档案电子化管理与实践
档案电子化管理是指将传统的纸质档案转化为电子档案，并通过电子化的方式进行管理和实践。随着信息技术的发展和应用，越来越多的机构和组织开始将档案数字化，以提高档案管理的效率和便利性。
档案电子化管理的实践包括以下几个方面：
1. 数字化档案建设：包括将纸质档案数字化、建立电子档案库、制定档案数字化的标准和规范等。
2. 档案数字化存储：将数字化的档案存储在电子设备中，如服务器、云存储等，以便于检索和管理。
3. 档案数字化检索：通过电子化的方式进行档案的检索和查询，提高检索效率和准确性。
4. 档案数字化保护：采取技术手段对电子档案进行加密、备份和防护，确保档案的安全性和完整性。
5. 档案数字化利用：利用数字化档案进行数据分析、统计和研究，发挥档案的应用价值。
档案电子化管理的优势包括：
1. 节省空间和成本：电子档案不需要占用大量的物理空间，也不需要花费大量的人力和物力进行管理和维护。
2. 提高效率和便捷性：电子档案可以通过电子设备进行快速检索和查询，提高档案管理的效率和准确性。
3. 加强安全性和保护性：电子档案可以采取加密和备份等措施，提高档案的安全性和保护性。
4. 促进信息共享和协作：电子档案可以方便地进行共享和协作，促进不同部门和机构之间的信息交流和合作。
总之，档案电子化管理是一种现代化的档案管理方式，可以提高档案管理的效率和便捷性，促进信息共享和协作，具有重要的实践价值和应用前景。
电子文件管理与实践
胡仲奎
（甘肃省国土资源信息中心）
摘 要 研究电子文件不同于纸质文件的形成特点具有重要的意义。本文主要论述了电子文件管理中存档载体类型和格式、电子文件管理的风险成因、存档光盘长期可读的保障机制，以及由于电子文件的安全性没有得到完全保证，致使纸质文件在相当长的时间里将会与电子文件共存于世且保持一致。
关键词 电子文件 纸质文件 管理 实践
随着科学技术的迅猛发展，社会信息化程度逐渐提高，档案资源也日益数字化、电子化。它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。随着图文地质资料数字化工作的深入开展，大量电子文档的安全存储、妥善保管和利用现代化手段进行文件归档与管理，已成为一种必不可少的形式。研究电子文档不同于纸质文档的形成特征，是制订科学的电子文档管理战略从而实施有效管理的基点。
1 电子文件类型和格式
电子文件是以计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读出磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台，所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。
使用光盘存档，目前仍然存在着“瓶颈”。毕竟光盘应用的历史太短，其理论与实践研究尚不够充分，这是影响其应用的桎梏。由于 CD—ROM、CD—R、DVD—ROM、DVD—R 记录的信息不可更改，从这个意义上讲，它们均可用作存档光盘。但这并不意味着其中任何类型都可以用来存档。当然，以上各种光盘寿命的比较尚需进一步研究。在存档格式方面，目前得到应用的各种格式哪种格式更利于光盘的使用和保存，这也是需要有关部门制定统一标准的。
2 电子文件管理的风险成因
作为新一代文件形式，电子文件在很多方面继承了传统文件的性质、任务和管理方式，纸质文件管理的传统风险被遗传下来，如由于管理失误造成的文件缺失、泄密、无法检索，以及各种自然环境和人为的损坏等依然存在；而电子文件特有的新风险，如真实性受损、不可读取现象又接踵而至，迅速积聚。可以说电子文件管理中的风险是传统文件和电子文件的共同风险的叠加。
电子文件是信息技术的产物，如同其他科学技术一样，信息技术也是一把双刃剑。它在大大丰富了文件的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性方面的复杂技术难题及技术漏洞附加在电子文件及其管理上；它在给文件的制作、传输和利用带来极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子文件带来更多的可能；它在接受各种操作系统、软件平台以及电子政务、电子商务等业务集成系统惠泽的同时，也必然受到各种脆弱、缺陷、灾难的株连。日常生活中人们有一个常识：高回报、高风险。同样，信息技术在给文件制作和管理更多馈赠的同时，也必然为之带来更多的隐患，或者可以说是“高科技风险”。
3 电子文件长期可读的保障机制
电子文件不是实体的、静止的、孤立的、简单的信息，而是虚拟的、动态的、联系的、复杂的信息。如何延长数字信息的寿命，是发展数字档案馆的重要问题。然而，由于数字信息要依赖计算机软硬件才能被利用，而计算机硬件技术又是不断发展的，在过时的软硬件平台上能读出的信息不一定能被当前或将来的软硬件平台读出；这种不能被存取的信息，其寿命再长也是无用的。和纸张存档的历史相比，光盘还只是襁褓中的婴儿。因此，它一旦成为存档载体，是否具有和纸张相似的稳定性？保护工作者对此必须深思熟虑。目前光盘的寿命尚无定论，但有证据表明，它似乎不抵纸张。纵观存档载体的发展历程，尽管其类型以加速度的方式在拓新，但其寿命却并非与时俱增。相反地，粗略地比较不难发现，其寿命呈现下降的态势。千年前的手工纸仍然时有所见，即使是现代酸性纸，其寿命也不低于 50 年。虽然美国国家媒体实验室等权威机构对光盘进行过研究，CD—R 其平均寿命为 50 ～ 200 年。显然，从存档的要求出发，以最大平均寿命作为存档光盘的寿命是牵强的；相反，从降低风险、增大保险系数的角度考虑，存档载体应当以其最小平均寿命作为参考。这样，不论用何种光盘存档，其保险寿命不超过 50 年。
光盘存档毕竟是大势所趋。因此，为了保证其信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的“瓶颈”问题，降低光盘存档的风险，建立其长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。因此，建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见，目前需要抓紧解决以下问题。
3.1 电子文件的日常管理
同传统的纸质档案相比，由于制作材质不同，在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上，环境温度过高或过低会加速片基的老化，金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此，在日常工作中，要做到：
一是把好“入馆关”，一旦存档光盘的类型得到了确认，就需要把握好入馆关，让符合存档要求的优质光盘进馆。这样既可以保证光盘信息的可读性，又可以减轻保护光盘信息长期可读的负担。
二是定期检测馆藏光盘的质量，光盘一旦进馆，档案馆需要对它们的质量进行检测，以便对馆藏光盘的质量做到心中有数。不仅要明确光盘质量检测的指标，而且要确立检测的时机并使之制度化，为光盘信息的迁移提供决策指导。
