海口档案电子化管理系统

海口档案电子化管理系统是指海口市政府或相关部门使用电子化技术对档案进行管理和存储的系统。该系统可以将纸质档案转换为电子档案，并通过电子化手段对档案进行分类、整理、检索和共享。通过海口档案电子化管理系统，可以提高档案管理的效率和安全性，方便用户快速查找和利用档案信息，提升档案管理水平和服务质量。

电子档案管理系统的基本概念

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。

电子档案管理系统的系统功能

集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现统一的文档共享。目录结构：支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子文件夹结构。可自定义目录排序。组织内部所有成员可轻松的实现文件的安全共享与查看。文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示。全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。文档编辑器：可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。多文件上传：E6支持文件的批量上传及压缩包导入，实现文档资料的快速轻松存储管理，支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果。文档审计：文档审计信息描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。Office集成：E6与Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。锁定保护：E6除了提供权限控制保护外，还提供锁定保护机制，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。文档链接：支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将文档发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、非常实用。关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则两个主要功能：一是将文档自动归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是：文档自动发起审批进入流程，实现文档审批自动化。权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档安全共享。存储加密：文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。模板管理：支持在系统中创建大量Office模板文件，授权给用户使用。用户在新建文档时，可调用授权的模板。系统自动统一规则命名文档，实现文件名标准化管理。文档借阅：E6支持将公共文档和个人文档进行借阅管理，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为电子的图片或者PDF存储至系统。Office无缝集成：E6与Office无缝集成，系统操作与本地操作无异，无需改变任何习惯，即可快速上手熟练使用系统，可多人协同编辑文档，多版本管理，提高工作效率。扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文档所花费的时间，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。

【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统

　　一 电子档案的定义　　电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
　　二 档案信息化管理的现实意义
　　1．提高整个部门的工作效率
　　实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
　　2．有效地提供服务
　　档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
　　三 推进档案信息化管理的策略
　　1．建立规范体系
　　档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
　　2．完善安全制度
　　档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
　　3．规范管理，注重实效
　　建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
　　4．电子档案的有效、实用
　　目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
　　5．人才储备原则
　　由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
　　档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
　　参考文献
　　［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
　　［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
　　〔责任编辑：庞远燕〕

海南省中小学籍管理系统网站在线查询

【 #教育# 导语】学籍是专指作为某校学生的身份证明。2013年9月1日起，全国已经初步建立了小中大学籍的信息管理系统。以下内容是 教育频道为大家准备的相关内容。

　　

　　海南省中小学学籍管理系统网址：

　　一、作为学生家长应该关注学籍的哪些相关内容？

　　学籍是指某个儿童少年作为某所学校学生的身份。学籍档案是记录学生就学和成长过程的重要载体。学籍管理是指学校和有关各级教育行政部门根据国家有关法律法规和政策对学生从入学到毕业的学籍进行管理的行为，是学校管理的重要组成部分。教育部已建成全国联网的中小学生学籍信息管理系统，各类学籍业务均纳入系统管理。

　　拥有学籍是每个学生应有的权益。在经过批准的学校学习的学生都具有学籍。新入学或转学后，家长应及时到学生所在学校确认是否已为学生建立或转接学籍，是否“人籍一致”。“人籍分离”等问题可能导致学生无法办理与学籍相关的各种管理服务业务，甚至影响升学。学生离校时，家长要及时告知原学校学生的去向，方便原学校协助办理相应的学籍管理服务业务。此外，家长还要对学生的学籍信息进行核对，确保准确无误。

　　二、学生入学或转学，地方教育部门是否可将有无学籍作为入学门槛或条件？

　　学籍的主要功能是记录，是学生入学的结果，不是入学和转学的前提条件。转接学籍或新建学籍是招生入学的后置程序，教育行政部门或学校不应将学生之前有无学籍或学籍是否已转至接收地作为确定入学资格的必要条件，不得以学籍问题为由拒收学生。

