实现审计档案电子化管理

要实现审计档案的电子化管理，可以按照以下步骤进行：

1. 确定电子化管理的目标：明确审计档案电子化管理的目标和需求，例如提高档案管理效率、减少纸质档案的使用、提高档案检索和共享的便捷性等。

2. 确定电子化管理系统：选择合适的电子化管理系统，可以是已有的档案管理软件或自行开发的系统。确保系统具备文件存储、检索、共享、安全性等功能。

3. 档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，可以通过扫描仪将纸质档案转换为电子文档，或者直接将电子文件导入系统。

4. 档案分类和索引：根据档案的性质和要求，进行分类和索引，方便后续的检索和管理。可以采用文件夹、标签、关键词等方式进行分类和索引。

5. 档案存储和备份：将电子化的档案存储在合适的介质上，例如服务器、云存储等。同时，定期进行档案的备份，确保数据的安全性和可靠性。

6. 档案检索和共享：通过电子化管理系统提供的检索功能，可以快速查找和检索需要的档案。同时，可以设置权限和共享规则，方便相关人员进行档案的共享和查阅。

7. 档案安全和保密：确保档案的安全性和保密性，可以通过权限控制、加密等方式进行保护，防止未经授权的访问和泄露。

8. 定期维护和更新：定期对电子化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和功能的完善。同时，对档案进行定期检查和整理，确保档案的完整性和可用性。

以上是实现审计档案电子化管理的一般步骤，具体的实施过程可以根据实际情况进行调整和完善。

会计师事务所审计底稿的电子化

随着计算机技术的广泛应用，社会信息化程度的逐步提高，传统的以“纸+笔+计算器”为工具的审计方式日益显得低效和不经济，如何利用计算机技术对传统的审计方式进行改造，是国内会计师事务所面临的一项紧迫任务，本文结合底稿电子化的实践谈点体会，供同行们参考。

电子化底稿的优势

1.电子化底稿可方便审计人员共享资料，提高审计效率。审计工作是一种团队工作，其效率依托于有效的信息共享。在传统的纸质底稿工作方式下，审计小组成员各自按分工编制底稿，相互查阅很不方便。审计工作底稿实现电子化后，审计人员能方便地通过公司内部的局域网或审计小组现场的对等网实现信息共享，相互之间查阅审计底稿只需要点点鼠标即可轻松实现，而且审计人员之间互不影响，从而可以极大提高审计效率。另外，在传统的“纸+笔+计算器”工作方式下，大量的计算工作利用计算器完成，审计人员为了确保计算结果的准确，往往要验算二到三遍，浪费大量时间。在电子化底稿工作条件下，审计人员只需要进行初始的数据录入，计算工作由计算机自动完成，计算结果准确，无须验算，可节约时间，提高审计效率。

2.有利于事务所积累审计经验，提高知识管理水平。底稿电子化后，审计人员在实际工作中积累的经验可以很方便地及时转化为指导以后审计工作的模板，并可及时更新审计程序，实现审计经验的共享。一旦国家颁布新的会计准则和审计准则，事务所利用电子化底稿也能迅速作出反映，调整自己的审计程序。而在传统的纸介质底稿的方式下，为了提高效率，事务所一般将审计程序印刷在纸上，在印刷时为节约成本，印刷批量一般较大。一旦批量印刷完成，审计程序无法批量进行调整，只能在使用时由审计人员进行调整，而这往往需要事务所进行大量的'宣传和培训才能做到。这样，国家颁布新的会计准则和审计准则的新要求和事务所内部的审计经验难以及时转化成审计程序，不利于提高审计质量和降低审计风险。

3.有利于强化审计质量控制。在传统的“纸+笔+计算器”的工作方式下，事务所内部的三级复核和质量检查都是通过纸质文件流转的方式实现的，控制力度不大。在电子底稿中，通过设置控制点，每个员工都有自己的用户名和密码，底稿的编制、复核、检查都实现计算机自动签名，可以方便而严格地控制业务流程，保证事务所的质量控制政策和程序的贯彻执行。由此可大大强化三级复核和质量检查工作，提高复核和质量检查水平。

4.电子化底稿扩大了审计底稿的素材范围。有了电子底稿后，除了纸质底稿外，录音材料、录像材料、电子照片均能构成审计底稿，审计人员可以充分利用信息技术手段方便快捷搜集审计证据，从而降低审计风险。

5.减轻审计人员的携带负担，方便审计工作底稿的保管、检索和查阅。底稿电子化后，所有底稿皆可以储存于笔记本电脑中，审计人员无需携带沉重的纸介质底稿。而且底稿完成后，归档于服务器或刻录成光盘，方便保管和以后的检索、查阅。由于纸张消耗的大幅度降低，既可以大幅度减少事务所底稿的保管费用，也符合国家的环保政策。

