政府采购档案电子化管理
政府采购档案电子化管理是指将政府采购过程中产生的各类档案资料进行电子化处理和管理的一种方式。通过将纸质档案数字化，可以提高档案的存储、检索和共享效率，减少纸质档案的占用空间和管理成本，提高政府采购工作的透明度和效率。
政府采购档案电子化管理的主要步骤包括：
1. 档案数字化：将纸质档案通过扫描等技术手段转换为电子文件，包括文字、图片、音频、视频等形式。
2. 档案索引和分类：对电子档案进行索引和分类，建立起档案的组织结构和检索体系，便于后续的检索和利用。
3. 档案存储和管理：将电子档案存储在电子文档管理系统或云端服务器中，通过权限管理和备份策略确保档案的安全性和可靠性。
4. 档案检索和利用：利用电子文档管理系统提供的检索功能，实现对档案的快速检索和查阅，方便政府采购人员进行工作。
5. 档案共享和交流：通过电子文档管理系统，实现档案的共享和交流，方便相关部门和人员之间的合作和沟通。
政府采购档案电子化管理的优势包括：
1. 提高工作效率：电子化管理可以大大提高档案的存储、检索和共享效率，减少了人工查阅和整理的时间和工作量。
2. 节约资源：电子化管理可以减少纸质档案的占用空间和管理成本，节约了资源和环境。
3. 提升透明度和公开性：电子化管理可以提高政府采购工作的透明度和公开性，方便公众监督和参与。
4. 加强安全性和保密性：电子档案可以通过权限管理和备份策略实现对档案的安全性和保密性的控制和保护。
需要注意的是，政府采购档案电子化管理需要确保电子档案的真实性、完整性和可信度，采取相应的技术手段和管理措施进行保障。同时，还需要制定相关的政策和规范，明确电子档案管理的责任和流程，加强对相关人员的培训和监督，确保电子档案管理的顺利实施。
关于印发《内蒙古自治区政府采购全流程电子化交易管理办法》的通知
内蒙古自治区财政厅关于印发《内蒙古自治区政府采购全流程电子化交易管理办法》的通知
内财购规〔2022〕16号
自治区本级各预算单位，自治区公共资源交易中心，各盟市财政局，满洲里、二连浩特市财政局，各政府采购当事人：
为规范全区政府采购项目电子化采购活动，提升政府采购效率和服务水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等政府采购法律法规和规章制度，自治区财政厅研究制定了《内蒙古自治区政府采购全流程电子化交易管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
内蒙古自治区财政厅
2022年8月29日
内蒙古自治区政府采购全流程电子化交易管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范自治区政府采购项目电子化采购活动(以下简称电子化采购活动)，优化政府采购营商环境，提升政府采购效率和服务水平，促进公平竞争，降低政府采购各参与方交易成本，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)等法律法规，结合我区工作实际，制定本办法。
第二条 电子化采购活动是指政府采购各参与方依托内蒙古自治区政府采购云平台政府采购项目电子化交易管理系统(以下简称电子交易系统)开展的政府采购活动。在电子交易系统实施的政府采购活动，适用本办法。在电子卖场实施的政府采购活动，适用电子卖场采购管理相关规定。
第三条 按照“共建、共用、共享、共管”的原则，自治区财政厅负责牵头建设全区统一的电子交易系统，各盟市、旗县与自治区本级共同使用，不再另行建设。
第四条 电子化采购活动采取分级监督管理。
自治区财政厅负责电子交易系统的规划建设、迭代升级、日常运维，监督管理自治区本级电子化采购活动，指导全区各级财政部门加强电子化采购活动监督管理。
各盟市、旗县财政部门依照相关法律法规规章制度履行对本级电子化采购活动的监督管理职责，做好电子化采购活动过程中的日常管理工作。
第五条 政府采购活动各参与方应当使用数字证书或者政府采购云平台生成的账号密码登录电子交易系统进行系统操作，并对其操作行为和电子签名、电子印章确认的事项承担法律责任。
第二章 电子交易系统
第六条 电子交易系统的建设、运行和管理等应当遵循“标准统一、安全可靠、规范高效、开放共享”的原则，符合有关法律法规规章制度的规定，实现数据信息、交易流程的标准化和规范化。符合国家有关法律法规及技术规范，为电子化采购活动各参与方公平、公正、公开参与采购活动提供技术保障。具备安全性、保密性、可靠性和便利性，能够实现全流程电子交易信息与内蒙古自治区政府采购云平台其他子系统互联互通、数据共享，且满足与第三方系统之间政府采购数据的信息交换和资源共享的要求。
