人事档案电子化管理的优势

人事档案电子化管理的优势包括：

1. 提高工作效率：电子化管理可以快速检索和查找员工档案信息，节省了大量的时间和人力资源。相比于传统的纸质档案管理，电子化管理更加高效。

2. 提高数据安全性：电子化管理可以设置权限和密码，保护敏感的员工信息不被未授权人员访问。同时，电子化管理还可以进行数据备份和恢复，防止数据丢失。

3. 节约空间和成本：电子化管理不需要大量的纸张和文件柜，节约了办公空间和文件管理成本。此外，电子化管理还可以减少人力资源部门的工作量，提高工作效率。

4. 方便信息共享和协作：电子化管理可以方便地共享和协作员工档案信息，不受时间和地域的限制。不同部门和地区的员工可以通过电子化管理系统共享和查看档案信息，提高协作效率。

5. 便于统计和分析：电子化管理可以方便地进行数据统计和分析，提供各类报表和图表，帮助人力资源部门更好地了解员工情况和人力资源状况，为企业决策提供参考依据。

总之，人事档案电子化管理可以提高工作效率、数据安全性，节约空间和成本，方便信息共享和协作，便于统计和分析，是一种现代化的人事档案管理方式。

人事档案电子化是大势所趋

　　人事 档案 电子化是大势所趋

　　说起人事档案电子化的好处，正在进行这方面课题研究的 山西大学 政治与公共管理学院教授赵颖芳告诉记者，“它不但优化了办事程序，而且提高了档案的安全性。”

　　据她介绍，以往单位查档或开具个人证明，要先从档案库里调出档案，再打开档案一页一页翻看，办理时间至少在10分钟以上，麻烦的甚至半个小时;而电子档案系统建立后，只需在电脑中输入身份证号或档案编号，档案相关材料便可在电脑中显示出来，两三分钟之内便可搞定，复杂的也就 5分钟而已。

　　对于安全性的提升，赵颖芳表示，以往人事档案在被频繁地查阅、转移过程中，很容易丢失、被篡改，现在档案不用调来调去，丢失的概率要小。同时，只要有篡改，一对照电子档案，很容易被查出，有效地减少了人为涂改。

　　记者了解到，档案电子化带来的是全新的档案管理模式，在一定区域的人事档案管理查询系统上线后，该区域的人事档案信息将可实现共享，查询档案存放的所在地就变得易如反掌。既然实现了信息共享，这意味着人事档案业务将来可能就近办理。

　　在赵颖芳看来，既然档案实现了电子化，就有可能给每个存档者或存档单位生成二维码，实现业务的网上查询、网上申请，之后再通过网络直接发送过去，不用再去现场，从而实现线上线下的无缝对接。

　　此外，赵颖芳还建议，在生成电子人事档案系统后，纸质档案已经可以泰然“养老”。但是由于其分散储存浪费诸多空间，因此可建立集中管理式的人事档案馆。“届时，下级档案管理部门可将存档集体‘上交’，各存档机构的档案便可归于一处，集中存放，既便于管理又省却诸多麻烦。”

档案管理有什么优点

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1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、法人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。

5、企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

档案管理的作用和意义

综上所述，实现档案管理规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。而实现档案管理的电子化，更是可以将档案管理达到事半功倍的效果，使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理,配合组织、流程、信息一体化的整合,集团档案知识管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式,达到集团档案知识管理模式的进一步创新。

如何建设有效的档案管理信息系统

如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理，充分发挥信息技术的优势，有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中，档案管理信息系统作为一种新型的管理手段，节省了物力和人力，管理更加便捷，档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一，实现了编目整理的自动化，对档案进行整理和分类，优化档案管理系统。其二，档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据，对不同类型的数据进行统计，加快了档案统计工作的进度。其三，检索更加自动化，同时，检索达到全面、准确。
二、 档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员，无法很好地掌握和应用现代化技术，如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，使得其在工作过程中，无法适应档案信息系统建设，以致影响对信息的加工和信息的处理。同时，档案工作人员掌握检索技术的能力不足，也无法与各个图书馆建立联系，严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。