电子化底稿实现的条件和途径

实施底稿电子化不仅是底稿介质的变化，实际也是通过计算机技术对现有的审计方式进行的一场深刻的变革，需要审计人员进行审计理念上的变革。在这个过程中，事务所应不断总结审计经验，及时调整审计程序。

实现底稿的电子化，核心在于开发一套计算机软件。开发计算机软件有两种方式：委托外单位开发和自行开发。软件的开发一般利用已有的办公软件和数据库软件实施。可供利用的软件有：OFFICE、SQSEVER、NOTES等。事务所应结合自己的规模，选择恰当的数据库软件。规模较大的公司或拟规模化发展的会计师事务所，建议自己招聘软件人才自行开发，开发小组应由经验丰富的审计人员和软件人员组成。首先由审计人员提出各种需要，软件人员在与审计人员充分沟通的基础上编制电子底稿，并随着会计和审计的发展不断调整审计软件，软件应该开发成网络版而不是单机版。

在硬件方面，应保证每位审计人员都有一台笔记本电脑，每个审计小组应具备一个集线器。审计人员在审计现场应通过集线器将所有审计人员的电脑组成一个小的网络，以实现信息的共享。

顺利实施底稿的电子化，还需要对员工进行大量的培训。培训主要应着眼于解决两个问题：①转变审计人员的思想观念，使其接受并乐于使用电子底稿;②提高审计人员的计算机使用能力，使其能熟练使用计算机编制电子底稿。

由于底稿的电子化需要较大的软硬件投资和较多的培训工作，能否顺利实施具有一定的风险，事务所可以先在一部分计算机水平较好，审计业务能力较强的审计人员中试点，试点成功后再全面推广，这样，试用成功的示范作用可以有效减少推广过程中的阻力。

电子化底稿应注意的两个问题

1.保密问题。审计底稿不仅涉及被审计单位的商业秘密，也涉及事务所自身的商业秘密。由于电子文件很容易被复制，也容易遭到黑客的攻击，为了保护自身和客户的商业秘密，事务所应该为电子化底稿制定保密制度，从硬件和软件两个方面采取可行的措施，确保客户的商业秘密不被泄露。

2.底稿的安全保管问题。审计工作底稿是出具审计报告的依据，是判断审计责任的凭证。如何按法律、法规的要求保管好底稿是电子化底稿所要解决的一个关键问题。根据《独立审计准则第6号—审计工作底稿》的要求，当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年;永久性档案应长期保存。为了达到准则的要求，事务所应及时将已编制完成的工作底稿刻录成光盘，将光盘保管在条件较好的储藏室。(作者：魏先锋 岳华会计师事务所)

《独立审计准则》对编制审计工作底稿提出了规范性的操作要求，主要包括：

(一)必要性规定。《独立审计基本准则》中规定“注册会计师应当将审计计划及其实施过程、结果和其他需要加以判断的重要事项，记录于审计工作底稿”(第15条)。“《独立审计具体准则第1号—会计报表审计》同时规定”注册会计师应当对审计工作进行记录，形成审计工作底稿。“(第19条)编制审计工作底稿是对CPA执行审计业务的强制性规定。没有审计工作底稿的审计报告无疑是一份地道的虚假报告。

(二)技术性规定。《独立审计准则第6号—审计工作底稿》第五条对编制审计工作底稿提出了具体的技术性规定，即“内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确”。

(三)适当性规定。规范的审计工作底稿并不是各种书面文字的简单堆砌，应当体现已收集到的审计证据和最终形成的审计意见之间内在的逻辑关系。审计工作底稿种类繁多，且有不同的来源和编制人，为保证审计工作底稿的适当性，《独立审计具体准则第1号—会计报表审计》中规定“注册会计师应当对审计工作底稿进行必要的检查和复核”(第21条)，同时，对于由业务助理人员编制的工作底稿，“注册会计师应对业务助理人员的工作进行指导、监督、检查，并对其工作结果负责”。

审计工作底稿是CPA在审计过程中形成的审计工作记录和获取的资料。其形成方式有编制和取得两种。

对于自行编制的工作底稿，应当全面记录审计计划的执行轨迹，审计证据的收集过程，职业判断的依据及过程，审计意见的形成过程等。大部分工作底稿应当由CPA自行编制。

对于由委托单位或第三方提供的资料，严格讲并不是审计工作底稿，只有在CPA实施必要的审计程序并形成相应的审计记录后，做为审计工作底稿的重要组成部分。

审计工作底稿的基本内容包含十部分，分别是：(1)被审计单位名称;(2)审计项目名称;(3)审计项目时点或期间;(4)审计过程记录;(5)审计标识及其说明;(6)审计结论;(7)索引号及页次;(8)编制者姓名及编制日期;(9)复核者姓名及复核日期;(10)其他应说明的事项。

浅谈如何实现档案管理信息化

实现档案管理信息化可以从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。

1、将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备；

2、在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制；

3、档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

档案管理数字化的如何实现

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 　　
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

档案数字化管理有什么好方法？

档案管理怎么做到数字化管理？

离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。

好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。