　　三、学生入学后应如何办理学籍手续？

　　学生被学校招收后，原来已有学籍的，接收学校应通过全国学籍系统为学生转接学籍，实现“人籍一致”；原来没有学籍的，应为学生新建学籍并通过查重程序。如果遇到学籍系统或数据传输故障等特殊情况，学校可先通过线下流程办理转学等业务，线下流程完成后，即可作为拥有连续学籍的计算时点，学生即应视为在校生，享受在校生待遇（如参加地方教育行政部门和学校组织的考试及各种活动），之后再通过学籍系统完成电子学籍档案转接，最终以学籍系统记录的信息为准。

　　四、关于学籍信息更新有哪些要求？

　　学籍信息是维护学生权益的依据。学籍信息更新是确保学籍信息准确的必然要求。《教育部办公厅关于加快问题学籍处理和建立数据质量核查机制的通知》（教基一厅〔2015〕2号）要求各地各校加强宣传和督促检查，结合本地实际，建立常态工作机制，每学期核查一次学籍信息变动情况。学生家长有义务及时将学生信息如家庭住址、联系电话等的变动情况告知班主任，由班主任将学生信息的变动情况通知学校学籍管理员，在学籍系统内及时更新。

　　五、学籍号有几种？

　　学籍号是学籍信息的核心要素。学籍号以学生居民身份证号为基础生成，一人一号，伴随学生整个学习生涯，原则上终身不变。学籍号分为“G”字头正式学籍号、“L”字头临时学籍号以及“J”字头学籍号三种。较为常见的是“G”字头正式学籍号和“L”字头临时学籍号。

　　“G”字头正式学籍号：具有“L”字头临时学籍号的学生经过全国查重和与国家人口基础信息库进行比对，通过后分配“G”字头正式学籍号，每年春季学期开学后，通过学籍系统下发。“G”字头正式学籍号为“G+身份证号”，但学生身份证号发生变化等特殊情况下，二者可不相同。

　　“L”字头临时学籍号：学生首次注册学籍后，分配“L”字头的临时学籍号。“L”字头学籍号按照身份证号编码规则生成，与身份证号相似，但与身份证号不具有对应关系。“L”字头临时学籍号是学生获得正式学籍号前办理各项业务的依据，在办理有关业务时与正式学籍号效力相同。各地各校在办理有关业务时应对持有临时学籍号的学生一视同仁。

　　“J”字头学籍号是为暂无公民身份证号或原公民身份证号不可用的学生设计的。编码规则与身份证号相同。学生获得身份证号后，可以申请将学籍号更改为“G”字头正式学籍号，但保留原来的记录。

　　六、“G”字头正式学籍号是否一定和身份证号一致？

　　“G”字头正式学籍号依据身份证号生成，因此一般情况下二者应一致。之后学生身份证号发生变化才会导致不一致。不一致也不会影响学生办理任何业务，因此无特殊理由没有必要申请修改正式学籍号。特殊情况需修改“G”字头正式学籍号的，需要依申请按流程重新办理。

　　七、获得“G”字头正式学籍号后，是否可修改其中的关键信息？

　　“G”字头学籍号具有性。获得了“G”字头正式学籍号的学生，其学籍号不能轻易修改。因户籍关键信息变动，确需对“姓名”和“身份证号”两项关键信息进行修改的，必须履行相关程序。修改时，应由学校学籍管理员在学籍系统内上传户籍等相关证明材料照片或扫描件，县级学籍主管部门审核把关后提交中央数据库进行全国查重和身份比对，对没有问题的，可进行修改。学籍修改情况的历史信息将随学籍永久保留。

　　八、已获得的“G”字头正式学籍号是否可删除？

　　原则上不允许删除“G”字头正式学籍号。“G”字头正式学籍号通过了全国查重、与国家人口基础信息库比对等一系列程序的严格检验，是学生身份的标识。如涉及问题学籍确需删除的，由省级教育行政部门提交佐证材料报教育部审核后方可删除。

