企业档案电子化管理探索
企业档案电子化管理是将企业的纸质档案转化为电子形式，并通过电子化技术实现对档案的管理、存储、检索和共享。电子化管理可以提高档案管理的效率和准确性，降低管理成本，提高信息的安全性和可靠性。
在进行企业档案电子化管理时，需要进行以下探索：
1. 技术平台选择：选择适合企业需要的电子化管理平台，如文档管理系统、电子档案管理系统等。根据企业的实际情况选择合适的技术平台，确保能够满足企业的需求。
2. 档案数字化：将纸质档案转化为电子形式，可以通过扫描、拍照等方式进行数字化处理。数字化的档案可以更方便地进行管理和存储，减少了纸质档案的占用空间。
3. 数据标准化：对档案进行分类、编码和标签化，建立统一的档案命名规范和索引体系，方便后续的检索和管理。标准化的数据可以提高档案管理的效率和准确性。
4. 安全保障：建立合适的权限管理机制，确保只有授权人员能够访问和修改档案。同时，进行数据备份和灾备措施，保证档案的安全性和可靠性。
5. 档案检索和共享：通过电子化管理平台实现对档案的快速检索和共享，提高工作效率。可以通过关键词检索、全文检索等方式进行档案的查找，同时可以将档案共享给需要的人员，提高信息的流通和共享。
6. 档案保管期限管理：建立档案保管期限管理制度，对档案进行定期审查和清理，确保档案的合规性和及时性。可以通过电子化管理平台提醒和管理档案的保管期限。
企业档案电子化管理是一个持续的过程，需要不断地进行优化和改进。企业可以根据实际情况进行探索和实践，逐步完善档案电子化管理体系，提高档案管理的效率和质量。
如何推进企业电子档案管理
电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。 1、企业档案管理信息化的软环境 随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。 2、电子档案管理的特点 信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网公司将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。 3、电子档案管理需要注意的几个问题 人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。 4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径 目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。 作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。
【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统
一 电子档案的定义 电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
〔责任编辑：庞远燕〕
浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文
浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文
在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。
一、企业电子档案的形成与利用
(一)档案信息数字化
数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。
(二)电子档案管理系统
电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。
(三)实现档案纸质化向电子化的转变
在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的.图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。
(四)电子档案的存储与利用
电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。
对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。
二、电子档案在企业档案管理中存在的问题
(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应
历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。
(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视
很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。
(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责
很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。
(四)企业的档案管理的信息化建设滞后
首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。
三、推进电子档案在企业中加快发展的办法
(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构
各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。
(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展
电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。
(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用
企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。
(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识
只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。
综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。
电子文件档案化管理探讨
杜新瑞 李瑞
(河南石油勘探局档案馆，河南南阳 473132)
摘要 分析了电子文件的特点，通过电子文件与传统纸质文件对比，论述了电子文件档案化管理的必要性、存在的问题以及与传统档案管理之间的区别，提出了电子文件档案化管理模式。
关键词 电子文件；档案化；管理
一、前言
近年来，电子信息技术飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，许多日常工作都可以直接在计算机和网络上完成，大量的电子文件从产生到完成几乎完全可以脱离纸和笔。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。具有凭证、依据、参考作用的电子文件，有必要保存起来以备查阅利用，因此必须按照有关规定和规范进行归档。
面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为必由之路。
二、电子文件的特点
电子文件包括形成阶段、管理阶段、处置阶段。与纸质文件比较，主要具有以下特点：
1)电子文件不再是直观的纸质文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，借助现代办公设备可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
2)电子文件可以直接由计算机和网络系统等现代办公设备迅速地处理和传递。
3)电子文件的利用是可共享的，而且不再受时间和距离的影响。
4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
三、电子文件档案化管理的必要性和存在问题
电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理。对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件一般在网络上传递、处理，它随着电子计算机及网络应用的普及程度有逐步发展的趋势。从目前来看，电子文件的保留、处置等方面都存在很多问题，主要体现在以下几个方面。
1.草稿性电子文件常常被忽视
由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。
2.辅助性电子文件管理混乱
一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。这些单位一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。
3.正式的电子文件归档程序不够完善
目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，电子文件实际上没有位置迁移，没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
4.电子文件存储载体不安全
目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，存取非常简便，如果系统一旦出现故障，极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件甚至以软磁盘作为存储介质，其可靠性和保管期限都存在较大问题。
5.电子文件生成的设备环境数据缺乏保护措施
电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。
基于上述诸多因素，很有必要加强对电子文件的前期控制，注意平时的收集和积累，为电子文件的归档和管理奠定良好基础。
四、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
1.电子档案的归档时间与传统档案不同
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或按某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定拥护访问限制级别，以便用户查阅利用。这种随时归档的方式，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2.电子文件与传统档案的归档方式不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件的原始凭证性关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成、处理、传递和利用过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3.电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体的老化变质以及新的信息媒体、新存储介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门配合档案部门，在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4.电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5.电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行身份确认，确定获得许可查阅权限后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
五、电子文件档案化管理模式
采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段管理电子文件档案。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，有必要时档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。
档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，不由文件形成部门或其他非专业部门来管理。
六、结束语
综上所述，电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有重要的现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门密切配合，增强档案管理的法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作快速发展，为档案信息资源共享做出应有的贡献。
On Archivalmanagement of Electronic Documents
Xinrui Du，Rui Li
(Henan Petroleum Exploration Bureau Archives，Nanyang，Henan 473132)
Abstract By analyzing the characteristics of electronic documents，the author discusses the administration of electronic documentsmust be archivalized，so as to ensure proper preservation and effective application.By comparing the differences between electronic documents and traditional paper documents，the authors explain the necessities of archivalizatoin of electronic documentsmanagement，raise the existing problems and thusset forth archivalmode formanagement of electronic documents.
Key words electronic documents；archivalizatin；management
