海口档案电子化管理办法
海口档案电子化管理办法是指海口市对档案管理进行电子化处理的具体规定和措施。以下是可能包括在该办法中的内容：
1. 电子档案的定义和范围：明确电子档案的概念，规定哪些档案可以进行电子化管理。
2. 电子档案的建设和管理责任：明确各部门和单位在电子档案建设和管理中的职责和义务。
3. 电子档案的采集和整理：规定电子档案的采集方式和整理方法，包括数字化扫描、录入、归档等流程。
4. 电子档案的存储和传输：规定电子档案的存储方式和安全措施，包括数据备份、加密、权限控制等。
5. 电子档案的检索和利用：规定电子档案的检索方式和利用条件，包括查询、下载、打印等操作。
6. 电子档案的保存和销毁：规定电子档案的保存期限和销毁程序，包括归档、封存、销毁等环节。
7. 电子档案的质量和完整性：规定电子档案的质量标准和完整性要求，包括文件格式、元数据、防篡改等要求。
8. 电子档案的审计和监督：规定对电子档案进行审计和监督的方式和程序，包括定期检查、抽查等措施。
9. 电子档案的法律责任：规定对违反电子档案管理规定的行为进行处罚和追责的法律责任。
10. 电子档案的推广和培训：规定对电子档案管理的推广和培训措施，包括培训课程、宣传活动等。
需要注意的是，以上内容仅为可能包括在海口档案电子化管理办法中的一些条款，具体内容还需根据实际情况进行确定。
海口市档案管理办法(2019修正)
第一章 总 则第一条 为了加强档案管理工作，保护和开发利用档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法适用于本市的国家机关、社会团体、企事业单位以及其他组织和个人。法律、法规另有规定的从其规定。第三条 本办法所称档案，是指过去和现在本市的国家机关、企事业单位、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 前款所称档案包括归档电子文件。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。第五条 各级人民政府应当加强档案信息化建设，并纳入政府信息化建设总体规划。第六条 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，各级人民政府、档案行政主管部门或各专业主管部门应当给予奖励。第二章 档案机构及职责第七条 市档案行政主管部门负责本市的档案管理工作，对本市的档案事业依法实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。 各区档案行政主管部门负责本辖区内的档案管理工作。 乡镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位档案工作实行监督和指导。第八条 机关、团体、企事业单位和其他组织应当配备档案工作人员，并保持其工作岗位的相对稳定。 档案工作人员应当接受档案行政主管部门的培训。第九条 设立市国家档案馆。各区应当根据实际需要，按照
国家有关规定，设置区级国家档案馆。市、区国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。 市、区综合档案馆依法履行以下职责：
（一）负责接收和收集本行政区域内各单位形成的档案资料；
（二）征集收购其他组织及个人产生的对国家、社会和本市有重要保存价值的档案资料；
（三）负责馆、室藏档案的统计；
（四）提供馆藏档案的利用；
（五）参与重大活动的纪实拍摄；
（六）建立档案信息资源库，对档案信息资源进行编研；
（七）利用馆藏档案资料对社会进行宣传教育；
（八）接受档案捐赠，向社会提供档案寄存服务；
（九）法律、法规规定的其它职责。 专门档案馆的职责按有关规定履行。第三章 档案管理第十条 机关、团体、企事业单位和其他组织应当对本单位档案实行统一管理，并对所属单位档案工作实行监督和指导。 各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，采用先进技术，通过计算机网络对档案进行接收、管理，实现档案管理现代化。第十一条 按照国家和档案行政主管部门规定，机关、团体、企事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的应当归档的文件材料，应当收集齐全，整理归档，按时移交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。 机关、团体、企事业单位和其他组织应当在翌年上半年前完成上一年的文书档案整理归档工作。第十二条 市、区举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教活动的，有关主管部门应当及时做好档案的收集、整理工作。第十三条 市重点建设工程项目竣工预验收时，应当有档案管理部门参加，对项目的档案加以预验收。第十四条 机关在撤销时，应将所有的档案、文件资料和印章向同级档案馆移交。机关在合并时，应将所有的档案及文件资料和印章向合并后的单位或同级档案馆移交。第十五条 科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的建档工作，应当与项目立项、计划进度、验收鉴定和评审奖励同步进行，并依法接受档案行政主管部门的监督、检查和指导。第十六条 国有企业因兼并、破产、出售、股份制改造或者实行承包租赁等原因发生资产或者产权变动的，由市档案行政主管部门会同政府综合经济管理部门和市国有资产管理部门按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定做好档案处置工作。第十七条 机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照下列规定，向有关档案馆移交档案：
（一）机关、团体及被列入接收范围的企事业单位形成的属永久、长期保存的档案在本单位保管满10年的，应当向同级档案馆移交；
（二）举办本办法第十二条规定的重大活动形成的材料，组织机构应当在活动结束后3个月内向同级档案馆移交；
（三）建国前的档案，应当按规定向相应的档案馆移交；
（四）档案保管条件恶劣，可能导致档案严重损毁的，可以提前向档案馆移交。
