人事档案电子化管理初探
人事档案电子化管理是指将传统的纸质人事档案转换为电子形式，并通过信息化技术进行管理和存储的过程。这种管理方式可以提高人事档案的安全性、便捷性和效率，减少纸质档案的占用空间和管理成本。
人事档案电子化管理的初探可以从以下几个方面进行：
1. 系统建设：首先需要建立一个人事档案电子化管理系统，包括人事信息录入、查询、修改、删除等功能。系统应具备安全性、稳定性和易用性，能够满足企业的实际需求。
2. 数据录入：将纸质档案中的人事信息进行数字化录入，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、薪酬福利等内容。录入过程需要保证数据的准确性和完整性。
3. 数据存储：将数字化的人事档案存储在电子设备或云端服务器中，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立备份机制，防止数据丢失或损坏。
4. 数据管理：通过电子化系统进行人事档案的管理，包括档案的分类、整理、归档和检索等。可以利用系统的搜索功能进行快速查询和筛选，提高工作效率。
5. 安全保密：加强对人事档案的安全保密工作，确保只有授权人员可以访问和修改档案内容。可以通过权限设置、密码保护和审计等措施来加强安全管理。
人事档案电子化管理的初探需要充分考虑企业的实际情况和需求，逐步推进，同时注重培训员工，提高他们对电子化系统的使用和管理能力。此外，还需要制定相关的制度和流程，确保电子化管理的顺利进行。
【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统
一 电子档案的定义 电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
〔责任编辑：庞远燕〕
浅谈人事档案管理发展方向的探索
针对人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、资料来源散、运用范围广、传输间隔远等壹系列新状况新问题，加速人事档案现代化建立，依照中央组织部提出de“叁网叁库壹平台”de请求，进壹步加速人事档案管理工作向网络化、数字化方向转变，应用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷de特性，完成人事档案管理工作de新逾越，shi当前信息化社会de必然选择。
1.人事档案管理电子化。当前，随同着计算机以及网络技术de迅猛开展，过去传统de人事档案管理形式曾经无法顺应新形势de需求，改动传统de管理形式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程曾经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案de相关信息shi最关键也shi最根底de局部。完成人事档案管理现代化de前提在于首先完成人事档案de电子化，也就shi将原有de纸质型档案停止电子型档案de转化，就shi把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手腕构建个人信息体系。并以此为根底，树立愈加精确和完备de人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷精确地为相关部门提供人员根本状况及综合信息效劳，完成无纸档案与原始档案de互相协同配合。可以进壹步防止因纸质人事档案方式上de非公共性、内容上de信息不充沛以及易作假性形成de人为毁坏或者磨损毁坏，处理当前人事档案中存在de理想难题。人事档案电子化de意义关键在于数据采集真实、管理愈加标准，同时能够有效节约本钱减少风险。
2.人事档案信息规范化。整合人才信息资源shi人事档案社会化管理de目的之壹，人事档案既有本地人才根本信息资源，也有全国范围内de人才信息。此时信息化整合de手腕在于依托系统软件支持，快捷便当地完成查询和统计功用，以到达共享整合信息资源de目de。此时除了需求必备de网络外，还用具备壹定de软硬件条件，以完成人事档案信息构成、交流、存储de规范化，便于更广范围de统壹调用。
3.人事档案信息网络化。人事档案网络化shi指人事档案电子化de根底上，在遵照档案失密规则de前提下，更好天时用网络de优势，全面施行人事档案信息资源de异地共享。网络化应和人事档案de失密特性统筹思索，对具有档案保管权益de部门赋予权限，使其可以经过网络调阅查相关人事档案，没有相应权限de单位则无法自行调阅。此外，在采取现代化管理手腕进步管理效能de 同时，相应人事档案管理者de综合素质也需求与时俱进。有偏重地增强专业人员de培训，使其成为既通晓档案业务，又能熟习运用相应软件de优秀人才，进壹步树立创新观念，不时开辟创新，加速数字档案和多媒体档案de树立进程，增强技术处置，确保档案失密，依托现代化手腕为人事档案提供愈加高效de管理。
综上所述，人事档案管理工作应以创新为中心，深化认识，开辟创新，进壹步进步人事档案工作质量和效劳程度，使人事档案管理工作提升到壹个全新de高度。我们应该分明地认识到，要真正完成人事档案管理de新开展，还必需从理论和实践方面做很多工作，新时期人事档案管理开展方向还需求广阔人事档案工作者共同探究和努力。
【浅谈人事档案管理】人事档案管理
人事档案是人资部门按照国家组织人事档案管理制度记载工作人员个人经历、业务能力、工作业绩等内容的文字资料，是历史、全面了解工作人员的重要信息源。人事档案的更新、提取、查阅、传递及时和方便与否关系到工作人员的切实利益。档案工作如何与时俱进，更好地为人力资源工作服务，值得人力资源部门思考和研究。
1 人事档案管理工作的重要性
1．1 人事档案的重要性决定了人事档案管理工作的重要性
人事档案管理工作是做好人力资源管理工作的基础和前提，是人力资源管理工作的重要组成部分。胡锦涛总书记指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”所以加强人事档案规范化管理，充分发挥人事档案在实际工作中的作用，是人力资源管理的一项重要任务。人事档案管理工作做得好不好，是衡量一个单位、一个部门、一个人力资源管理工作水平的标志之一。
