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社保档案电子化管理办法

作者:老师 时间:2023-10-31 16:40:11 点击:

社保档案电子化管理办法

社保档案电子化管理办法是指将传统的纸质社保档案转化为电子形式,并利用信息技术手段进行管理的方法和规定。

具体的管理办法包括以下几个方面:

1. 电子化档案建设:建立电子化档案管理系统,包括档案数字化、存储、检索、传输等功能。确保社保档案的完整性、可靠性和安全性。

2. 档案扫描和数字化:将纸质档案通过扫描设备转化为数字化文件,并进行分类整理和索引,确保数字化的准确性和可读性。

3. 档案存储和备份:将数字化的档案存储在安全的电子存储设备或云存储平台中,确保档案的长期保存和备份,防止档案丢失或损坏。

4. 档案检索和利用:建立合理的档案检索系统,方便用户根据需要快速查找和利用档案信息。同时,确保档案的机密性,只有授权人员才能访问和使用档案。

5. 档案传输和共享:通过安全的网络传输方式,实现档案的远程传输和共享。方便相关部门和机构之间的信息共享和协同办公。

6. 档案销毁和归档:根据相关法律法规和规定,对于不需要保留的档案进行销毁处理,对于需要长期保留的档案进行归档管理,确保档案的合规性和安全性。

通过社保档案的电子化管理,可以提高档案管理的效率和准确性,减少纸质档案的占用空间和管理成本,方便用户查询和利用档案信息,同时也有利于信息共享和数据分析。

社会保险业务档案管理规定(试行)

第一条 为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。第三条 本规定所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

  社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作,并接受档案行政管理部门的业务指导。

  社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所,确保档案的安全,并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理,并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管,并及时编制索引目录。第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年,各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

  社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限,自形成之日的次年1月1日开始计算。第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

  鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员,以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

  鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,报同级人力资源社会保障行政部门备案,经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

  未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。第十三条 社会保险经办机构按照有关规定,将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的,限期改正,并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的,依法承担赔偿责任:

  (一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;

  (二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

  (三) 玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;

  (四) 违规提供、抄录档案,泄漏用人单位或者个人信息的;

  (五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定。第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。

  附件:
  社会保险业务材料归档范围与保管期限

社保档案管理规定

法律分析:社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放,严防毁损、遗失和泄密。在办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。

法律依据:人力资源和社会保障部、国家档案局发布的《社会保险业务档案管理规定(试行)》

第一条 为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规,制定本规定。

社保档案电子化管理办法

第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构),管理社会保险业务档案,适用本规定。

员工个人档案管理

员工个人档案管理

员工个人档案管理是怎么样的?下面由我为大家整理的员工个人档案管理,希望可以帮到大家!

一、首次参保职工如何办理新建个人档案?

社保档案电子化管理办法

新招用员工如果在“金保”系统中无微机档案(即无个人编号),需要通过网上申报系统建立个人微机档案。

操作方法:

(一)点击“个人档案申报”菜单下的“个人建档”,进入个人建档页面。

(二)点击“个人建档申请新增”。选择户籍类别、证件类型、输入身份证件号码,点击“校验”,系统通过身份证件号码进行合法性和未参保验证。校验通过的,据实输入个人档案的有关项目后,点击“保存”。

注意事项:

1.“户籍类别”填写规则:若职工户口为大连地区的则选择“本地”,非大连地区户口选择“外地”;身份证号码最后一位若是“X”,必须输入大写“X”。

2.个人新建信息页面中,单位填写时需注意带红色*为必填项,其它“人员基本信息”和“人员参保信息”也应准确填写(直接关系到用工备案的相关基本信息)。

3.用人单位录用的.农村户籍职工可由单位与职工协商确定缴纳五险或两险。如果参保职工需要参加农民工工伤、农民工医疗保险(两险),建档时在“身份临时标识”处应选择“农保农民工”;反之选择“非农保农民工”(五险)。

4.“用工形式”填写规则:若户口为农业户口则选择“农村合同制工人”(失业保险不缴纳个人1%部分);若户口为城镇户口则选择“城镇合同制职工”(农村户籍职工选择缴纳失业保险1%部分时,用人单位需填写《大连市企业职工社会保险个人信息变更申报表》到所属经办机构窗口办理);

