为什么国家没有在全国建成统一的电子档案呢?还要用纸质的,太麻烦了
《网络惊魂》,这是一部美国电影,虽然是一部娱乐电影,但是里面的理念是有启示意义的。你可以去看看,从头到尾仔细的看,看完就知道为什么不能全部电子化了。
有的时候,传统的东西也有他的优势,纸质的虽然麻烦但比电子的更可靠。档案这种东西,如果全部电子化,那么造假就变得更容易,而且查不到原始的资料,根本没法举证、追究。
个人档案为什么不能统一电子化管理?
因为你这种遗失档案的情况太多,没有办法管理.
遗失了就从源头查起,学校退档到了哪里?谁接收的?回执在哪里?谁遗失的谁负责出具遗失证明.
纸质档案与电子档案的优缺点?
纸质档案与电子档案的优缺点?
档案电子档案与传统档案管理工作现状,可知其中存在着一定的问题:
(1)档案管理工作流程有待进一步的优化与规范;
(2)档案管理人员专业水平有待提高,电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时,由于实际工作中档案管理机制不完善,加上其它因素的干扰,可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现;
(3)传统档案受到当前发展形势的影响,自身的应用范围受到了一定的制约,即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言,电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持,实际的应用范围正在扩大。与此同时,为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解,应了解二者的相关特征。传统档案的特征为:易识别、存储形式直观,但在长时间的保存中可能会丢失或者损害;电子档案的特征为:档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况,可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在:电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术,能够进行快速的修改,且不会留下痕迹,其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息,可对档案进行修改。因此,电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用,确保文件在保存与处理的过程中不会出错,增强电子文件的真实可靠性,确保电子档案的法律凭证地位不受影响;相对而言,传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明,可对既有的档案材料进行修改,修改的过程中由于其为纸制品,缺乏严格的验证程序,材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后,电子档案可随时进行归档,或在一定的时间内进行统一归档,文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门,并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证,最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中,需要进行访问限制,确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下,确保了档案的高效归档及完整性,避免了档案流失;传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理,并定期对所有档案进行更新整理,管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有:电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响,需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时,档案部门接收到电子文件后应进行格式转换,确保电子档案的统一保存;传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储,管理中占用一定的空间,并需要严格控制存储环境,实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在:电子档案文件比较特殊,需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号,并给出相应的分类号与档案号,其中采用了全方位的检索工具,方便了用户查询,减轻了档案管理工作量;传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源,管理中可能会出现人为错误。
听说以后纸质档案要被电子档案取缔,是真的吗,那还要交钱吗
首先,电子档案代替纸质档案应该是趋势,但是短期内估计很难执行,现在档案保管有在各单位的,有在人事局、劳动局政府机构的,还有人才市场这种半政府半商业机构的,怎么统一管理是个问题。
不过不管将来怎么改,都是要收费的,即使变成电子的,那存放这些东西的设备要钱,日常维护要钱,上面的管理软件也要钱,而且这么大量的数据肯定不能简单的存放在个人电脑里,肯定是服务器工作站的形式,那成本比较高呢,不过应该会比保存纸质的要省一些