第七条 电子交易系统应当具备以下功能：
支持公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商以及财政部认定的其他采购方式全流程线上业务办理，包括签订委托协议，编制采购需求、采购文件，发布采购信息，供应商投标、远程开标、现场开标，评审专家评标、远程异地评标，以及财政部门按照监管要求规定的其他功能。
采集、编辑、汇总、分析、传输、存储有关政府采购数据信息和身份识别信息，确保所记录的信息客观、完整和可追溯，并应充分利用技术手段，保障信息安全。
第八条 电子交易系统应充分利用数字证书、加密算法、安全传输等技术手段，实现关键数据加密、身份安全校验和网络安全防护，防范非授权数据操作，确保数据不被篡改、不遗漏和可追溯。
电子交易系统数字证书应用需符合《内蒙古自治区CA数字证书互联互通建设方案》要求，不得限定或者指定使用特定数字证书。
第九条 自治区财政厅负责建立健全电子交易系统运行和安全管理规范，加强电子交易系统的监控、巡检，及时发现和排除隐患，保证电子交易系统安全、稳定、可靠运行。
第十条 采购人和采购代理机构应当加强全流程电子交易系统的日常安全管理，建立完善的用户账号、权限授予、流程设置和岗位配置等管理机制，保证业务办理在授权范围内操作。
第三章 招标与响应
第十一条 电子化采购活动各参与方应当在内蒙古自治区政府采购云平台申请或注册账号，根据对应权限依法依规开展政府采购活动，并对所提供信息的真实性、准确性和合法性负责。
第十二条 采购人与采购代理机构应当通过电子交易系统签订委托协议。采购人通过电子交易系统填制采购需求，设定评审规则或办法，确定供应商资格条件，采购代理机构复核。采购代理机构通过电子交易系统编制采购文件，采购人进行确认。
委托代理协议应明确采购代理范围、权限、期限，代理费用收取方式及标准，协议解除及终止、违约责任等具体事项。双方应按委托协议内容履行各自义务。
采购人应按照内蒙古自治区政府采购项目采购需求管理(范本)要求，在电子交易系统内完成采购需求的填制，采购文件中的采购预算、标的、数量等应当与采购计划相关内容一致。
采购人及采购代理机构针对采购信息公告和采购文件所做的修改建议应在电子交易系统中留痕。采购人对已编制完成的采购文件应及时确认。
第十三条 采购信息公告和采购文件通过电子交易系统生成并发布至中国政府采购网内蒙古自治区分网。如第三方信息发布系统有获取或转载政府采购信息的需求，按照政府采购信息共享接口与内蒙古自治区政府采购云平台进行对接。
采购信息公告和采购文件中应载明供应商参加电子化采购活动的登录地址、登录方式和具体操作等方式方法。
第十四条 采购人或采购代理机构对已发出的采购文件进行澄清或修改的应当发布更正公告，同时，电子交易系统向已获取采购文件的供应商发送更正信息，澄清或修改的内容应作为采购文件的组成部分。
第十五条 采用资格预审的，采购人、采购代理机构应当在电子交易系统发布资格预审公告，并完成资格预审相关工作，将资格预审结果录入到电子交易系统。电子交易系统将通过资格预审的供应商作为邀请供应商参与本采购项目，并完成后续流程。
第十六条 投标(响应)文件提交截止时间前，电子交易系统应对已确认参与投标(响应)的供应商信息进行加密。采购人、采购代理机构不得要求或接收供应商提供的任何纸质文件或材料。
电子交易系统应支持投标(响应)保证金的收取和退还业务，具备在线核验虚拟账号和电子保函的功能。收取投标(响应)保证金的，采购人、采购代理机构约定的到账(保函提交)截止时间应当与投标(响应)截止时间一致。
第十七条 供应商应当按照采购文件规定和电子交易系统操作规范要求，编制、确认、签章、加密投标(响应)文件，在投标(响应)文件提交截止时间前通过电子交易系统上传已加密的投标(响应)文件。供应商未在规定时间内上传已加密投标(响应)文件的，视为未参与投标。
第十八条 在电子化采购活动中，采购人、采购代理机构应当免费提供采购文件和技术指导，不得要求供应商购买指定软件等，作为参加电子化采购活动的条件。
第四章 开标与评审
第十九条 采购代理机构应当具备开展电子化开标与评审所必需的设施设备，包括开评标场所、音视频监控及存储设备、计算机设备等。
第二十条 电子交易系统支持现场开标和远程不见面开标两种方式，采购人、采购代理机构应按照项目实际选择开标方式，远程不见面应作为主要开标方式。
第二十一条 采购人、采购代理机构应按照采购文件规定的时间、地点通过电子交易系统组织开标工作，电子化采购活动各参与方应当准时在线参加。
第二十二条 采购人、采购代理机构应当在采购文件中载明，供应商投标(响应)文件在线解密时间一般不少于半小时。
