文书档案电子化管理

文书档案电子化管理是指将纸质文书档案转化为电子形式，并利用信息技术手段进行管理和存储的过程。它通过数字化、索引化和系统化的方式，实现了文书档案的高效管理和便捷检索。

文书档案电子化管理的主要步骤包括：

1. 扫描和数字化：将纸质文书档案通过扫描仪转化为数字化的电子文件，可以采用OCR技术进行文字识别，使得文书档案可以在电脑上进行编辑和查阅。

2. 索引和分类：对电子化的文书档案进行索引和分类，建立起统一的文档目录和分类体系，便于后续的检索和管理。

3. 存储和备份：将电子化的文书档案存储在服务器或云端平台上，确保数据的安全性和可靠性。同时，进行定期的备份和恢复工作，以防止数据丢失。

4. 检索和共享：利用电子化管理系统提供的检索功能，可以根据关键词、日期等条件快速找到需要的文书档案。同时，也可以将电子档案通过网络共享给需要的人员，提高了工作效率和信息共享的便利性。

5. 安全和权限控制：对电子化的文书档案进行权限控制，确保只有授权人员可以访问和修改文档，防止信息泄露和篡改。

文书档案电子化管理的优势包括：

1. 节约空间和资源：电子化管理可以减少纸质文书档案的存储空间和印刷成本，节约了资源和环境。

2. 提高工作效率：电子化管理可以实现文书档案的快速检索和共享，提高了工作效率和信息的传递速度。

3. 提高信息安全性：电子化管理可以对文书档案进行权限控制和备份，确保信息的安全性和可靠性。

4. 便于长期保存和保护：电子化管理可以对文书档案进行定期备份和恢复，确保文档的长期保存和保护。

总之，文书档案电子化管理是一种现代化的管理方式，可以提高工作效率、节约资源，并保证文档的安全性和长期保存。

电子档案管理系统应包括哪些功能？

电子档案管理系统应包括以下功能：
1. 档案分类与归档：系统应支持对档案进行分类和归档，可以按照组织的需求和标准建立分类体系，并将档案按照分类进行归档和存储。
2. 档案检索与访问：系统应提供便捷的检索和访问功能，用户可以通过关键词、属性、日期等进行检索，快速找到所需的档案，并具备合适的访问权限控制。
3. 档案更新与版本控制：系统应支持档案的更新和版本控制，记录档案的修改历史，并确保只有授权用户才能进行档案更新和版本管理。
4. 档案元数据管理：系统应支持对档案元数据（如标题、作者、创建日期等）的管理，包括元数据的录入、更新和索引，以便用户更好地组织和检索档案。
5. 档案审批与流转：系统应提供档案审批和流转的功能，支持多级审批流程和自定义的审批规则，确保档案的合规性和准确性。
6. 档案安全与权限管理：系统应具备档案的安全性和权限管理功能，可以对不同的用户或用户组设置不同的权限，保护档案的机密性和完整性。
7. 档案备份与恢复：系统应具备档案的备份和恢复功能，确保档案数据的安全性和可靠性，防止档案数据的丢失或损坏。
8. 档案销毁与保留：系统应支持档案的销毁和保留功能，根据组织的规定和法律法规的要求，对档案进行合理的销毁和保留。
9. 档案统计与报表：系统应提供档案统计和报表功能，可以生成档案使用情况、归档情况、存储容量等统计报表，为组织的管理和决策提供参考。
10. 档案导入与导出：系统应支持档案的导入和导出功能，可以将已有的电子文档导入系统，并将档案导出为常见的文件格式，方便共享和交流。
以上功能是电子档案管理系统的一些常见功能，实际系统的功能会根据组织的需求和特定情况而有所差异。对于不同行业和组织来说，可能还会有其他特定的功能需求，需要根据实际情况加以考虑和定制。

论如何做好电子档案的管理工作

论如何做好电子档案的管理工作

在各领域中，大家都不可避免地要接触到论文吧，论文是学术界进行成果交流的工具。相信写论文是一个让许多人都头痛的问题，以下是我整理的论如何做好电子档案的管理工作，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

【摘要】 就电子档案管理的工作如何改善，如何提升，本文进行了简单的论述，希望能够通过这些倡议和策略来改善电子档案管理工作目前的低迷局面。

【关键词】 电子文件；档案管理；策略。

计算机技术以及信息技术是现代社会发展的主要技术，因为企业、单位之间的往来电子文件数量不断的增加，这些电子文件既有图标又有文字，而且还有计算机软件和影音等资料，这些都是电子文档。电子文件经过归档整理后，就成为了电子文档，这些电子文档的应用、存储和传输都应该要保证期安全性和准确性，这样才能够让电子档案具有公信力，才具有利用价值。因此如何做好电子档案管理工作是目前的档案管理工作重要突破点，其对于今后的档案事业发展以及社会公信力都会产生极大的影响。

1、档案管理使用电子文档所产生的影响

1.1电子文档成为了过去的纸质文档代替品

计算机技术的出现，无疑是电子文档兴趣的开始，电子文档是借助计算机终端来将资料进行磁盘的记录，因此其内容都是存储在磁盘、光盘等等电子移动介质中。电子文档最大的特点就是共享性，其所有的资料一旦生成就能够进行大量的复制和传阅，这样就将文件和档案的界限给模糊了。其次，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及策略、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后。交档案部门管理，一般一年归档一次。但是电子档案具有即时性，在修改的同时就产生了，存储于计算机等电子介质中。所以计算机是电子档案的基础，如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

