财务档案数字化

我的回答是，一是人事管理，实现企业人力资源全模块管理。建立档案数字化平台后，HR对每名员工都有画像。同时，档案数据库也是员工日常工作考核重要来源。人才发展，企业文化，都有迹可循，加强员工企业归属感。
二是财务管理，企业报销、入账、归档等内部流程电子化，可大幅压缩保管成本，减少发票票据物流费用，节约财务和业务人员时间成本，电子发票的应用就是如此。同时，方便开展财务分析，提高企业运行效率。
三是产品管理，对企业产品精密智控。它可让产品从售前进货环节就形成“出生档案”和制造中的“成长档案”，再到售后反馈的“终身档案”，让客户全面掌握产品生命周期，从而不断提高客户满意度和产品竞争力。
四是决策管理，帮助企业战略布局。档案数字化转型后，所有档案数据可具备实时性、全面性、直观性，能迅速的帮助领导人布局。比如，疫情期间，许多企业和政府部门依托大数据，确保供应链稳定，让工作流水线不脱节，人们生活有保障，切实为复工复产发挥积极作用。
综上企业档案数字化转型主要表现为档案资源数字化、业务流程数字化、服务产品数字化和管控模式数字化。它不及仅局限于传统意义上的提升档案管理效率，更重要的是组织、流程和业务的重组，从而实现档案业务转型升级和价值创造，业务转型才是核心内容。

如何进行档案馆数字化建设财务核算

1、加强企业财务档案管理的基础设施建设
　　软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
　　2、做好电算化会计档案的收集
　　所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
　　3、做好电算化会计档案的管理与保存
　　由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
　　此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
　　4、做好电算化会计档案的整理和利用
　　电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
　　5、提高财务档案管理人员的信息化素质
　　财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

什么是财务数智化？

百度百科：“数字化”与“数智化”是两个完全不同的概念，“数字化”是技术概念，而“数智化”属于数字技术的应用，两者虽有联系，但层面相去甚远。

深圳特区报：“数智化”是数字智慧化与智慧数字化的合成。有三层含义：一是“数字智慧化”，相当于云计算的“算法”，即在大数据中加入人的智慧，提高大数据的效用；二是“智慧数字化”，即运用数字技术，把人的智慧管理起来，相当于从“人工”到“智能”的提升，把人从繁杂的劳动中解脱出来；三是把这两个过程结合起来，构成人机的深度对话，使机器继承人的某些逻辑，形成人机一体的新生态。

个人认为：财务数智化可以理解为AI智能机器人在财务领域的应用，如：智能签收机器人、智能审单机器人、自动记账机器人、自动归档机器人等助力企业财务自动化、智能化、数字化发展。

扩展资料：

01智能审单机器人

智能审单机器人内置超过100项审单规则，以机器取代人工，严格执行固化的标准，避免人为疏忽，显著提升审单效率和减少人为误差。审核前置，能避免反复提交、反复审批、反复审核带来的内耗，降低财务人员工作量，提升员工报销体验。

应用场景：与很多高速增长的企业一样，随着规模不断扩大、销售业务不断拓展，某制造企业内部员工的因公消费支出也随之增多。现有的财务部门每月需要花费大量时间处理报销业务，逐一辨别发票真伪、是否合规，还需研判消费是否真实、合理，报销高峰期加班更是常事。

提交报销单直接触发审单机器人，通过规则校验即可送审，未通过打回重新修改，将财务管控前置，进而提高单据质量、降低沟通成本、减少业财矛盾。

02智能签收机器人

系统自动识别比对，全部通过的自动签收，有差错的自动标记，实物票据与电子影像对比结果以报告的形式展示，快速、精准的接收单据和发票，大幅提高单人处理的单据量和准确度，签收成功率超过80%，签收效率提升70%。

应用场景：企业财务收单依赖纯人工处理，工作量大、效率低下、处理周期长，耗时又耗力。尽管在收单过程中投入大量的时间和精力，仍无法避免线上提交的电子影像和实际提交的纸质票据存在错拿、漏提、甚至舞弊现象。

