档案电子化管理组织架构

档案电子化管理组织架构主要包括以下部门和职责：

1. 档案部门：负责整体档案电子化管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。该部门通常由档案管理员、档案整理员、档案检索员等岗位组成。

2. 信息技术部门：负责档案电子化管理系统的开发、维护和更新，包括数据库管理、系统安全、网络通信等方面的工作。该部门通常由系统管理员、数据库管理员、网络管理员等岗位组成。

3. 安全保密部门：负责档案电子化管理系统的安全管理，包括数据备份、权限控制、防火墙设置等工作。该部门通常由安全管理员、风险评估员等岗位组成。

4. 培训部门：负责对相关人员进行档案电子化管理系统的培训，包括系统操作、数据输入、档案检索等方面的培训。该部门通常由培训师、培训助理等岗位组成。

5. 监督部门：负责对档案电子化管理工作进行监督和评估，确保系统的正常运行和数据的完整性。该部门通常由监督员、评估员等岗位组成。

以上是一个常见的档案电子化管理组织架构，具体组织结构和职责分工可根据实际情况进行调整和补充。

企业档案工作规范的组织架构

5.1.1档案工作领导企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2 档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。 5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。 5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发[2002]5号文件要求。 5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。

如何建设有效的档案管理信息系统

如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理，充分发挥信息技术的优势，有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中，档案管理信息系统作为一种新型的管理手段，节省了物力和人力，管理更加便捷，档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一，实现了编目整理的自动化，对档案进行整理和分类，优化档案管理系统。其二，档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据，对不同类型的数据进行统计，加快了档案统计工作的进度。其三，检索更加自动化，同时，检索达到全面、准确。
二、 档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员，无法很好地掌握和应用现代化技术，如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，使得其在工作过程中，无法适应档案信息系统建设，以致影响对信息的加工和信息的处理。同时，档案工作人员掌握检索技术的能力不足，也无法与各个图书馆建立联系，严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。

如何进行档案管理？

企业档案如何管理，可以通过以下几点来结合实际档案管理中，所出现的问题进行调整
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

公司档案管理制度的结构

这个问题，涉及“配置管理”。
你可以多了解这方面的知识，我简单的说一下：
首先，档案管理的目的，使你的文档通过有效标识，得到记录，使其可以追溯；
那么就可以进行下一步了，
1. 如何将文档有效的区分标识
这里要定义一部分的规范，并且落实审查点。
2. 建议，你们公司设置专门人员，当然也可以兼职，名曰：配置管理员，如果工作量庞大，可以成立独立部门。
这里要对这个人员的工作进行定义，如，收到某一部门的文档新增流程，变更流程，封存流程；并将流程纳入内审工作流中；
3. 有效内审机制
一个制度，从无到有，势必是个比较坎坷的过程，当流程不成熟的前提之下，通过内部审查，来提高制度的贯彻，并且可以很容易的发现之前制定的流程，制度上的缺陷，问题的表现，从而可以做出相应的调整。