公文档案可否电子化管理

公文档案可以进行电子化管理。随着信息技术的发展，越来越多的机构和组织开始将纸质公文档案转化为电子形式进行管理。电子化管理可以提高公文档案的存储、检索和共享效率，减少纸质档案的占用空间和管理成本。同时，电子化管理还可以加强公文档案的安全性和保密性，通过权限控制和日志记录等功能，确保公文档案的安全使用和管理。然而，电子化管理也需要考虑数据的备份和恢复、信息安全和合规性等问题，需要制定相关的管理规范和技术措施。

电子公文归档管理暂行办法

第一条　为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。第二条　本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。第三条　电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
　　机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条　副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
　　电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。第五条　电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条　电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。第七条　电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。第八条　需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。第九条　电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条　电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。第十一条　电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。第十二条　电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。第十三条　电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。第十四条　归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。第十五条　通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条　归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。第十七条　归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。第十八条　档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。第十九条　超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。第二十条　其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。第二十一条　本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条　本办法由国家档案局负责解释。第二十三条　本办法自2003年9月1日起施行。

电子化公务处理系统应当提供比较完备的档案管理功能其中的主要功能包括什么

电子化公务处理系统应当提供比较完备的档案管理功能其中的主要功能包括鉴定、归档、检索 、保管。

电子化公务处理系统是指运用信息技术手段，将政府公务管理过程中的传统纸质文件转化为电子信息，实现自动化和数字化处理的一种公务处理系统。其主要功能包括：

1、公务申报：公务申报是电子化公务处理系统的一个重要功能，通过系统平台进行在线申报，实现申报流程的全程监控和管理。

2、文件管理：电子化公务处理系统可对各类公文、合同、证明等信息进行在线管理，实现信息共享和查阅。

3、会议管理：该系统可以对会议安排、议题交流和决策结果进行在线管理，实现会议整个流程的数字化记录和追踪。

4、统计分析：通过对各项事务的数据收集和处理，该系统能够生成相关的统计报表和分析结果，支持领导决策和工作评估。

5、审批流程：电子化公务处理系统可以对各类审批流程进行在线管理，实现审核人员之间的协同审批和审核结果的及时反馈。

6、知识库：该系统还可以建立相应的知识库，用于存储和分享与各项公务工作相关的标准、规范、制度等信息资源，提高工作效率和质量。总之，电子化公务处理系统的功能丰富多样，旨在提高公务管理的效率和服务水平，促进政府治理现代化和数字化转型。

电子化公务处理系统的优势

1、信息共享：电子化公务处理系统可以把各部门的信息整合起来，实现信息的共享和协同，提高政府内部工作效率。

2、流程透明：通过在线申报、审批等功能，电子化公务处理系统可以让公务流程更加透明化和规范化，减少人力误差和管理漏洞。

3、资源节约：传统纸质文件需要大量存储空间和人力管理，而电子化公务处理系统可以节省这些资源成本，提高工作效率，并为政府节约开支。

4、数据安全：电子化公务处理系统能够对数据进行备份和加密，保证数据的安全性和完整性，减少因信息泄露而造成的损失。

5、快速响应：通过网络平台的快速响应机制，公民和企业可以随时提交申请，获得及时反馈和服务，提高行政服务水平和效率。

6、环保节能：电子化公务处理系统使用绿色环保的数字化管理方式，减少了大量的纸张、墨盒、打印设备等资源消耗，符合可持续发展的理念和要求。总之，电子化公务处理系统的优势在于提高政府工作效率、减少资源消耗、提高信息安全性和服务水平，也满足当今社会数字化转型和环保节能的需求。

国家档案局关于修改《电子公文归档管理暂行办法》的决定(2018)

一、将第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”二、将第十三条修改为：“电子公文形成单位应在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。”
　　本决定自公布之日起施行。

电子公文的七大问题

电子公文的七大问题

电子公文的七大问题，电子公文指的是把公文数据化，方便信息化管理，利用现在的先进科技去更好的完成工作，但是电子公文的出现也带来了一系列的问题。下面分享电子公文的七大问题相关内容。

七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足

长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。

七大问题之二：系统功能单一，层次不高

电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。

总之，目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走出传统公文处理思维方式，在公文流程上一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，不重视软件的开发和办文业务流程的再造和整合。

七大问题之三：安全隐患不容忽视，保密观念还需加强

电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。过去的“锁好柜”、“关好门”、“看好人”的保密措施已难以适应时代的需要。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。另一方面，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果，对电子公文安全性的担忧，在很大程度上遏制了公文处理电子化的推广。

七大问题之四：资金投向失衡，开发与应用脱节

对电子公文的开发和利用还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件，重建设、轻应用，重网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府信息部门的.大量建设资金投入到硬件设备上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。

公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规范化、数字化，这需要做大量基础性的工作，如规范办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化，制定系统代码、系统分类等。而目前，管理者、应用者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融合，以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被应用过的现象。

七大问题之五：规划滞后，标准不统一

目前与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《国家行政机关公文处理办法》，都是针对纸质公文制定的，虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。一些机关、单位在管理电子公文、设计公文处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成新的重复建设，资源不能共享，给今后电子公文传输和系统整合留下了难题。

七大问题之六：复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善

实施公文处理电子化，需要既熟悉公文处理业务，又掌握现代信息技术的复合型人才。电子公文处理系统将公文的制发、审签、运转、传输等各个环节电子化、网络化，这就要求各环节、各部位人员，包括审核、签发文稿的领导同志，都能够掌握电脑操作技能。现有机关工作人员大多限于知识储备的不足，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。

七大问题之七：电子公文立法空白，效力难以认定

目前我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这已经成为无纸化办公和电子政务发展的瓶颈。政府公文的电子签名、电子签章、电子指纹等从技术上讲，已经不成问题，但其法律地位还没有确认;从网络上下载的公文，权威性不强、可信度不高，尤其是作为法律、法规、政策依据提供使用时，效力难以认定;另外，如果仅仅是电子公文，在归档时也不被认可。这些问题如果迟迟不解决，电子公文将继续停留在现有的水平，难以有根本性突破，电子公文与纸质公文“双轨”运行，无纸化运行就难以实现。

电子公文处理程序

1、 要采用全面沟通的处理程序。就是上下左右全方位沟通，相互匹配。收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个环节同处一个系统，既能收得了、发得出，又能改得了、退得回；既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。同时，还应考虑到公文信息公开的需要，设计预留与互联网连接的功能。

2、 要采用自动生成的处理程序。就是实现公文格式自动生成。一是行政机关各类文种格式的自动生成。二是16个格式要素的自动生成。

3、 要采用高效运作的处理程序。就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。在办文阶段，办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件，进行拟稿、审核、会签、签发，并对办文过程进行流程跟踪监控。在发文阶段，利用政务网实现全方位传送。在归档阶段，计算机按照档案部门的规定建立数据库，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理。在各阶段工作环节上，设计错件追回、工作移交、工作授权等功能。