干部档案电子化管理系统

干部档案电子化管理系统是一种利用计算机技术和信息管理技术，将干部档案进行电子化管理的系统。通过该系统，可以将干部的个人信息、工作经历、教育背景、考核评价等相关信息进行数字化存储和管理，实现档案的快速检索、共享和更新。

干部档案电子化管理系统的主要功能包括：

1. 档案数据录入和整理：将干部的个人信息、工作经历等相关资料进行数字化录入和整理，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案查询和检索：通过关键词搜索等方式，快速查找和检索干部档案，提高查询效率。

3. 档案共享和传递：实现干部档案的共享和传递，方便各级组织和部门之间的信息交流和共享。

4. 档案权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。

5. 档案更新和维护：及时更新干部档案的相关信息，并进行定期的维护和备份，确保档案数据的完整性和可靠性。

干部档案电子化管理系统的优势包括：

1. 提高工作效率：通过系统化管理和快速检索，提高了干部档案的整理和查询效率，节省了人力和时间成本。

2. 信息共享和传递便捷：通过系统的共享和传递功能，实现了干部档案信息的快速共享和传递，促进了信息的流通和共享。

3. 提高数据安全性：通过权限管理和数据备份等措施，确保档案信息的安全性和可靠性，防止数据丢失和泄露。

4. 便于管理和监督：通过系统的监控和统计功能，方便了对干部档案管理工作的监督和管理。

总之，干部档案电子化管理系统的引入和应用，可以提高干部档案管理的效率和质量，促进信息共享和传递，提升干部管理工作的科学化和规范化水平。

电子档案管理系统的基本概念

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。《电子档案管理系统》是特力惠电子2000年最新推出的网络版企业档案管理系统，运行于微软的Windows NT网络环境，支持微软公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系统。该系统目前广泛应用于国内的一些大型企业，以及众多的大中型设计院。《电子档案管理系统》符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。适于建立各类档案的光盘管理系统，如党群工作、行政管理、经营管理、技术管理、生产、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案数据库进行备份，可设定档案密级，可按部门按专业按用户级别检查访问权限。日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。分类表、数据库结构、记录格式、统计项目、报表格式等都可由档案管理员根据企业的实际情况设定。可存储管理和浏览多达200多种存储格式的各类文件资料，例如图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。声音、录像等多媒体文件也可存储于光盘档案中。可将档案存储于光盘中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盘，支持多光盘系统和可移动光盘。MS SQL ServerOracle、Sybase 等数据库都可直接连接。采用流行的客户/服务器结构，运行于Windows98/NT网络环境，可与企业网和Internet网相连，并提供WWW方式的浏览服务。具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换十大模块。可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。企业档案管理系统是一套用于企业和工程设计单位的计算机光盘档案管理系统。它不仅可以将各类档案资料压缩存储于光盘之上,而且可以在网络上实现全电子化的档案管理和检索查询，提供实时的浏览和下载利用,将光盘存储、图纸智能化处理与档案管理有机地结合在一起，可使用户真正甩掉纸介质图库。该系统既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。目前，市面上最著名的知识库管理系统还有致得E6协同文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。

【浅论档案信息化管理】档案信息化管理系统

　　一 电子档案的定义　　电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
　　二 档案信息化管理的现实意义
　　1．提高整个部门的工作效率
　　实施档案管理信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
　　2．有效地提供服务
　　档案管理的信息化，科技人员可在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。
　　三 推进档案信息化管理的策略
　　1．建立规范体系
　　档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，档案的整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。档案信息化建设必须做到统筹规划、统一标准、统一部署、避免出现“自成体系、各自为战”的情况，要按统一的技术标准实施。
　　2．完善安全制度
　　档案信息化建设的最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
　　3．规范管理，注重实效
　　建立档案信息化建设指导委员会，负责研究档案信息化发展方向，组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责指导数字档案信息资源的开放利用和安全管理。将信息化进程、计算机应用水平作为档案馆（室）目标工作考核、评比先进的条件，并逐年提高其在考核中的权重。档案局加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。制定相应的规范性文件和标准，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、安全，严防违反档案法律法规行为。及时总结推广经验，促进档案信息化建设规范稳步开展。
　　4．电子档案的有效、实用
　　目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自不按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能地提高电子档案的有效性及实用性。
　　5．人才储备原则
　　由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
　　档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
　　参考文献
　　［1］韩立涛.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设［J］.大观周刊，2011（23）
　　［2］李廷忠.浅论档案信息化及档案信息化建设［J］.黑龙江科技信息，2011（23）
　　〔责任编辑：庞远燕〕

档案数字化管理软件有哪些？

档案管理系统软件有很多，主要还是根据企业自身的需求而定，选择适合的档案管理系统软件。

会博通是一套满足多用户使用需求，涵盖档案管理全部功能应用，同时又满足权限设计与档案安全利用需求的档案管理系统。

1、一站式管档，全面覆盖档案管理需求

档案管理系统提供的功能涵盖档案管理全流程。不论是档案收集、档案整理，还是档案鉴定、档案保管，亦或是档案统计、档案检索、档案编研、档案利用等，都可以利用系统进行更简捷、更智能的操作。

相较于一般的档案管理系统，会博通将系统的功能往前推了一步，即：不仅能实现档案的全流程管理，也能够辅助文件资料在成为档案之前的流程化审批、传阅等应用。

2、多人同时管档，档案管理更为高效

在小型组织中，一般会设置专业的档案管理员，也就是所谓的专人管档。但对于文件、资料较多的企业而言，单个人负责档案管理，工作量其实是很大的。基于此，会博通为企业提供了多人管档的模式。

该模式结合做终端登录，负责收藏档案的人员、需要利用档案的人员、需要审批的管理层，都可以随时参与档案管理和利用工作。

3、层层安全防控机制，严保档案机密

为了保护档案信息安全，配置了层层防控的安全管档机制。在登录环节，通过错密锁定、强制密码、机器指纹登录、验证码登录、SSL网络加密技术，给企业档案资料管理系统安上了一个密不透风的“大门”。

在档案的利用上，支持档案加密传输、防扩散水印保护，同时提供操作痕迹记录功能，实施监控用户操作行为。

4、自主设定应用权限，档案管理更精细

会博通档案管理系统支持自主设定权限的功能。权限限定包括共享、下载、打印、复印等20多项，并且同步支持自主设定。被赋权限的对象既可以是人、也可以是职位，还可以是档案。比如，对于能否修改这个选项，你既可以设置某个人或某个岗位不可以修改档案，也可以将档案设置为不可修改的属性。

数字化档案管理系统的管理系统

主要实现干部人事档案日常管理工作。包括对干部档案及材料的收集、鉴别、整理、缺少材料登记、干部任前审核、档案转递、统计、查阅等业务处理功能。档案采集系统数字化档案采集系统主要批量完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供了目录编辑、档案采集、数据审核三大功能，并利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集处理能力。档案查阅系统档案查阅系统以组织系统专用网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了多方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。