城建档案电子化管理
城建档案电子化管理是指将城市建设档案进行数字化、电子化处理，采用计算机技术和信息管理系统对城建档案进行管理和存储的一种方式。
城建档案电子化管理的主要目的是提高档案管理的效率和便利性，减少纸质档案的存储空间和维护成本，同时提高档案的安全性和可靠性。通过电子化管理，可以实现档案的快速检索、共享和传递，方便用户随时查阅和利用档案信息。
城建档案电子化管理的具体步骤包括：档案数字化处理、建立档案管理系统、数据录入和整理、档案存储和备份、档案检索和利用等。在数字化处理过程中，可以利用扫描仪将纸质档案转化为电子文件，然后通过档案管理系统进行分类、索引和归档。同时，可以采用数据备份和灾备措施，确保档案的安全性和可靠性。
城建档案电子化管理的优势包括：节省存储空间、提高档案检索效率、减少档案损坏和遗失的风险、方便档案共享和传递、便于档案的长期保存和维护等。同时，电子化管理还可以与其他信息系统进行集成，实现档案与其他业务数据的无缝对接和交互。
总之，城建档案电子化管理是一种现代化的档案管理方式，可以提高城建档案的管理效率和服务质量，为城市建设和管理提供良好的支持和保障。
推进城建档案信息化建设:信息化建设总体思路
信息技术的迅猛发展，促生了数字时代。随着数字化的普及与应用，数字城市已走进我们的生活。作为城市记忆的保存者，城建档案馆保存着反映城市建设丰硕成就的各类档案，见证着城市建设与发展，积淀着城市建设的文化精髓，是城市建设发展的资源库。随着城乡一体化的快速推进和城市建设的飞速发展而不断增长的社会需求，城建档案在城市建设中发挥着越来越重要的作用。因此，作为城市建设档案的重要保管基地，能够加快信息化建设，保管好、利用好城市建设不可再生的社会资源显得尤为重要。
1 用科学发展观处理城建档案信息化建设和发展中的问题
新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如城建档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字城建档案馆（室）建设问题等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，城建档案管理者都必须作出理性与科学的分析。
伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，城建档案信息化建设的阶段性目标也要及时作出相应调整，城建档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在城建档案信息化建设中，必须认识长远并立足当前，用科学发展观认真解决城建档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
2 加强城建档案信息化建设中的安全保障
在城建档案信息化建设中，安全保障应包括两方面：一方面，是档案信息存储安全，另一方面，是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强城建档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理。加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保城建档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上，既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的城建档案信息过少，应坚持利用和保密并重原则。
3 有效推进城建档案信息化顺利实施的必要条件
3.1 基础设施建设是实现城建档案信息化的基础。
城建档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败。基础设施主要包括计算机、交换机、服务器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进城建档案信息化建设。
3.2 经费投入是实现城建档案信息化的保障。经费不足是影响城建档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入，取决于建设主管部门领导对现代化城建档案馆地位和作用的认识程度。事实证明，网络化的优越性和作用是巨大的，作为城市建设信息服务中心的城建档案馆，其地位和作用更加突出。城建档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。
3.3 人才建设是实现城建档案信息化的关键。城建档案工作人员整体素质如何，关系到城建档案信息化建设的进程。档案管理人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，城建档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案管理人员必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机进行城建档案信息现代化的管理，作为城建档案管理部门，要采取多种方式加强城建档案管理人员的在职培训工作，使其知识结构及业务水平适应城建档案信息化建设和发展的需要，优化城建档案队伍整体结构，为创建城建档案工作新模式提供有力的人才保障。