5.大连市内四区、高新园区、旅顺口区、原金州区内各类企业、民办非企业单位及其具有上述区域城镇户籍的职工应同时缴纳采暖费补贴专项基金。符合上述政策规定的职工,需在“采暖费标识”处选择“参保”;不符合的,选择“未参保”。

(三)社保中心初审即生成个人编号后(点击“个人建档”,输入身份证件号码等查询条件,点击“查询”,页面显示审核状态),用人单位办结新录用员工的用工备案后,社保中心再进行二次审核。审核通过后,个人档案建立成功。个人建档数据在初审未审核(即未生成个人编号)情况下可以删除。

社保局档案管理制度

档案管理制度<>为贯彻实施《中华人民共和国档案法》,确保垦区社会保险系统档案资料的完整,提高档案的科学化和规范化管理水平,特制定本制度.一,总局,分局社保局办公室为两级机构的档案管理部门,农牧场社保局应指定专人管理文书档案,会计档案和业务档案.二,三级社保机构在党务,行政,业务以及财务,人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档.业务科室负责业务文件立卷和定期向办公室归档;财务科负责财务档案的立卷和定期向办公室归档;其余所需立卷和归档的文件材料均由办公室直接处理,办公室主任和专职文书,档案员应对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导,监督和检查.三,档案的立卷和归档要求:(一)应归档的文件材料齐全,完整;(二)文件和电报按其内容的联系,合并整理,立卷;(三)归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用.四,有关干部人事管理,工资,职称,编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的干部档案和工人档案,由政工科管理.五,有立卷和归档职能的科室(办)应在第二年上半年向办公室移交档案,办公室档案员和科室(办)移交人根据移交目录,清点核对,并履行签字手续.财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年必须按时移交.六,办公室负责档案管理的专兼职人员,应会同业务科室,根据工作需要,编制必要的目录,卡片,索引等工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为本单位各项工作服务,并注意掌握档案的利用效果.七,归档范围,保管期限和档案销毁(一)归档的文件材料的范围:凡是反映本单位党务工作和业务工作活动,具有查考价值的文件材料均属归档范围.1,上级机关或业务主管部门的文件材料:(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件,以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;(3)上级领导等视察,检查垦区社保工作时的重要指示,讲话,贺词,照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料;(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸,刊物转载).2,本单位的文件材料:(1)本单位组织召开的社保系统工作会议,社保系统专业会议的全套文件材料以及各种声像材料;(2)本单位党组,行政领导会议(局务会议)材料;(3)本单位颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿,印制稿,重要文件的修改稿;(4)本单位的请示与上级机关或主管部门的批复文件,下级机构的请示与本单位的批复文件;(5)本单位及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划,总结,报告,年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等;(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料;(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数),信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘,片),工作记录等;(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料;(9)对下级检查,调查研究形成的重要文件材料;(10)统计原始台帐,统计报表,汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机盘片等);(11)本单位形成的凭证,帐薄,财务报表,其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机盘片等);(12)审计工作中形成的审计通知书,审计调查通知书,审计工作底稿,审计报告,审计意见书和审计决定等;(13)本单位购建办公楼,重大修缮项目,征用土地以及基本建设工程施工,竣工,购置大中型设备的文件材料,信息化管理系统的开发建设等文件材料等;(14)本单位制定的条例,准则,章程和各项管理制度等文件材料;(15)本单位成立,合并,撤销,更名,启用印信及组织简则,人员编制等文件材料;(16)本单位,本系统的历史沿革,大事记,反映重要活动事件的剪报,声像材料,荣誉奖励证书等文件材料;(17)本单位(包括上报,下批)干部任免(包括备案),调配,培训,专业技术职务申报,考试和评定,考核聘任,党员,团员,干部工勤人员名册,报表,以及工作人员的考试,考核,考勤,评聘,录用,转正,定级,调资,退职,退休,离休,评残,抚恤,死亡等工作及干部评优奖惩等文件材料;(18)本单位和按干部管理权限规定的为下级单位办理的干部,工人的转移工资,行政,党,团,工会组织介绍信及存根;(19)财产物资,档案等的交接凭证,清册.