财务可以随时通过智能签收机器人完成各类单据的快速签收。财务在收到发票袋后，将所有纸质发票取出放入智能扫描仪内进行识别校验，系统扫描纸质发票并自动匹配关联线上线下所有单据票据信息，进行发票信息的智能比对，通过的自动签收，有差错的自动标记，显示签收结果，财务再多发票也不怕，员工报销体验也得到了显著提升。

03自动记账机器人

支持不同业务场景的凭证模块配置，自动生成费用及进项税分录，支持成本中心、客商信息、项目及WBS、现金流量代码等多维度辅助核算项，并自动推送至总账系统，从此告别繁琐的誊抄记账，做账效率提升80%。

应用场景：集团型企业分支机构众多，年发票量百万张，进项发票的核对和记账，要一张张手动做，不仅效率很低，而且容易出错。

企业财务根据不同业务单据匹配了不同的凭证模板，每笔消费完成后自动便能按照记账规则自动生成凭证一键入账，并自动推送至总账系统，极大提升记账效率。财务从此告别凭证手工录入的方式，实现也有了更多时间用于对数据的加工与处理，助力业务提升效率。

04自动归档机器人

以业务类型为线条，将当前业务类型对应的相关单据、票据、合同、银行回执单、凭证及附件按凭证入账时间或单据审批完成时间，启动归档机器人，根据归档规则，对所有相关联单据、票据、附件等资料进行一一归档，达到“应归尽归”的目的，真正实现无纸化办公，提高企业效率。

应用场景：随着业务的迅速发展，企业票据处理量剧增，日均业务凭证过万。面对如此众多的业务凭证，采用传统分散的会计档案管理方式不仅打印存储等管理成本高，文件的装订管理流程繁杂也大量消耗人力物力，且易造成人工失误，严重降低财务工作效率。难以满足企业的财务管理需求。

自动归档机器人实现了前端所有的单据、票据、审批流程等财务凭证的全面采集。同时，根据不同业务活动的管控要求，做到应归尽归，不遗漏原始凭证。归档完成后，通过搜索引擎进行全文检索，同一档案的所有相关联资料、影像均可关联查询与展示，线上电子档案也与实物档案一一关联，财务可快速定位找到对应的档案资料，大大提升企业会计档案管理效率。

总结：财务数智化就是智能化和数字化技术在财务领域的应用，未来，财务数智化将会更加精细化、智能化、平台化、人性化，通过全生命周期的费用管理服务体系，为企业数字化管理持续赋能！

参考资料来源：1. 百度百科        数智化

2. 深圳特区报          数智化应用

3. 胜意科技          未来已来|胜意科技费控云财务AI+RPA，助力企业财务管理数字化升级

纸质档案数字化处理的基本程序与方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

文书档案数字化收费标准每件的平均页数

档案数字化收费标准：

　　1、文书档案：简易整理方法：6元/件。传统整理方法：50元/件

　　2、专业档案：30-35元/件（每件200页含200页的收费30-35元，每件增加50页收费增加15元，每件增加51-100页的收费增加30元，以此类推）。

　　3、扫描：A4每面0.50-0.60元；A3每面0.90元；超过A3，按照图纸收费每面1.5元。

　　4、会计档案：6元每件/卷。（每件200页含200页的收费6元，每件增加50页收费增加3元，每件增加51-100页的收费增加6元，以此类推）。

　　5、科技档案、基建档案、工程及规划档案：60元/卷（每卷200页含200页的收费60元，每卷增加50页收费增加20元，每卷增加51-100页的收费增加35元，以此类推）。