1.2 加强人事档案工作，是深化人事制度改革的现实要求
人事档案管理工作的一个基本任务，就是收集有价值的材料和信息，不断完善档案内容。既能充分反映人事档案制度改革成果，也有利于形成正确的人事经历记录，加强工作人员的有效监督，促进各项改革措施的贯彻落实。
2 人事档案管理存在的问题
随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展，原有的人事档案管理的弊病日渐暴露，严重影响了人事档案的管理和使用。当前的人事档案管理主要存在以下几个方面的为难题。
2.1 对人事档案管理工作重视不够
人事档案管理工作是一项政策性强和原则性强、默默无闻，需要档案管理人员无私奉献，长期做幕后英雄的工作。随着社会主义市场经济的发展，一些人就认为人事档案“没什么用了”。在实际工作中，个别领导认为人事档案管理工作就是简单的收集材料、保存档案，只要人事档案不遗失，能应付检查就行了，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。
2.2 人档分离成普遍现象
近几年，国家人事制度的改革，人才作为一种重要资源也走向了广阔的市场，国家出台了一系列优惠政策鼓励人才的流动，强调任人唯贤和公平竞争，人才已有单位、企业所有变为社会所有，成为了“社会人”。人员在各类型单位、企业间的流动日益活跃，使得人尽其才、能上能下、能进能出。但是日益频繁的人才流动也引发了一些问题，流动人员的档案管理问题就是其中之一。很多高学历人才为了实现自己的梦想，为了寻求良好的工作环境，或尚未落实工作单位，或选择到非户口所在地工作。由于频繁岗位、职位的流转，加上人事档案转档、异地调档手续繁琐等方面的原因，最终放弃了人事档案，造成弃档、揣档人员越来越多，而且有愈演愈烈发展之势。
2.3 人事档案存在多头管理，难以形成统一规范的管理
从现行的人事档案管理体制来看，人事档案分别由组织、人事、劳动部门和企事业单位管理，难以形成统一规范的管理。尤其是私营、集体企业自主管理，国家缺少与之相配套的人事档案管理监督机制，使一些私营、集体企业放松人事档案管理，甚至有些单位将人事档案看作是单位财产，把扣押人事档案作为人才正常流动的手段。
2.4 人事档案内容不健全
人事档案中的的材料一般由本人填写，由于单位组织对有些材料缺乏严格的审查，致使个别人事档案内容不准确，如有的人事档案材料中姓名用字“不固定”，有的人事档案材料内容前后“不一致”，给人力资源管理工作增加了难度。
3 对人事档案管理的建议
3.1 要解放思想，与时俱进
随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样，把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。
3.2 加强个人对人事档案作用的认识
目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。
3.3 各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作
要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。
3.4 加强电子文件归档管理，提高档案管理水平
根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。
3.5 稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型
档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。
4 总结
科学规范的管理人事档案是当前档案管理中的主要手段，是提高人事档案管理的主要手段和措施。在人事档案管理的过程中，坚持以实际状况为主，与时俱进才能够在当前社会发展的过程中发挥其应有的作用，提高社会发展的相应手段和措施。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，是做好人事档案管理的关键，更是为经济发展和社会进步提供发展动力的主要措施。
员工档案管理电子档怎么做
以下是员工档案管理电子档的具体做法：
1、建立电子档案系统：通过专业的信息管理软件或人力资源管理系统，建立员工档案的电子数据库。
2、录入员工信息：将员工的基本信息、入职资料、合同信息、考核记录等内容录入系统。
3、文档扫描：将纸质文件扫描成电子文件，并存储在相应的电子档案中。
4、权限管理：设置不同级别的权限，确保只有授权人员能够查阅和修改档案信息。
5、定期备份：对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。
知识拓展；
一、优势和好处：
提高效率：电子化处理可以快速检索员工档案信息，节省大量的时间和人力。
节约空间：电子档案不占用实体空间，避免了传统纸质档案的大量存储问题。
信息安全：电子档案可以设置权限控制，保证档案信息的安全性和隐私保护。
环保节能：电子档案减少了印刷和纸张的使用，有利于环保和资源节约。
二、电子档案系统的选择：
在选择电子档案系统时，应根据企业规模、档案数量、预算等因素进行考虑。常见的系统有HRM系统（人力资源管理系统）、DMS系统（文档管理系统）等。
三、档案数字化处理：
电子化处理不仅仅是将纸质档案扫描成电子文件，还包括对档案信息的数字化处理和整理。如对文件进行分类、编号、归档等操作。
四、档案安全性：
电子档案的安全性至关重要，需要采取措施确保信息不被非法访问和篡改。可以通过密码、加密技术、备份等方式来保障安全。
总的来说，员工档案管理的电子化处理是企业信息化管理的一部分，它能够提高管理效率、节约资源、保障信息安全。
在实施电子档案管理的过程中，需要结合企业实际情况进行规划和选择适合的电子档案系统，同时注重档案信息的安全性和隐私保护。这样，企业能够更好地管理员工档案，提高企业运营效率和管理水平。