因供应商自身原因造成投标(响应)文件未解密或未在规定时间完成解密的，视为不再参与该政府采购活动;因电子交易系统原因造成投标(响应)文件未解密的，采购人、采购代理机构可延长解密时间，并及时告知有关供应商。如在开标过程中出现意外情况导致无法继续进行电子开标时，由采购代理机构会同采购人决定是否允许供应商导入备用标书继续开标。
第二十三条 采购人通过电子交易系统进行采购人代表授权，采购代理机构通过电子交易系统获取专家库抽取结果名单，同步采购人代表，成立评审委员会，并核实成员身份。出现评审专家请假、回避等特殊情况时，采购人应当按实际情况及时完成专家补抽工作。
特殊项目确需采购人按照规定自行选择评审专家的，应在电子交易系统中成立评审委员会环节正确录入专家姓名、身份证号，并核实成员身份。
第二十四条 评审委员会成员登录电子交易系统，按照政府采购评审工作要求开展评审工作。采购人、采购代理机构要确保评审活动在有效监控和安全保密的环境下进行。
第二十五条 采购代理机构工作人员开放项目评审后，评审委员会各成员应当阅读评审纪律、确认专家信息、进行专家回避确认，并在签署承诺书后推荐组长。采购人代表不得担任评审委员会组长。
采用公开招标的，采购代理机构工作人员应先行开放资格审查，由资格审查小组成员进行资格审查。资格审查完成后，开放项目评审。
第二十六条 电子交易系统应与信用中国、中国政府采购网等进行关联和对接。采购人、采购代理机构可以通过互联网或者相关信息系统查询的信息，不得要求供应商提供。
第二十七条 评审委员会需要供应商对投标(响应)文件作出澄清、说明的，应当通过电子交易系统制定、确认相关澄清、说明文件，并根据澄清说明复杂程度合理给予供应商澄清说明时间。
评审委员会需要供应商进行磋商谈判的，应当通过电子交易系统根据项目实际情况选择仅承诺、仅报价、承诺及报价发起磋商谈判，并根据项目复杂程度合理给予供应商磋商谈判响应时间。供应商应当及时在电子交易系统中进行磋商谈判响应。未在最终轮次规定时间内进行响应的，视为不再参与该政府采购活动。
出现有效投标(响应)供应商不符合规定数量要求或者出现违法违规行为导致停止评审的，评审委员会应当按规定在电子交易系统依法确定废标理由、选择废标条款。
第二十八条 评审完成后，评审委员会要对评分汇总情况进行复核，特别是对排名第一的、报价最低的、投标(响应)文件被认定为无效情形的进行重点复核，并使用电子签章对评审过程文件及评审报告进行签字确认。
第二十九条 评审完成后，电子化采购活动各参与方应当及时在电子交易系统完成信用评价。
第三十条 电子交易系统应当充分利用“互联网+政府采购”开展远程异地评标模式，实现各地优质评审专家的资源共享，促进政府采购评审质量的提升。
第五章 结果确定与档案管理
第三十一条 采购人、采购代理机构应按照委托代理协议规定的方式通过电子交易系统确定中标(成交)供应商。由采购人委托评审委员会确定中标(成交)供应商的，评审委员会应当在评审完成后对中标供应商确定书进行电子签章确认，确定中标(成交)供应商;由采购人按照评审报告确定中标(成交)供应商的，采购人应当自收到评审报告之日起5个工作日内在评审报告推荐的中标或者成交候选人中按顺序确定中标(成交)供应商。
第三十二条 采购代理机构应当通过电子交易系统在规定时间内同步发出中标(成交)结果公告和中标(成交)通知书。电子交易系统应当在公告中标(成交)结果的同时，单独告知未中标供应商的排名;采用综合评分法评审的，应当同时告知未中标供应商的评审得分;采用公开招标采购方式的，应当向未通过资格审查的供应商告知原因。
第三十三条 采购人、中标(成交)供应商应当严格按照采购文件和投标(响应)文件的规定事项在电子交易系统中签订采购合同，并在规定时间内公告、备案采购合同。
第三十四条 电子交易系统应当如实、完整记录并保存开标过程中产生的电子数据信息，依法公开有关内容。
电子交易系统应对评审过程中产生的数据进行实时保存和全程留痕。如在评审过程中产生与评审相关的纸质材料，采购代理机构应在评审结束后及时上传至电子交易系统，作为评审报告的组成部分。
电子交易系统负责生成、记录电子化交易项目全过程政府采购信息、业务办理信息及文档信息，支持自动归档，形成电子档案，并向采购人和采购代理机构提供在线查阅、档案下载的功能。
第三十五条 采购代理机构应当按照法律法规要求对开标和评审过程进行全程录音录像，及时对音视频资料进行归档和存储，并对其完整性负责。
第三十六条 采购人、采购代理机构应在电子化采购活动结束之日起15个工作日内登录电子交易系统下载政府采购项目电子化交易全过程档案，并进行保存。其他未在电子交易系统记录保存的档案资料，由采购人、采购代理机构按规定自行妥善保存，所有档案资料文件的保存期限为自采购结束之日起至少保存十五年，确保能够正常调阅。