　　6、声像档案：每册/每盘/每件8元。

　　7、实物档案：每件8元。

　　8、资料汇编：每卷按目录条数收费，每条4元；整理加录入每条8元。

　　9、销毁档案目录录入：每条4元。10、人事档案：按照简易方法整理，每人30元；按照组织部十大类整理，每人120元。

　　档案数字化单价怎么算

　　1、档案类型

　　文书档案、财务档案、人事档案、科技档案等等，不同的档案类型因形式不同、装订方式不同等等，自然档案数字化加工收费标准也不同。

　　2、档案纸张的受损程度

　　纸张的受损程度直接决定着数字化加工的难度、数字化加工的设备、数字化加工的时间。

　　1）数字化加工的难度。不同加工难度需要不同的技术和专业团队支持，就会产生不同的成本，进而影响档案数字化加工收费标准。

　　2）数字化加工的设备。受损程度不同的纸张需要不同的扫描或拍照设备，那么就涉及到是否有设备的采购或租赁、设备价格的高低，都会直接影响档案数字化加工收费标准。

　　3）数字化加工的时间。受损纸张程度高的纸张必然比受损程度低的纸张耗时久，那么相应的人工成本也将增加，即hi影响到档案数字化加工收费标准。

　　3、档案加工地域

　　档案数字化加工收费标准也会受当地经济发展的水平的影响。经济发展水平高的地方和低的地方相比，档案数字化加工收费标准也是不同的。

　　总而言之，档案数字化加工是一项严谨的服务，专业的数字化服务商将会安排档案老师上门评估，对您的档案容量、材质、所需设备、场地等要素进行评估之后，制定出全方位的数字化方案，才能确定档案数字化加工收费标准。

