美国档案电子化管理系统
美国档案电子化管理系统（Electronic Records Archives，简称ERA）是美国国家档案和记录管理局（National Archives and Records Administration，简称NARA）开发的一套电子档案管理系统。该系统旨在帮助NARA管理和保存美国政府的电子记录和档案。
美国政府每天产生大量的电子记录和档案，包括电子邮件、电子文档、数据库等。传统的纸质档案管理方式已经无法满足这些电子记录的管理需求，因此NARA决定开发ERA系统来进行电子档案的管理。
ERA系统具有以下特点和功能：
1. 长期保存：ERA系统可以长期保存电子记录和档案，确保其完整性和可访问性。
2. 元数据管理：ERA系统可以对电子记录和档案进行元数据管理，包括记录创建时间、作者、文件格式等信息，方便后续的检索和管理。
3. 检索和访问：ERA系统提供强大的检索和访问功能，用户可以通过关键词、日期、文件类型等进行快速检索和浏览。
4. 安全性和权限控制：ERA系统具有严格的安全性和权限控制机制，确保只有授权用户可以访问和修改电子记录和档案。
5. 数据迁移和转换：ERA系统支持数据迁移和转换，可以将旧的电子记录和档案转移到新的系统中，并进行格式转换，以适应不同的存储和访问需求。
通过ERA系统，NARA可以更好地管理和保存美国政府的电子记录和档案，确保其长期保存和可访问性，同时提供便捷的检索和访问功能，方便用户获取所需信息。这对于保护和传承美国政府的历史和文化遗产具有重要意义。
国外电子文件中心建设战略与理念透析
国外电子文件中心建设战略与理念透析
余厚洪
论探讨国外电子文件中心建设战略与理念透析
起源于20世纪中口r的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”.如今，在电子文件数量激增的形势下，顺应电子文件保管、利H拍勺需求而建立起来的“电子文件中心”,是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。
一、国外电子文件中心建设战略
1.美国：信息技术驱动多元化战略
1988年，美国国家档案和文件署（NARA）建立了全球第一个电子文件中心。该中心是NARA六个主要办公室之一——华盛顿D-C文件服务部的一部分，内设档案服务分部与技术服务分部，前者负责电子文件的鉴定、登录、保存、加工及参考服务工作等，后者则从技术上辅助电子文件中心的工作：,馆藏电子文件来源于美国国会、法院、总统行政办公室、各种总统会}义以及近100个局及行政分支机构的部门，内容涵盖政府的表态和农业、人口、教育、环境、经济、军队、科技、健康、社会服务、同际事务等方面。
文件中心工作人员要对电子文件开展存贮、检索、保密、鉴定、保护、迁移等一系列工作：①信息存取。除存取9-磁道的磁带机或3480-类卡式磁带机巾的电子文件外，中心保管的大多数电子文件都不必依靠专用计算机硬件或软件处理。②信息复制可以采取多种技术方法拷贝电子中心的文件，并可用不同密度复制，但不包括对有关文件编制的复制，同时区分不同情况收费。文件的转存、复制都在电子媒体上进行，中心没有惯例摘录、制表或按格式打印输H{.③信息定购。预订者在写明预订输入标准后，可使用电子文件中心E-mail（****）要求预订，还可在电子文件中心建立一个存款账户以便支付费用。
在建设电子文件中心的同时，美国于1998年提出了ERA（ElectronicRecordsArchives）方案，拟将信息技术领域里的“面向对象”方法引入到档案管理领域，建立一个在整个文件生命周期都可以跟踪并使用文件的实用自动化系统。这是美国电子文件中心建设战略目标和对策实现的具体手段，具有保证计算机生成的文件在未来仍然保存并满足社会各方面的基本证据需要，在保证文件真实性的同时能够长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用等功能。可见，美国特别注重技术影响分析，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管，以此来实施电子政务信息技术驱动多元化战略。由于具有既遵循文件运动规律又不乏实践创新、既追求规模效益又重视服务质量等特征，美国电子文件中心成为其他国家效仿的典范。
2.澳大利亚：业务分析法驱动多元化战略
澳大利亚档案工作者从“文件”最本质的特征——凭证作用来考虑文件的存在②，因此，电子文件中心要求文件形成部门在移交电子文件时提供有关数据与背景信息。
澳大利亚突出业务分析方法论，强调从好的业务治理出发，在接收电子文件时作“全面检查”:①确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全；②对照移交的原始文字材料检查电子文件的真实性、准确性；③对电子文件材料进行病毒或其他问题的检查；④将经过检查的电子文件存放于安全库区隔离观察4周，再用更新后的病毒检索系统对其进行检查，合格者转存至中心的计算机系统中。