第六章 争议处理
第三十七条 出现下列情形之一的，采购人或者采购代理机构应当中止电子化采购活动，并保留相关证明材料备查：
(一)电子交易系统发生故障(包括感染病毒、应用或数据库出错)而无法正常使用的;
(二)因组织场所停电、断网等原因，导致采购活动无法继续通过电子交易系统实施的;
(三)其他无法保证电子化交易活动在公平、公正和安全的情况下开展的情形。
出现本款规定的情形，不影响采购公平、公正的，采购人或者采购代理机构可以待上述情形消除后继续组织采购活动;出现违法违规情形，影响采购公平、公正的，采购人或者采购代理机构应当依法废标或者终止采购活动。
第三十八条 出现评审专家缺席、回避或者健康等特殊原因，导致评审现场专家数量不符合规定，且无法及时补足的，采购人或者采购代理机构应当停止评审工作，择期依法重新组建评审委员会进行评审，并保留相关证明材料备查。
第三十九条 电子化采购活动过程产生质疑、投诉的，按照《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号)规定执行。
第七章 监督管理
第四十条 电子化采购活动各参与方应当自觉接受财政、审计、监察等有关部门依法实施的监督管理。履行监管职责的有关部门及其工作人员应当遵守信息保密有关规定，不得违法干预电子化采购活动。
第四十一条 电子化采购活动各参与方应具备开展电子化交易的业务能力，建立完善的管理机制，对相关业务人员进行必要的培训，确保电子交易系统的应用规范高效。
各级财政部门可将开展电子化采购活动的基础设施、电子交易系统的应用和管理情况作为对采购人或采购代理机构的考核、评价指标。
第四十二条 电子化采购活动各参与方应当确保录入信息的真实性和准确性，妥善保管数字证书、电子签名和电子印章，对因录入信息不实、数字证书、电子签名和电子印章等保管不善产生的后果，依法承担相应法律责任。
第四十三条 任何单位和个人不得伪造、篡改或者损毁电子交易系统信息、数据电文和档案。违反规定的，按照有关法律法规追究法律责任。
第四十四条 电子交易系统的承建或运维单位有下列情形之一的，由自治区财政厅依法予以纠正;拒不纠正的，不得交付使用，已经上线运行的应当停止运行：
(一)系统功能和安全管理无法满足本办法要求和电子化采购活动需要;
(二)违反规定收取电子交易系统使用费;
(三)违反规定要求电子化采购活动各参与方购买指定的数字证书和工具软件;
(四)其他损害电子化采购活动参与各方合法权益的情形。
第四十五条 采购人、采购代理机构或者电子交易系统运维单位存在以下情形的，视为限制或者排斥潜在供应商，应当依照政府采购法等相关规定追究法律责任：
(一)利用技术手段对享有相同权限的市场主体提供有差别的信息;
(二)拒绝或者限制社会公众、市场主体免费获取依法必须公开的采购信息;
(三)违规设置注册登记、投标报名等前置条件;
(四)故意对递交或者解密投标文件设置障碍。
第四十六条 任何单位和个人在项目评审结束前通过电子交易系统向他人透露已获取采购文件的潜在供应商名称、数量、投标(响应)文件内容或者评审结果等可能影响公平竞争信息的，各级财政部门按照《中华人民共和国政府采购法》等相关规定追究法律责任。
第四十七条 电子化采购活动各参与方不得泄露获取的个人身份信息和政府采购法律法规规章制度规定应当保密的信息，不得弄虚作假、恶意串通或者为弄虚作假、恶意串通提供便利。违反本办法规定的，按照有关法律法规追究法律责任。
第八章 附 则
第四十八条 本办法由内蒙古自治区财政厅负责解释。
第四十九条 本办法所称“政府采购活动各参与方”、“电子化采购活动各参与方”包括采购人、采购代理机构、供应商和评审专家。本办法所称“资格审查小组”包括采购人代表、代理机构。本办法所称“评审委员会”包括评标委员会、竞争性谈判小组、磋商小组、询价小组。
第五十条 因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购、涉及国家安全和秘密的采购，不适用本办法。
第五十一条 本办法自发布之日起30日以后执行。如遇国家有关规定调整，本办法规定与国家有关规定不一致的，按照国家规定执行。
更多关于工程/服务/采购类的标书代写制作，提升中标率，您可以点击底部官网客服免费咨询：
政府采购档案管理办法