　　九、转学、毕业后跨省就学办理时间有什么要求？

　　为做好毕业结业和升级处理工作，每年从7月15日零时至8月14日24时，学籍系统暂停发起转学业务，其他时间均可发起，7月15日零时之前发起的转学业务可继续办理。

　　每年毕业后跨省就学新业务发起时间限定为8月15日零时至12月14日24时、3月1日零时至5月31日24时。

　　需要注意的是，各省在国家规定的统一时段中，根据各自实际又规定了本省的转学及毕业后跨省就学时段，在这种情况下，以省级规定为准。

　　十、“出国”、“其他离校”、“退学”、“开除”状态的学籍是否可以办理转学及跨省就学？

　　为了方便群众，学籍系统除了允许在校生状态（休学除外）的学生办理转学及跨省就学业务外，还允许处于“出国”、“其他离校”、“退学”、“开除”等状态的学生办理此类业务。转学完成后，学籍状态不变，在转入学校办理相关手续后变为在校生状态。

　　需要注意的是，处于“休学”状态的学生，须在原就读学校办理复学手续后再办理转学手续。

　　十一、办理转学时，家长需提供的证明材料有哪些？

　　通过学籍系统办理转学，家长需要向转入学校提供学生基本信息表和说明转学原因的证明材料。其中，学生基本信息表可由转出学校通过学籍系统打印，以证明学生学籍信息的真实性；说明转学原因的证明材料即家长签字的学生转学理由说明。

　　各地各校不应再要求家长（学生）提供纸质转学审批表。因为在学籍系统中办理转学业务流程时，已经设置了学校和区县教育行政部门负责人的核办环节，相当于纸质材料的盖章审批，因此除了因系统故障需要先线下办理以外，不应要求学生家长再提供纸质转学审批表。

　　十二、毕业后跨省就学有哪些需要注意的地方？

　　为保障学生的合法权益，减少跨省业务纠纷，转入省、转出省及学生家长应注意以下内容：

　　学生跨省流动客观存在，必须加以规范和引导。转入省份应明确外省学生就学、升学的条件和办理的程序，指导区（县）教育行政部门和学校妥善处理和核办毕业后跨省就学。就学和升学条件不得违反国家招生入学总体政策，不得利用学籍系统抢夺或变相抢夺生源。

　　转出省份对于外省份同意接收的要及时办理，不得以接收省份可能违规招生、学生分数可能未达到接收省份要求等理由驳回申请。

　　学生家长应提前多了解和遵循相关省份的招生管理要求。以免出现不必要的跨省业务纠纷。

　　十三、毕业生被学校错误调转学籍后怎么办？

　　原则上，被招生的学生到下一阶段学校入学报到后学校才能调转学籍并再次变为在校生。对误调转学籍的，学籍系统将按照“谁操作、谁负责”的原则增加回退功能，允许区（县）学籍管理部门在学生毕业后半年内将被误招学生退至毕业生状态，然后再由实际录取的学校将其学籍调入。

　　十四、小学新生入学年龄有哪些要求？

　　《义务教育法》对未满6周岁的儿童是否必须入学没有做出具体规定。根据其确定的义务教育管理体制，学生入学年龄的具体日期由各省份根据实际自行设定。

　　全国中小学生学籍信息管理系统提供了入学截止日期控制功能，由省级学籍管理部门自行设置。

　　十五、学生家长如何反映学籍相关问题？

　　教育部印发了《教育部办公厅关于建立完善处理群众投诉中小学生学籍管理相关问题工作机制的通知》（教基一厅函〔2014〕50号），建立了群众投诉处理工作机制，分级妥善处理群众关心的学籍相关问题。涉及省内市与市之间转学和业务办理的，须由省级处理。涉及市内县与县之间业务的，须由市级处理并公布办理方式和电话。涉及县内学校间业务的，须由县级处理并公布办理方式和电话。仅涉及一所学校业务的，须由学校或县级处理并公布办理方式和电话。只有涉及跨省的，才有必要提交教育部协调。