澳大利亚还非常重视文件格式的规范化处理。需保存的检查合格的电子文件要同时被转换成两种文件格式：一种保持原始状态，称为“原始记录版”;另一种是经过规范化处理后被国家档案馆长期保存的新的数据格式，称为“规范化格式版”.目前，澳大利亚国家档案馆使用XENA（XMLElectronicNormalizingofArchives）系统来完成这一转换工作。格式转换完毕后，保管员还要使用“校验总和”（Checksum）软件反复核查，以确保内容的真实性。核查无误后，两种格式的文件最终都将被复制成一种难以被磁化的录像光盘存入电子档案库中。
此外，澳大利亚还建立了政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，构筑具有全局性和综合性特点的文件管理框架，实施业务连续体与文件连续体“双连续体”集成电子文件管理策略。
3.英国：信息自由法驱动多元化战略
英国建立了具有战略指导作用的国家电子文件管理政策框架，出台了具有示范作用的电子文件管理系统功能要求规范。这主要包括《现代政府白皮书》（1999）、《电子文件管理的电子政府政策框架》（2001）、《电子文件管理系统功能需求》（2002）、《信息资产登记》（2007）等。③其中《电子文件管理系统功能需求》（FunctionalRequirementsforElectronicRecordsManagementSystems）所列条款共420余条，远远超过DOD5015.2的160条、MoReq的390条。
另外，英国还制定了一整套电子文件管理对策及实施指南。如英国电子文件中心强调的元数据标准（e-CovernmentMetadataStandard），是英国国家档案馆和“电子专员办公室”（Officeofthee-Envoy）合作开发的支持文件管理元数据交换的XMLschema,能提高电子文件管理系统之间、电子文件管理系统与其他系统之间的互操作性。英国规定接收的电子文件格式为PostScript、TIFF、SGML、PDF和逗号界定文件格式，规定用CD-ROM和CDR等最安全的介质保存，还要求各部门在选定移交文件的格式和介质后制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的步骤予以说明，以确保文件移交工作顺利完成。理论探讨
在英国，从上到下实施电子文件管理规划，从下到上实施电子文件和数字档案系统构建。英国不仅为部门和机构形成的电子文件的电子化保存与检索及其电子文件管理系统的设计与实施提供政策框架，还为政府机构间电子文件的共享与交换提供通用元数据标准和互操作性标准及指南。这属于信息自由法驱动多元化战略。
4.德国：工作业务流管理驱动多元化战略
德国将电子文件作为提高政府效能的重要工具，同时关注公民对于电子政务信息的利用。德国将电子文件管理纳入IVBB联邦政府两地电子政务网络建设之中，并在联邦政府在线项目（BundOnline-2005）中得到发展和完善。
DOMEA（Dokumenten Managementund FJektron-is cheArchivie,计算机辅助文件管理和电子归档），是德国政府机关和事业单位电子文件管理和归档的推荐性标准，目前的版本是2005年11月公布的2.1版，它是德国联邦内政部下设的信息技术协调指导处从1996年开始为无纸化办公制定的。该规范不仅指导在计算机辅助条件下电子文件的流转和归档，还指导如何整理那些保存在文件服务器、硬盘和电子邮箱中尚未结构化的`电子文件，以满足电子文件管理中齐全性、完整性、真实性、合法性的要求。DOMEA还规范公务电子邮件从发送、接收、转发给相关员工、办理到向电子文件中心归档的全过程。④经过不断修正完善，DOMEA已成为欧洲国家中重要的电子文件和电子档案管理标准。在DOMEA中，运用了较为独特的文件集合和案卷分层管理理念，按照登记系统、电子文件和工作流管理层层推进电子文件的管理活动。
5.加拿大：公共管理服务驱动多元化战略
加拿大电子文件中心的建设理念体现在加拿大政府文件管理的定位、原则及其规范中，该国的电子文件管理被纳入《统一电子证据法》（1998）、《加拿大政府信息管理框架》（2004）、幼口拿大信息管理政策》（2007）等法规文件中，电子文件中心建设是政府活动证据与信息资产管理的重要内容。
加拿大电子文件中心的作用被定位为：提高政府服务的质量和效率，加强治理和责任，提高公共资源的财务管理和增强公共服务。⑤力拿大从政府公共服务的视角获取高级管理层对机构文件信息管理的支持，强调高效的文件管理，以减少与文件管理相关活动的风险，支持政府决策、支持政府对社会的服务，促进政府间的沟通与交流，提高公众对政府的信任。这反映了加拿大公共管理服务驱动多元化战略的特征。
二、国外电子文件中心建设理念的共性
虽然各国电子文件中心建设在战略上各具特色，建设的具体路径亦不尽相同，但在建没理念上具有诸多共性。
1.立足国际标准和基础研究成果，在电子环境下，现行文件与归档文件或档案已经很难在管理阶段上截然分开，欧美国家的电子文件中心都是基于IS015489《信息与文献——文件管理》和IS014721《开放档案信息系统参考模型》（OpenArchiv PsInfonnation System,OAIS）建设的，并吸纳了世界范同内影响广泛的研究成果，如文件生命周期理论（TheRecords LifeCvcle）、文件连续体理沦（TheRecords Continuum）等。
