作的重要往来文件.4,下级单位的文件材料:(1)下级单位报送的重要工作计划,报告,总结,典型材料统计报表,财务预算,决算报表等文件;(2)下级单位(分局社保局)报送的政策性备案文件.(二)保管期限档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的有关规定,档案的保管期限定为永久,长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行.垦区社保系统档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久,长期和短期保存.1,永久保存的档案:本单位制定的属于政策性的文件;处理重要问题形成的文件,材料;召开的重要会议的重要文件材料;重要的请示,报告,总结;会计决算报表,综合统计报表;机构演变,单位领导人任免的文件材料;直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本单位业务并要贯彻执行的重要文件材料;构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料(包括备份的计算机盘片)及各基本险种的个人帐户资料等.2,属于长期和短期保存的档案由办公室会同应立卷和归档的业务科室共同制定保管期限,报主管或分管领导批准后执行;属于文件档案的由办公室根据有关规定制定保管期限,报主管领导或分管领导批准后执行.(三)档案销毁管理按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁.属于业务或专业档案的由办公室主任和相关的业务科长,鉴定确认;属文书档案的由档案员和办公室主任共同确认.销毁前由档案员登记造册,办公室主任和有关业务科长共同签字,报单位主管领导或分管领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字.八,会计档案的管理(一)会计档案由总局和分局社保局组成保管单位,实现集中统一管理.总局社保局财务科应将保管超过一年的会计档案移交办公室档案员统一管理;各分局社保局财务科应将分局和所属的农牧场社保局保管超过一年的会计档案移交分局办公室统一管理(未实现局统筹的医疗保险,工伤保险和生育保险的会计档案,仍由农牧场社保局妥善保管).(二)按年度形式分类法,档案员应将会议档案分成四类,即凭证,帐薄,报表和其他分别组成保管单位.(三)会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起.会计档案的保管期限为永久,定期两种,垦区社保系统会计档案的保管期限明确为:1,会计凭证:15年.2,会计帐薄:现金日记帐,银行存款帐为25年,其他15年.3,会计报表:预算报表5年,年度决算报表永久,其他报表15年.4,其他15年.5,固定资产清理报废,清理后5年.6,会计档案移交清册15年.7,会计档案保管清册25年.8,会计档案销毁清册25年.(四)档案员应对会计档案分虽不同的类,按保管期限的长短依次排列案卷,做到科学管理,妥善保管,存放有序,查找方便,同是时严格执行安全和保管制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密.(五)档案员应汇同财务科的有关人员共同编制完整的会计档案目录,以利查找,提供,利用.并共同对各分局的会计档案管理进行业务指导,监督和检查.九,档案保管制度(一)存放档案必须有专门库房,并设有专柜,架,排架,排柜要科学和便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具.(二)微缩胶片,照片,磁带,光盘,磁盘的保管要符合规定要求.备份的磁盘,光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管.(三)要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐,物相符.(四)库房要经常通风,做到整洁卫生.库房内不准吸烟,以免发生火灾,并做到七防:防火,防盗,防潮,防鼠,防虫,防尘,防光,以确保安全和延长档案寿命.(五)接收,借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续.(六)要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理.十,档案借阅制度(一)借阅档案一律履行借阅手续,借阅人有借阅档案和归还档案时应签名并注明日期.(二)借阅的档案不得中途转借他人.(三)会计档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借,其他部门和人员一律不予借阅.(四)所有档案要注意保管,保密,不得弄脏和乱划,涂抹,剪裁和拆毁.(五)借阅的档案未经批准,不得复制,拍照.借阅档案的时限为7天,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续.

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社会保险业务档案管理规定(试行)

第一条　为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。第二条　依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。第三条　本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。第四条　人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

　　社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

　　社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。第五条　社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。第六条　社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。第七条　社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。第八条　社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。第九条　社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

　　社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。第十条　社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。第十一条　社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

　　鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

　　鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。第十二条　社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

　　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。第十三条　社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。第十四条　社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

　　（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；

　　（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

　　（三） 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

　　（四） 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

　　（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。第十五条　各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。第十六条　本规定自2009年9月1日起施行。

　　附件：
　　社会保险业务材料归档范围与保管期限

上传户籍电子档案数量不得超过多少张

上传户籍电子档案是没有具体数量张数限制的，但是也不可上传太多页，有些信息不是系统需要的也增加了相关人员的审核工作。户籍档案是专门档案的一种。公安户籍部门在某一行政区域范围内对居民户口管理过程中形成的档案。包括办理户口登记、户口迁移手续，申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。
户籍档案电子化的意义1.提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；
2.提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；
3.增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
【法律依据】
根据《档案管理规定(试行)》规定，人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心负责人表示，社会保险业务档案保管不收费。社保档案保管查询不收费。社会保险事业管理中心负责人表示：社会保险经办机构建立和保管社会保险业务档案不会向参保对象个人收取费用。同时在依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务时也不收费。将向电子档案过渡。该负责人还表示，社会保险业务档案电子化管理是必然的发展方向。《规定》提出：国家有特别规定的，从其规定。这样，给以后规范电子文档管理留有接口，也为以后发展电子档案奠定了基础。