(20)本单位的业务宣传,"CI"策划的定稿和印本,编印的情况反映,简报,宣传册等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本;(21)本单位与外单位签订的各种合同,协议等文件材料;(22)其他按有关规定应予归档的文件材料.3,同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关的文件材料.(1)同级行政部门或业务主管部门和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;(2)有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件;(3)同级行政部门和非隶属机关与本单位联系,协商工作的重要往来文件.4,下级单位的文件材料:(1)下级单位报送的重要工作计划,报告,总结,典型材料统计报表,财务预算,决算报表等文件;(2)下级单位(分局社保局)报送的政策性备案文件.(二)保管期限档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的有关规定,档案的保管期限定为永久,长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行.垦区社保系统档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久,长期和短期保存.1,永久保存的档案:本单位制定的属于政策性的文件;处理重要问题形成的文件,材料;召开的重要会议的重要文件材料;重要的请示,报告,总结;会计决算报表,综合统计报表;机构演变,单位领导人任免的文件材料;直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本单位业务并要贯彻执行的重要文件材料;构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料(包括备份的计算机盘片)及各基本险种的个人帐户资料等.2,属于长期和短期保存的档案由办公室会同应立卷和归档的业务科室共同制定保管期限,报主管或分管领导批准后执行;属于文件档案的由办公室根据有关规定制定保管期限,报主管领导或分管领导批准后执行.(三)档案销毁管理按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁.属于业务或专业档案的由办公室主任和相关的业务科长,鉴定确认;属文书档案的由档案员和办公室主任共同确认.销毁前由档案员登记造册,办公室主任和有关业务科长共同签字,报单位主管领导或分管领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字.八,会计档案的管理(一)会计档案由总局和分局社保局组成保管单位,实现集中统一管理.总局社保局财务科应将保管超过一年的会计档案移交办公室档案员统一管理;各分局社保局财务科应将分局和所属的农牧场社保局保管超过一年的会计档案移交分局办公室统一管理(未实现局统筹的医疗保险,工伤保险和生育保险的会计档案,仍由农牧场社保局妥善保管).(二)按年度形式分类法,档案员应将会议档案分成四类,即凭证,帐薄,报表和其他分别组成保管单位.(三)会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起.会计档案的保管期限为永久,定期两种,垦区社保系统会计档案的保管期限明确为:1,会计凭证:15年.2,会计帐薄:现金日记帐,银行存款帐为25年,其他15年.3,会计报表:预算报表5年,年度决算报表永久,其他报表15年.4,其他15年.5,固定资产清理报废,清理后5年.6,会计档案移交清册15年.7,会计档案保管清册25年.8,会计档案销毁清册25年.(四)档案员应对会计档案分虽不同的类,按保管期限的长短依次排列案卷,做到科学管理,妥善保管,存放有序,查找方便,同是时严格执行安全和保管制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密.(五)档案员应汇同财务科的有关人员共同编制完整的会计档案目录,以利查找,提供,利用.并共同对各分局的会计档案管理进行业务指导,监督和检查.九,档案保管制度(一)存放档案必须有专门库房,并设有专柜,架,排架,排柜要科学和便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具.(二)微缩胶片,照片,磁带,光盘,磁盘的保管要符合规定要求.备份的磁盘,光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管.(三)要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐,物相符.(四)库房要经常通风,做到整洁卫生.库房内不准吸烟,以免发生火灾,并做到七防:防火,防盗,防潮,防鼠,防虫,防尘,防光,以确保安全和延长档案寿命.(五)接收,借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续.(六)要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理.十,档案借阅制度(一)借阅档案一律履行借阅手续,借阅人有借阅档案和归还档案时应签名并注明日期.(二)借阅的档案不得中途转借他人.(三)会计档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借,其他部门和人员一律不予借阅.(四)所有档案要注意保管,保密,不得弄脏和乱划,涂抹,剪裁和拆毁.(五)借阅的档案未经批准,不得复制,拍照.借阅档案的时限为7天,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续.

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