2.属于国家政府责任的重要内容各国纷纷把电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，并纳入国家电子政务建设范畴。比如英国将其列入国家信息化工作“电子特使”（e-EJl——oy）的职责范围，并颁布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；加拿大视电子文件巾心为对社会服务和问责的重要机构；澳大利亚将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据。许多国家都希望电子文件中心在集中管理政府各部f1电子文件和协调全同电子文件管理系统的互联互通方面发挥核心和枢纽作用。
3.特别强调信息共享与公共服务。很多国家基于信息共享的理念，通过确定框架、统一标准、创新机制、创新模式实现文件信息互联互通。比如澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定了《澳大利亚政府资源定位服务>（AGLS），文件管理元数据标准与之兼容；英国国家电子文件管理政策框架始终强调数字档案的在线服务；加拿大也特别强调电子文件中心的公共信息服务功能
4.重视电子文件的长期有效保存。电子文件中心既为发挥半现行电子文件的初始价值和情报价值而以适当方式提供利用，又为具有永久凭证价值的半现行文件进入国家档案馆而开展保管、鉴定工作。确保电子文件的长久保存，成为各国电子文件中心建设的基本出发点。比如澳大利亚电子文件中心对接收文件的细致“检查”,就是为电子文件的长期保存做准备；美国投入巨资倾力研制电子文件管理系统，也是为了电子文件能够永久保存，
5.规范电子文件管理系统的功能。电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性、为此，很多国家和地区制定并大力推动执行电子文件管理系统的功能需求标准，将其作为保证电子文件证据作用的关键。如美国出台了DoD5015.2-STD《电子文件管理应』H软件设计评价标准》，英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》，并于2007年改为支持新版本的欧盟标准Moreq2.这些功能需求标准在这些国家或发布区域得到有效应用，在国际上产生了广泛影响。
6.注重多层面共同推进中心建设无论侧重点在政策、标准上还是技术、业务上，都会兼顾其他层面，并将多层面的需求相互集成。比如美国的FJRA项目，在系统设计中同样强调了相关政策、标准的重要性；德国在强调DOMEA管理标准的同时，也非常重视工作业务流的管理；澳大利亚在突出业务治理的同时，就很注重系统、软件的开发；英国不仅规范了功能需求，还致力于电子文件的在线捕获、无缝管理。
在短短的时间内，“电子文件中心”被广泛地建立和运行，并在实践中得到充分的拓展延伸，昭示着“电子文件中心”模式的强大乍命力。我困的电子文件中必建设，要在借鉴国外优秀经验的基础上，实现流程、标准、技术、软件没计、硬件配置等的相互衔接、相互匹配，确保收到实效：注释：
（作者单位：浙江丽水学院）
档案数字化管理软件有哪些？
有许多档案数字化管理软件可以帮助组织将纸质文档转换为电子格式并进行有效的管理。以下是一些常见的档案数字化管理软件：
1. Microsoft SharePoint：SharePoint是一个功能强大的内容管理和协作平台，可以用于创建和管理电子档案库，实现文档共享、版本控制和搜索等功能。
2. OpenText Documentum：Documentum是一种企业级的文档管理系统，可以帮助组织管理和控制电子档案的全生命周期，包括创建、存储、访问和归档。
3. Laserfiche：Laserfiche提供了一套全面的档案数字化管理解决方案，包括文档扫描、索引、存储、检索和工作流管理等功能。
4. Alfresco: Alfresco是一个开源的内容管理系统，可以用于管理各种类型的电子档案，支持文档扫描、OCR识别、元数据管理和安全控制等功能。
5. IBM FileNet: IBM FileNet是一个企业级文件管理系统，可以帮助组织实现电子档案的集中管理、自动化工作流程和合规性要求。
6. DocuWare：DocuWare是一套基于云的文档管理和工作流解决方案，可以帮助组织实现电子档案的组织、存储、共享和检索等功能。
这只是一部分档案数字化管理软件，根据组织的需求和预算，选择适合自己的软件解决方案非常重要。在选择之前，最好进行充分的市场调研和对比，了解软件的功能、易用性、可扩展性和服务支持等方面的信息。
电子档案管理系统的基本概念
电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。
【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统
一 电子档案的定义 电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
〔责任编辑：庞远燕〕