为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据有关规定，结合实际情况，制定本办法。政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。政府采购项目档案资料具体包括：项目开标前文件材料。政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；采购方式审批、采购文件论证或预审等材料。政府采购项目的采购委托代理协议书；采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明。对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
政府采购项目档案管理工作中存在的主要问题和原因
1.档案管理人员缺乏专业培训，导致归档材料不完整。首先，政府采购项目档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员，甚至有些档案管理人员学历较低，缺乏专业的工作培训，缺乏基本档案管理相关的知识技能，缺乏完成档案管理工作的能力。有些政府采购项目装档存在漏项，采购的项目委托任务书，项目的前期准备材料，招标文件材料，开标文件材料，投标文件材料，评审文件材料，中标文件材料，大多数已完善。但是项目合同，验收文件材料多有疏漏。其次，大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能，更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。
2.管理制度和设施不完善，造成档案泄密。部分政府采购中心内部没有按照规定以及要求严格地完成每项采购活动，造成泄密。《政府采购法》第四章第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁 ”。然而，在实际工作中，有的采购单位在开标结束后，没有征求集采机构同意就把供应商的投标文件带走，或项目负责人和采购人无意间把开标工程泄露出去。
法律依据：
《中华人民共和国政府采购法》
第六条 政府采购应当严格按照批准的预算执行。
第七条 政府采购实行集中采购和分散采购相结合。集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。
档案整理及数字化服务算政府采购吗
算。档案整理及数字化服务是适应新时代和高质量发展的需要采用的管理模式。档案整理及数字化服务算政府采购。政府采购是指各级政府为了开展日常政务活动或为公众提供服务，在财政的监督下，以法定的方式、方法和程序，通过公开招标、公平竞争，由财政部门以直接向供应商付款的方式，从国内、外市场上为政府部门或所属团体购买货物、工程和劳务的行为。
政府采购档案管理办法
政府采购档案管理办法是为规范政府采购档案管理而颁布的法规，该办法主要规定了政府采购档案应当依法建立、妥善保管、合理利用和及时销毁等方面的具体要求。
政府采购档案管理办法于2015年7月1日实施，旨在规范政府采购活动中的档案管理行为，保障政府采购活动的公开、透明和廉洁。该办法规定了政府采购档案应当依法建立、妥善保管、合理利用和及时销毁等方面的具体要求。首先，政府采购单位应当按照法律法规和相关政策要求，建立政府采购档案。政府采购档案应当完整、准确地记录政府采购活动的全过程和结果，确保政府采购活动的合规性和公正性。其次，政府采购档案应当妥善保管。政府采购单位应当制定科学、严格的档案管理制度，加强档案保管和安全防范措施，防止政府采购档案遭到损毁、灭失或泄露。再次，政府采购档案应当合理利用。政府采购单位应当建立政府采购档案查询和利用制度，对政府采购活动的结果进行监督和评估，发现问题及时整改和提高政府采购效率。最后，政府采购档案应当及时销毁。政府采购单位应当按照法律法规和相关政策要求，依法及时销毁政府采购档案，严格执行档案销毁程序，防止政府采购信息对社会造成不良影响。
政府采购档案泄露或篡改等违法行为怎样处理？政府采购档案泄露或篡改等违法行为涉及到重要的国家利益和社会利益，应该及时追究责任。如果发生泄露或篡改等违法行为，政府和有关部门应当严格依法查处，追究相关人员的责任，恢复政府采购活动的公正性和合规性。
政府采购档案管理办法的颁布，进一步规范了政府采购档案管理行为，促进了政府采购活动的透明度和廉洁性。在实际操作中，政府采购单位和有关部门应该严格按照相关法规要求，加强档案管理和保密工作，确保政府采购活动的合规性和公正性。
【法律依据】：
《中华人民共和国政府采购档案管理办法》第三十九条 各级政府采购监督机构应当加强对政府采购档案管理工作的监督检查，发现问题及时提出整改意见，并追究有关单位和人员的责任。
