综合部档案管理

档案综合管理办法

　　档案综合管理办法档案综合管理办法

　　一章 总则

　　一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。

　　二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

　　四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。

　　二章 管理体制

　　五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。

　　档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

　　本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。

　　档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员名，各部门设兼职档案员名。

　　六条档案室工作列入度工作计划和总结，由行政副所长分管。

　　七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。

　　八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。

　　三章档案管理

　　九条各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。

　　十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

　　十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。

　　十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。

　　（一）归档的文件材料齐全完整。

　　（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。

　　（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。

　　（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。

　　（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写号无误。

　　（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。

　　（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。

　　十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。

　　（一）各部门应在每六月底前完成档案归档、编目和入库工作。 ，

　　

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　　（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。

　　四章档案保护

　　十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

　　十五条所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

　　十六条维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

　　十七条保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

　　五章档案的统计和利用

　　十八条档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

　　十九条档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

　　二十条档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

　　本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

　　外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

　　借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

　　二十一条职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

　　六章档案的鉴定、销毁和移交

　　二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的.档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

　　二十三条销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

　　二十四条机构变动时，应对档案做出妥善处理。

　　（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

　　（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

　　（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。

　　七章奖励与处罚

　　二十五条档案室每组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

　　（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。 ，

　　

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　　（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、在泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

　　（三）违反本办法的部门，度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，度考核不能评为优秀或甲等。

　　八章附则

　　二十六条本办法由所办公室负责解释。

　　二十七条本办法自公布之日起施行，原有办法同时废止。

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　　档案综合管理办法

　　四章 档案保护

　　十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

　　十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。

　　十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

　　十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。

　　五章 档案的统计和利用

　　十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。

　　十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。

　　二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。

　　本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。

　　外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。

　　借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。

　　二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。

　　六章 档案的鉴定、销毁和移交

　　二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。

　　二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

　　二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。

　　（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。

　　（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

　　（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部

　　门或档案室移交。

　　七章 奖励与处罚

　　二十五条 档案室每组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。

　　（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。

　　（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、在泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。

　　（三）违反本办法的部门，度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，度考核不能评为优秀或甲等。

　　八章 附则

　　二十六条 本办法由所办公室负责解释。

　　二十七条 本办法自公布之日起施行，原有办法同时废止。

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移动公司的档案归人力还是综合部管理

由综合部管理。
档案管理方式需要根据企业不同的生产规模、管理方式、管理手段来确定。2、一般较小的企业，是会实行分开档案管理的办法，这样便于查找、传阅，但管理起来会不方便，很容易遗失。3、如果是规模较大的企业，从规范档案的角度，还是统一管理的好，以避免档案遗失，但查阅会不太方便。

档案管理公司的业务范围有哪些？

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

公司档案管理流程

公司档案管理：

1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档。

2、文秘收到资料记入电子目录保存，分类装订成册归档。

3、公司人员查阅、借出资料由部门经理签字确认，但查阅、借出合同类档案由本部门经理签字，中心经理审批确认。

4、使用公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认;借出公章，由本部门经理签字，中心经理审批确认，本部门经理携章随同。

5、薪资福利类保密文件由招聘社保专员建档保存。

人事档案管理：

1、综合人事部在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出"调函"，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。

2、持已解除的劳动合同书、解除劳动合同协议书和调入单位的.调函后，综合人事部办理调出手续。

员工档案管理：

1、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理，交由综合人事部经理，建立员工档案。

2、将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

3、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。

4、离职员工档案，公司保留一年。

公司的档案管理制度怎么做？

公司档案管理制度

第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。