　　所以，档案人在有数字化需求时，需要请档案上门评估，才可获取最权威的档案数字化加工收费标准。

原始单据如何实现数字化

原始单据实现数字化存储、网络化共享、可视化查询，带动了财务工作的全面e化变革。原始单据数字化有利于满足审批人员看到原始单据进行审批的管理习惯；有利于提高单据查询的效率，优化单据查询的效果；有利于会计信息高度共享、快速整合；有利于财务公开，加强廉政建设。行政事业单位可根据财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化。会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现，也可以二者兼而采之。原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成。传统的报销模式采用手工报销的方式来实现，报销人员填写好纸质单据找财务审批人员审批，最终到财务审核报销。网上报销模式通过网络传递填写好标准化报销单据，进行流程化的业务审批，网络化的财务审核，使财务报销实现跨地域、跨时空、跨部门进行流转。 （一）原始单据数字化在网上报销的重要性 一是原始单据数字化有利于满足财务审批人员需要看到原始单据进行审批的管理习惯。传统的审批流程运转时，财务审批人一般先翻阅需要进行审批的原始单据和相关的报告等，然后签注手工审批意见。而日前，一般的网上报销应用模式并不是把原始单据扫描进电脑，而是由报销人根据原始单据内容（包括金额、事由、费用类型、发票号码等相关信息）在网上报销系统中填写报销凭证，这种方式下审批人无法看到纸质票据的影像。为了满足财务审批人需要看到原始单据的管理习惯，有必要通过扫描仪、摄像头等终端设备将纸质的原始单据数字化后，作为电子报销单的附件以备审批人调阅。同时报销系统根据预先配置的流程信息，将电子单据和原始单据影像一起提交给审批人进行审批。这样审批人审批时对报销内容有直观、感性的认识，使审批人做到心中有数。 二是原始单据数字化有利于提高单据查询的效率，优化单据查询的效果。目前很多财务软件，都没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能，一般只是简单地记录每张记帐凭证附件资料的份数。操作过程一般是依椐相应的原始单据制作电子记帐凭证，将其打印出来后并附上原始凭证资料装订成册进行管理，电子核算数据与原始单据资料是分离的。这种分离保存不便于发挥财务信息化的快捷优势，如需查询某项内容的附件资料，就必须先查询电子凭证，然后再到档案部门翻寻相关原始附件，效率的低下是显而易见的；原始单据资料“正本”是采用传统方法的订本式管理，装订位置会占据一定的面积，复印“正本”资料时部分内容会被遮盖；另外有些“正本”资料字迹随着时间的推移可能会出现不同程度的褪色，如果复印效果也。会不理想。而实现原始单据数字化有利于提高单据查询的效率，查询结果清晰、完整。 三是原始单据数字化有利于会计信息高度共享、快速整合。单位领导在总结和决策时，可能需要对某一个或某一类型的项目进行全面、综合了解、分析，而原始资料已经进行了财务归档，必须通过先查电脑数据后再翻查会计记账凭证附件资料，一一复印整理出来，困难较大，耗时耗力。而如果对所有会计信息都已经实现原始单据资料数字化，并进行全面地整合、科学地分类管理，实现数据共享查询，那么领导在做横向对比、纵向比较、综合决策时，将会事半功倍。 四是原始单据数字化有利于财务公开，加强廉政建设。数字化的原始单据影像在财务信息化平台里可以在线查询、调阅、对比等，增强了行政事业单位财务管理和会计核算的透明度及规范性，形成多部门、多用户流程化运转，财务审批人、工作人员广泛参与，多手段同时运用的立体监督格局，使财务事项在事前、事中、事后实现全程监督。有利于推动行政事业单位财务公开制度，促进建立健全公开、透明、规范的财务监督机制，加强廉政建设。 （二）原始单据数字化的内容选择 行政事业单位在日常进行的各种财务活动中取得的各种原始纸质票据凭证大小不一、种类繁多。在目前的软件支持和硬件支撑条件下，并不一定需要将取得的所有纸质原始票据都进行数字化，可以根据本单位财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化。从当前金融行业的原始单据数字化工作实践看，他们对财务活动产生的所有原始凭证等会计档案全部进行逐张采集，推行原始票据等会计档案电子化管理：人民银行已经建立了中央银行会计凭证影像事后监督系统（IAs），建设银行总行开发了会计档案管理及会计稽核系统（ADMAS系统），实现了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的采集、加工、储存、调阅自动化和电子化。这样做保证了纸质档案和电子档案的完整对应。但对于一般行政事业单位而言，要实现金融行业的这种硬件和软件的高配置以及操作人员的高要求还是有不小的难度。因此，行政事业单位可以根据本单位的条件、特点、要求，选择适合本单位财务管理实际需要的原始单据进行数字化。例如：对财务活动产生的原始票据可以按照重要性的原则，按照一定规则有选择地进行采集，采集的数字化信息主要作为网上审批时的辅助证明（实物凭证在审批和审核流程结束后按照会计档案管理要求正常归档）。制定的采集规则必须满足审批需求，比如涉及同定资产的票据、单张发票金额达到一定金额以上的原始单据等必须逐张采集；出租车发票、定额发票等小额票据整理粘贴后，注明单据张数再进行集中数字化采集。这种做法减轻了单据数字化采集的工作量，在审批需要和录人工作量之间取得一个平衡点，尤其是在录入点多，没有新增录入人员（由报账人员兼职）时，更容易被报销单位和报销人员接受，有利于网上报销工作的顺利开展。 （三）原始单据数字化的采集方式 会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现，也可以二者兼而采之。集中式是指各报销单位将原始单据统一报送中心录入点进行单据的数字化。这种方式在各报销单位相对集中、离录入点较近的情况下采用。分布式是指有各报销单位自行设立录入点，将原始单据数字化以后，通过网络将影像数据上传到中心数据库。这种方式在各报销啦位相对分散、离中心录入点较远的情况下采用。集中式录入可以采用价格相对较贵的高速扫描仪提高原始单据资料数字化转换的效率，数字影像的质量更有保证。但由于要保证数字影像与网上报销流程中每笔业务相关联，这对操作人员的职业素质提出了更高的要求。分布式录入可以由网上报销申请人员提交申请的同时，将原始单据资料的数字化影像作为附件关联提交，因此分布式录入更适合网上销流程的流转，但必须尽世设法降低报销人员的录入工作量，提高录入的便利性和效率，促进网上报销工作的顺利开展。 （四）原始单据数字化的采集管理 目前主流财务软件对于原始单据采集一般都是以附件的形式存在，一张报销单关联很多张经过采集的原始单据数字化影像，这些数字影像一般是按采集的时间先后顺序排列，原始单据上的相关内容并没有进行OCR识别整理，调阅时无法按照金额大小、内容、日期等进行排序选择，这在一定程度上降低了网上审批的效率。因比，原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成的。根据影像电子信息自动识别凭证版面，应用OCR识别技术、图像处理、模式识别、人工智能等计算机技术手段，让系统同时提供可视化工具，根据版面类型确定单据的处理模式：自动处理或手工处理，把记录在原始单据上的内容转化成文本信息，并且建立起与数字化影像相关联的档案，有效地减少人力投入，提高数据采集的效牢，优化数据采集的效果。 作者：不详 来源：网络