（作者单位：许昌市城市规划建设档案馆 来稿日期：2012-02-10）
浅谈城建档案管理现代化的特点？
随着新世纪的来临，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，以深圳为例，大多数企业已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。作为一名普通的城建档案管理工作人员，我深切体会到这场前所未有的科技革命给档案管理工作带来的巨大变化，下面，就现代化城建档案管理的特点谈点粗浅认识，与同行们交流心得。
从档案工作的角度看，现代化城建档案管理具有以下特点：
一、现代化城建档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。
现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。例如，我司自99年度建立了自动化办公软件系统后，随之开发了城建档案管理系统，档案管理系统下设七个目录：城建档案移交目录、城建档案总目录、各类档案、合同档案、文书案卷目录、专兼职档案员、会计档案、审计档案、文书卷内目录、移交目录。需要查阅哪方面的内容，只需用鼠标轻轻点击对应的目录即可，方便快捷，整个档案管理系统清晰明朗，一目了然。
二、现代化城建档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。
城建档案主要是为城市建设服务的，其内容的多样性要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识；同时准确和系统的城建档案是建设和管理城市的必要条件之一，这就要求我们的档案员需具备细致和认真的工作态度。城建档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好城建档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。
三、现代化档案管理存在的不足和需要改进之处。
现代化的档案管理方式虽然具有无可争议的种种优点，但作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：首先，随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。
其次，电脑管理部门的积极协助和支持是做好档案管理工作的基础，电脑管理部门应对本单位城建档案文件的形成、积累、鉴定、审核、拷贝、归档检验及档案的保管过程进行全面的技术指导和监督，以确保档案的有效、完整与安全。
再者，现代化城建档案管理作为一项新生事物，对于如何实现档案信息资源共享并及时、准确定位、提供社会服务等方面仍存在很多不够完善的地方，这是档案管理工作所面临的新问题。
以上几点看法是本人在实际工作中对城建档案的一些特点及其不足之处的几点认识，相信随着科技的发展和进步，经过千千万万档案工作者的不懈努力，城建档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展，为国民经济的发展做出一定的贡献。
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厦门市城乡建设档案管理办法
第一章 总 则第一条 为了加强城乡建设档案的收集和整理，有效保护和利用城乡建设档案，发挥城乡建设档案在城乡规划、建设和管理中的作用，根据有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法所称城乡建设档案，是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的材料。第三条 城乡建设档案管理应当遵循统一管理、集中收存、信息共享的原则，保障城乡建设档案的完整和安全，方便社会公众查询和利用。第四条 市、区人民政府应当加强对城乡建设档案管理工作的领导，保障城乡建设档案的馆库建设、人员配置、管理经费等条件适应城乡建设发展的需要。第五条 市建设主管部门负责全市城乡建设档案管理工作，区建设主管部门在市建设主管部门的指导下，负责本辖区内的城乡建设档案管理工作。
规划、国土房产、交通运输、水利、人防、市政园林、港口、消防等部门，在各自职责范围内负责城乡建设档案管理的相关工作。
市、区档案主管部门对辖区内的城乡建设档案管理工作按规定实施业务指导和监督。第六条 市城乡建设档案管理机构依照本办法规定负责下列城乡建设档案的日常工作：
一检查、指导和协调全市城乡建设档案管理工作；
二组织开展城乡建设档案相关法律、法规、规章的宣传和培训；
三起草城乡建设档案发展规划，制定城乡建设档案发展计划、规章制度、业务技术规范；
四接收、收集、整理、鉴定和保管城乡建设档案；
五按照规定对城乡建设档案进行验收，配合参与市档案主管部门组织的市级以上重点建设工程档案验收；
六统筹开展城乡建设档案信息资源的开发利用工作；
七涉及城乡建设档案管理的其他工作。
