会计档案电子化管理流程

会计档案电子化管理流程一般包括以下几个步骤：

1. 确定电子化管理的范围和目标：确定需要电子化管理的会计档案范围，例如财务报表、凭证、发票等，以及设定电子化管理的目标，例如提高档案检索效率、减少纸质档案的存储空间等。

2. 选择合适的电子化管理系统：根据企业的需求和预算，选择适合的电子化管理系统，包括档案扫描设备、文档管理软件等。

3. 档案扫描和数字化：将纸质档案通过扫描设备进行扫描，生成电子文件，并进行数字化处理，如图像优化、文字识别等。

4. 建立电子档案库：将扫描得到的电子文件存储到电子档案库中，可以根据需要进行分类、归档和索引，以方便后续的检索和管理。

5. 档案检索和管理：通过电子化管理系统进行档案的检索和管理，可以根据关键词、日期等条件进行检索，并进行档案的查看、编辑和删除等操作。

6. 档案备份和安全保护：定期对电子档案进行备份，以防止数据丢失或损坏，并采取措施保护电子档案的安全性，如设置访问权限、加密存储等。

7. 档案销毁和归档：对于不再需要的电子档案，可以进行销毁或归档处理，以节约存储空间和管理成本。

8. 监督和评估：定期对电子化管理流程进行监督和评估，以确保其有效性和符合相关法规和标准。

请你简略谈谈电子会计票据(或凭证)入账、归档工作的要点?

电子会计票据（或凭证）入账、归档工作的要点如下：

一、要点：

采用电子专票进行报销、入账且本单位财务信息系统能导出符合国家档案部门规定的电子归档格式的，应当将电子专票与其他电子会计记账凭证等一起归档保存，电子专票不再需要打印和保存纸质件。

不满足上述条件的单位，采用电子专票纸质打印件进行报销、入账的，电子专票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。

二、电子会计凭证入账三个特别需要注意的地方：

1、无需纸质票据，仅用电子票据汇总单等报销。

自2020年5月6日起，通行费电子票据将一次汇总、不用打印，直接报销。符合条件的情况下，您只需下载一张电子票据汇总单和包含历次通行费电子票据的压缩包就可以顺利报销了！

2、纸质入账＋电子会计凭证同时保存。

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

3、可以仅使用电子会计凭证入账。

三种常见的电子票据入账方法：

一、电子发票：

一般来说，电子发票的法律效力、基本用途和使用规定，与税务机关监制的纸质增值税普通发票没有任何区别，所以电子发票可以用来报销，企业也可以将其作为正式的会计凭证来入账。

二、电子车票：

有时我们会因为各种业务而在城市间来回奔波，这就免不了需要乘坐列车，而路费也需要相应的报销。

根据国家《发票管理办法》有关规定，铁路行业发票是实行专业管理的。所以铁路运输的票据式样、印制标准以及填写、使用方法，都有着极为严格的规章制度。因此，火车票直接可以作为报销的凭证。

三、电子承兑汇票：

普通的纸质承兑汇票，在接收并背书时，需要加盖本公司的财务专用章并开收据。而且如果忘记复印纸质承兑汇票作为凭证附件，会是一件很麻烦的事。所以相对纸质承兑汇票来说，电子承兑汇票更加省心省力。

会计档案如何保管

会计档案是企业的重要财务记录，需要妥善保管。以下是几种常见的会计档案保管方式：

1. 电子档案：将会计档案数字化，存储在电脑或云端，便于查阅和管理。需要注意的是，电子档案也需要备份和定期检查，以确保数据安全和完整性。

2. 纸质档案：将会计档案以纸质形式存储在文件柜或档案室中。需要注意的是，纸质档案应分类、编号、标注日期等，以便查找和管理。

3. 外包档案：将会计档案交给专业的档案管理公司进行保管。这种方式可以减轻企业的负担，但需要选择可靠的服务商，并签订合同明确责任和义务。

财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合公司档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。

无论采用哪种保管方式，都需要注意以下几点：

1. 定期备份和检查数据，确保数据的安全和完整性。

2. 保护档案的机密性，避免泄露。

3. 按照法律法规要求，保存档案的时限和期限。

4. 定期清理和归档档案，避免过期和无用的档案占用空间。

会计档案会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

会计凭证如何形成电子档案？

1、建立财务档案库房；
2、参照国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及结合企业（部门）自身情况指定出有效的会计档案管理制度；
3、明确会计档案包含内容，编制财务档案明细登记表；
4、专人专管、进出（借、还）登记、按规定摆放或定期整理装箱；
5、有条件的对能扫描的原件建立电子文档库（PDF格式），方便查阅、减少原件的借阅；
6、由IT部门协助对电子文档库设置共享权限级别。
一、新《会计档案管理办法》规定：
第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
二、新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

电子会计凭证如何报销入账归档？

泛微文书定-档案管理系统提出了业务、档案一体化方案，实现“票据”、“单据”、“凭证”、“账簿”、“报表”等全量会计资料的应归尽归和全生命周期闭环管理，包括电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等。

灵活集成其他业务系统，自动采集散落在前端信息化系统内的会计类资料，经过质检、编目等多个作业环节之后，实现全量会计资料的最终归档，无需打印，为组织降本增效。

01.电子会计资料形成

系统通过集成能力+流程引擎+低代码平台，让各类业务中产生的会计资料统一管理。

报销场景下，从报销系统、银企直连系统、财务核算系统等多套业务系统中抽取记账凭证、与该凭证相关的报销单、数电票原件、银行回单等会计资料的电子文件、元数据和结构化数据，进行统一打包归档，并在电子会计档案系统根据其关联关系进行自动化关联和成册。