三是加强存档光盘的数据管理，除了要加强光盘实体的安全外，还要采取各种各样的措施保证其数据安全。如将每个文件至少制作 4 个拷贝。有的单位实行分层网络存储平台或远端异地储存。这对于预防突发自然灾害非常有效。
四是归档光盘应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片光盘应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定在 17℃～ 20℃之间，相对湿度选定在 35% ～ 45% 之间。
3.2 电子文件的有效性保证
光盘数据非常脆弱，计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕，都可能引起解码时发生错误；各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当，都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中，有些是可以被恢复的，有些则是永远无法恢复。为保障光盘存档的有效机制，笔者建议：
一是要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行，无感染计算机病毒；
二是设备环境更新时，应确认库存光盘与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作；
三是光盘每满 2 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%；如发现问题，应及时采取恢复措施；
四是平时提供给利用者的应是拷贝件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
4 电子文件与纸质文件的双套制
由于电子文件的安全性没有得到完全保证，纸质文件和电子文件管理仍是当今文件管理的两种类型—即双套制。其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的，所以人们就需要以纸质文档形式或将纸质副本作为重要的备份加以保存。历史上每一种新的纪录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐步取而代之。电子文档与它的早一代文件—纸质文档的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
4.1 纸质文件与电子文件的共存状态
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世且保持一致，并以双套制和双轨制两种类型显现共存状态。两种不同载体档案的特点，可概括为：纸质文件便于长期永久保存，而利用较不方便；电子文件便于利用，一方面，是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多个用户可同时利用；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以方便地查找到对应的纸质文件，但难于永久保存。这种在一定时期内长期并存的双套制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是，两种共存状态下电子文档的社会属性和功能却有所不同。电子文件与纸质文件管理共存的双套制格局将会持续很长时间，趋势是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。
4.2 电子文件与纸质文件管理的互动
在电子文件和纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多，尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共同之处。在这种关系中，最富于积极意义的是二者之间的互相影响，即电子文件的管理推动了纸质文件管理的提高和改革，如文档一体化和实现管理的简化；纸质文件管理的经验和信息技术促进了电子文档管理的完善，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理系统。
档案管理数字化的如何实现
档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。
【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统
一 电子档案的定义 电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
二 档案信息化管理的现实意义
1．提高整个部门的工作效率
实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
2．有效地提供服务
档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
三 推进档案信息化管理的策略
1．建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
2．完善安全制度
档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
3．规范管理，注重实效
建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
4．电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
5．人才储备原则
由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
〔责任编辑：庞远燕〕
浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用
浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用
【论文关键词】电子档案 电子档案管理 电子档案利用
【论文摘要】 当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量 档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 三、做好电子档案管理和利用的主要措施 由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 1、建立档案利用制度，整合各类档案资源 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整 所谓“双套制”，指的`就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