机关、团体、企事业单位向档案馆移交档案时，应当将档案目录（含机读目录）和其它参考资料一并移交。
海口市城市建设档案管理办法
第一条 为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)的管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规的规定，结合我市实际，制定本办法。第二条本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。第三条 本办法所称城建档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。第四条 市城市建设行政主管部门负责本市行政区域内城建档案的管理工作。市城市建设行政主管部门可以委托市城建档案馆负责本市城建档案日常管理工作，业务上受市档案局监督、指导。第五条 城建档案实行统一领导，分级管理的原则。建立以市城建档案馆为中心，城市建设系统、各区城市建设行政主管部门以及建设单位档案管理机构为基础的全市城建档案管理体系。
建设系统、市属各区城建档案主管部门以及建设单位应设立城建档案管理机构或指定专人负责城建档案工作，按要求做好档案资料的收集、归档、保管、移交和报送工作。第六条 市城建档案馆接收和管理下列档案材料：
(一)各类城市建设工程档案：
1、工业、民用建筑工程；
2、市政基础设施工程；
3、公用基础设施工程；
4、交通基础设施工程；
5、园林建设、风景名胜建设工程；
6、市容环境卫生设施建设工程；
7、城市防洪、抗震、人防工程；
8、军事工程档案资料中除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
(二)城市建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。
(三)有关城市规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科技研究成果和城市历史、自然、经济方面的基础资料。
(四)建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。第七条 建设单位在招标投标和与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要对工程档案的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求。
勘察、设计、施工、监理等单位认真收集和整理本单位形成的工程档案，及时向建设单位移交。监理单位要协助建设单位监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。第八条 凡列入市城建档案馆接收档案范围的工程，其竣工验收前，建设单位应提请市城建档案馆对工程档案进行预验收。验收合格后，由市城建档案馆出具工程档案认可文件，作为城市建设行政主管部门办理竣工验收和备案的必备文件。第九条 城市建设项目竣工验收形成的档案材料，应当在竣工验收后3个月内，由建设单位向市城建档案馆报送一套完整的工程档案。凡列为市级以上(含市级)重点工程项目的，建设单位还应向市档案馆报送一套完整的竣工图。
向市城建档案馆报送的档案内容，由市城建档案馆按国家规定确定。第十条 停建、缓建工程档案，暂由建设单位自行保管。
被撤销单位的建设工程档案，应当向市城建档案馆移交。第十一条 建设项目投入使用后进行改建、扩建或重要部位进行维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案，并在竣工后3个月内向市城建档案馆报送。第十二条 属于建设项目配套工程的地下管线档案材料，应当与建设工程档案一并向市城建档案馆报送。
地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案材料，应当在普查、测绘工作结束后3个月内向市城建档案馆移交。地下管线专业管理单位每年应当向市城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。第十三条 本市城市建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用1至5年后，应当全部向市城建档案馆移交；具有长期保管价值的档案，市城建档案馆可根据需要选择接收。
房地产权属档案的管理工作根据建设部《城市房地产权属档案管理办法》的规定办理。第十四条 市属开发区建设档案，应按照1995年《建设部关于做好开发区城建档案管理工作的通知》的规定，每两年向市城建档案馆移交具有长期和永久保存价值的档案材料。
电子文件归档与电子档案管理办法的总 则
1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
如何进行档案信息化管理
导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。
一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。
要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。
一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;
二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。
档案管理标准化包括：
档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。
因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：
首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。
其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。
再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。