采购业务中，泛微智能从采购管理系统、财务应付系统、资金系统、核算系统等多套系统中抽取记账凭证、相关采购合同和采购订单、采购发票、银行回单等会计资料的电子文件、元数据及结构化数据，进行统一打包归档。

销售业务中，相关的销售订单、销售出库单、销售发票，与财务会计相关的记账凭证、银行回单、总分账、明细账等都可以全量归档进入电子会计档案系统。

02.电子会计资料收集

1、采集自动化

参照《会计档案管理办法》第六条中划定企业会计资料归档范围，确认各类会计资料的来源系统，圈定会计档案系统采集会计资料的来源。

基于会计档案的归档范围、保管期限及相关的元数据策略，档案系统通过无缝集成OA、会计核算系统、银企互联系统、供应链管理系统等前端业务系统，实现业务端产生的全部业务档案数据自动化采集、全量归档。

档案系统根据会计资料间的关联关系，进行自动组件、立卷成册、装盒上架，实现会计档案的应归尽归。

2、归档转化方式多维度

为不同类型、不同形态的会计资料提供差异化的处理原则。

企业内部业务系统产生的“原生电子”记账凭证、会计账簿、会计报告、各类业务单据等，通过“生成板式文件”归档。

企业外部接收的电子会计资料，比如电子增值税普通发票、电子银行回单等，通过“传递原板式文件”归档。

企业从外部接收的“原生纸质化的”原始凭证，比如纸质增值税专用发票、纸质出货单等，在前端业务处理流程中实现“拍照或扫描进行纸质原始凭证电子化”后归档。

3、会计资料元数据管理

元数据中描述了档案的内容、结构、背景及其整个管理过程。

档案系统与前端业务系统无缝集成，通过接口同时实现元数据的自动捕捉、自动著录。例如，自动捕捉记账凭证元数据项，凭证字、凭证号、科目、会计属期等。

4、会计资料预归档

每一个归档的会计资料都是电子原文+元数据的组合，提供预归档平台进行接收；通过标准化的接口，对接前端会计核算系统、报销系统等多个业务系统，实现不同类型会计资料的前置化收集。

预归档库可以预设“记账凭证”“单据”“发票”“银行回单”等会计资料间的关联匹配规则，由系统完成自动关联、自动组件，快速生成合规的、待整理档案。

支持电子会计资料批量组件和合并组件，组件后正式推送“档案接收库”进行归档作业流程。

03.电子会计资料整理

1、智能关联，自动成册

档案系统内置了自动化“匹配规则引擎”，将从前端业务系统接收的电子会计资料按照业务流转规则及有机关联关系，实现在档案系统内智能关联，自动成册。

2、会计业务逻辑关系完整保存

档案系统可以帮助组织实现记账凭证到原始凭证的“一页式调阅”、“层层穿透”。

可以通过一张记账凭证，一键联查与该凭证具有强关联关系的单据、发票、附件等原始资料。实现了财务与业务逻辑完整可追溯，还原真实业务全貌。

04.电子会计资料归档

泛微文书定档案系统满足国家政策标准，对移交进入电子会计档案系统的会计资料进行“真实性、完整性、可用性、安全性检测”，检测完成后会自动生成检测报告，反馈质检结果，同时检测报告也支持下载和打印。

归档的过程中，自动设定相关权限以及电子会计档案的重要性、保管时间等。与电子签名技术融合，所有这些财务电子会计档案都实现防篡改、可验证。

05.电子会计档案利用管理

1、档案检索

海量档案数据的3秒检索。可以通过全文检索、条件检索等方式进行跨全宗、跨门类、跨条目检索，快速定位目标档案，并且可进行二次筛选。

2、档案借阅

实现申请、审批、赋权/出库、收权全流程管控。在线预览及下载的档案支持动态水印加注，防止档案内容外泄。同时系统能够按照借阅期限，对借阅查看的电子档案进行自动赋权与自动收权。

3、档案鉴定

档案系统通过流程，建立电子会计档案的鉴定机制：为超过“保密期限”的会计档案提供开放鉴定服务，为超过“保管期限”的会计档案，提供价值鉴定服务。

4、库房管理

针对少量纸质保管的会计档案，帮助组织实现纸质档案与电子档案同步管理。

首先，档案系统提供“可视化、虚拟电子库房”，电子库房内可以维护“库房-区域-密级架-档案盒”的物理位置、面积、容量、编号等信息；并提供档案盒条码、档案盒封面、备考表、盒脊背等报表样式的自定义配置及打印服务。

其次，运用条码技术，以码定位。密集架、档案盒等支持批量生成条形码、批量打印。通过扫码枪或手机端即可扫描“条形码”完成具有“纸质实体”档案的装盒、上架、入库，并线上记录纸质档案物理位置存址。

最后，实现线上电子版完整管理、线下纸质版少量留存备查，兼容企业单双套档案管理模式，将电子档案与纸质档案同步管理。

5、档案数据驾驶舱

档案系统提供多维度的智能动态数据看板、数据报表，用于展示系统内档案管理全貌。

6、电子辅助审计

档案系统可以协助或辅助企业进行便捷的“电子审计”。

档案系统可以为审计人员开通预制账号，通过档案借阅或可控查看权限，系统可以提供完整且具有业务逻辑关系的、用于审计的记账凭证、原始凭证、会计账簿及财务报告等电子会计档案，满足在线审计时“审计抽凭”场景需求。

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