1.2电子文档的应用可以对文档进行自由组合

利用办公自动化系统对电子文档进行自由组合，可以实现电子文档信息与载体的可分离，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，而电子文档可以通过计算机系统进行迅速.有效、多角度的整序，不再需要对它进行如纸质文件的分类整理。

1.3电子文档的应用对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上.如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文档从起草。修改到印发都在汁算机上进行，它便于修改.便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。

1.4电子文档的应用对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文档的产生，后者愈益受到昔遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看理由，才能正确整理和理解档案文件。而电子文档在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。

1.5电子文档的应用对档案学理论研究内容的影响，档案学理沦研究的内容是山研究对象所决定的

以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文档出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文档来开展。如电子文档的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

2、如何改善电子档案管理工作

2.1电子文档进行归档时要求的技术工作一定要到位

电子文档引用新的文件材料是很普遍的事情，但是这一过程就需要档案管理人员能够对改文件的工作领域有深入的了解，可以管理和引导这些电子文件的收集和管理工作，对这些电子文档的原始性进行保障，能够清晰的知道电子文档的真实性和准确性。而这些要求都是基于强大的技术识别处理上的。对于那些完成归档工作的电子档案，可以修改为只读属性，这样就可以防止电子文档被随意的修改，起到了对电子文档原始性的'保护和鉴别作用，提升电子文档的可靠性，让其能够具备纸质文档的社会作用。

2.2加思考想认知性

首先我们在传统的纸质文档工作模式下工作，以及形成了固有的思想，对于数字档案存在诸多疑虑和顾虑，因此对电子档案的认识非常的浅薄。即便后来我们开展了档案管理数字化和信息化建设，但是仅仅停留于形式和表面，将档案数字化、信息化，却没有重视其管理，则无疑是只做了一半的工作。不能够对电子档案进行管理，就是一种档案资源的浪费，导致档案管理工作混乱，加上信息化时代的信息增加速度过快，很容易陷入恶性循环的僵局中，因此我们除了要能够引入电子档案建设，还需要加强思想建设，加思考想认知性，对电子档案管理进行研究，去引导档案管理管理工作科学化，进入良性的循环轨迹。

2.3做好电子文档的安全防护工作

信息技术需要我们对其安全性、原始性和真实性进行深思，想办法去保证这些基本条件。计算机管理系统以及数据库的安全性是电子文档安全性的重要内容，我们要能够将电子档案的收集、归档、整理和利用过程都规范化，使用身份验证来获取不同的档案调用资格，同时加强网络传输安全技术建设，能够减少档案失窃、丢失的情况，对现有数据进行备份和保存，注意保管室的防火、防盗、防潮。

2.4提升电子文档的准确性、完整性和真实性

电子文档其不同于纸质文档，对于其原始性比较难以辨别，而且电子文档的流动比较频繁，如果不能够做好收集工作，就很可能会导致电子文档的丢失。因此为了提升电子文档的准确性、完整性和真实性，我们需要加强电子档案制度建设，通过制度来保证这些电子稳定的法律效力，让电子文档能够具有价值。电子文档易于修改，因此在计算机中可能存在不同的版本，这个时候就应该对这些档案进行统一整理和管理，确定终稿。

3、结束语

电子档案管理工作是现代档案管理工作的基础工作，为了能够提升电子档案管理工作的质量，我们需要对目前的工作状态进行总结，对现有的理由进行分析，积极的去改善，去提升工作效率和质量。

文书档案电子化的问题

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电子护理文书归档管理的描述正确的是

电子护理文书归档管理的描述正确的是归档后特殊情况下确需修改的，经医院医务部门批准后进行修改并保留修改痕迹。

1、与传统的纸质档案归档所不同的是，电子文件的归档工作其实在它产生的那一瞬间就已经开始了。

2、按照电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），产生电子文件的业务系统（如OA系统）应该具有电子文件归档的功能，能够实现电子文件的分类、保管期限鉴定、整理应归档电子文件及捕获元数据等功能。

3、在具体的操作中来看，OA系统中电子文件一经形成，系统即应使用预置的文件材料归档范围和保管期限表自动判定电子文件是否应归档保存以及判定电子文件的保管期限。

4、当然，在目前的档案实践中，很多单位的业务系统并不具备实现电子文件归档的功能。

5、但是为了电子文件的规范归档，部分档案部门也会向业务系统提出电子文件在系统中产生时，以及业务系统在开发设计时需要符合一定的档案管理规范。

护理文件书写要求：

1、护理病历包括体温单、手术清点记录、病重（病危）患者护理记录。疼痛、日常生活自理能力评定、护理风险等评估结果需在护理病历中体现。

2、文字工整，字迹清晰，表达准确，语句通顺，标点符号正确。无代书、代签名，注册护士签全名。

3、体现专科特色，使用医学术语、通用的外文缩写。对于无正式中文译名的症状、体征、疾病名称等可以使用外文。

4、按照护理级别要求正确记录，重点观察病情变化、患者主诉、阳性体征，突出专科疾病特点，记录内容与其它记录内容相符。

5、电子护理记录因归档等需要打印，护士应及时手工签名或依据《电子病历应用管理规范（试行）》（国卫办医发〔2017〕8号）进行电子签名 。

6、护士长有审核修改的责任和义务，非电子版护理记录修改时注明修改日期及签全名。

7、各级管理人员对护理病历书写进行质量检查，提出持续改进意见。