依法设立的区城乡建设档案管理机构，依照本办法规定负责本辖区内城乡建设档案的日常工作。第七条 城乡建设档案管理应当采用新技术、新设备，逐步推行城乡建设档案电子化归档和信息化管理。第二章 收集和整理第八条 城乡建设档案包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案。第九条 建设工程档案包括：
一工业、民用建筑工程档案；
二市政基础设施工程（含公用基础设施、市容环境卫生设施等建设工程）档案；
三园林绿化、风景名胜建设工程档案；
四文物古迹保护建筑工程档案；
五交通、港口基础设施工程档案；
六水利工程档案；
七抗震、人防等防灾工程档案；
八地下管线工程（含给水、排水、燃气、热力、电力、通信、广播电视等地下管线及其附属设施）档案；
九军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；
十国家、省、市规定的其他建设工程档案。第十条 建设单位应当组织勘察、设计、施工、监理等单位按照国家、省、市相关标准和规范收集、整理建设工程档案，并对建设工程档案的真实性、完整性和准确性负责。
建设单位委托档案服务机构收集、整理建设工程档案的，档案服务机构应当按照国家、省、市城乡建设档案管理的标准和规范提供相应服务。第十一条 建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向城乡建设档案管理机构申请建设工程档案验收。对符合条件的档案资料，由城乡建设档案管理机构出具书面意见。建设主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应当查验城乡建设档案管理机构出具的书面意见。
涉及交通、港口、水利等专业工程的档案验收，按照国家有关规定执行。交通运输、港口、水利等部门可以委托城乡建设档案管理机构进行专业工程档案验收。
前两款规定的建设工程档案属于重点建设工程档案的，按照国家有关重点建设工程档案验收的规定执行。第十二条 推行建设工程档案验收承诺制。市城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门可以根据需要编制建设工程档案验收承诺事项清单，建设单位对清单所列事项作出书面承诺后，城乡建设档案管理机构或者交通运输、港口、水利等部门应当直接出具建设工程档案书面意见。
深圳市城市建设档案管理规定
第一章 总 则第一条 为了有效收集、保管和利用城市建设档案（以下简称城建档案），规范城建档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条 本规定适用于本市行政区域内城建档案的形成、收集、整理、接收、保管、利用和管理等活动。
地下管线信息和档案管理另有规定的，从其规定。第三条 本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。第四条 城建档案管理工作遵循统一领导、统一标准、分级管理、信息共享的原则，确保城建档案完整收集、安全管理和有效利用。第五条 市档案行政管理部门（以下简称市主管部门）是全市城建档案工作的行政主管部门，履行以下职责：
（一）组织协调城建档案工作，制定城建档案管理的规划、规章制度和技术规范并组织实施；
（二）监督、指导城建档案工作，依法查处城建档案工作中的违法行为；
（三）负责全市城建档案信息化工作的统筹、规划和协调，建立城建档案业务系统；
（四）法律、法规、规章规定的其他职责。
城建档案馆（室）是城建档案管理机构，负责城建档案的接收、管理和利用，指导建设工程档案的专项验收。第六条 建设、水务、交通运输部门应当按照建设工程质量监督管理规定，加强对建设工程档案的监督管理，督促建设工程各主体做好建设工程档案的收集、整理、归档、保管和移交工作。
发展改革、规划国土等部门在对建设工程项目进行稽查或者检查时，应当将建设工程档案的形成质量（包括文件的原始性、记载内容的真实准确、签署用章的完备有效等）纳入稽查或者检查范围，以确保建设工程档案的完整、准确和有效利用。第七条 市主管部门应当建立统一的城建档案业务系统，整合城建档案信息资源，实现城建档案的信息共享和综合利用。
城建档案管理机构应当使用统一的城建档案业务系统，采用先进技术和设备实现馆（室）藏城建档案的数字化，并对重要城建档案进行异地异质备份。第八条 任何组织或者个人有权制止或者举报损毁、伪造、篡改城建档案的行为，有权对不依法移交城建档案的行为进行举报或者投诉。
市主管部门在接到举报或者投诉后，应当及时进行调查，核实情况，依法处理，并于处理结束后10个工作日内，将调查处理情况书面反馈实名举报人或者投诉人。第二章 管理范围第九条 市城建档案管理机构负责接收、管理以下档案资料：
（一）建设工程档案：
1．工业、民用建筑工程；
2．市政基础设施工程；
3．公用基础设施工程；
4．交通基础设施工程；
5．园林建设、风景名胜建设工程；
6．市容环境卫生设施建设工程；
7．城市防洪、抗震、人防工程；
8．军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；
（二）地下管线档案资料；
（三）城市勘察和城市规划编制成果档案；
（四）城市建设科研档案；
（五）有关城市规划、建设及其管理的政策法规和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。
第一款第（一）项中移交市城建档案管理机构的建设工程档案具体目录，由市主管部门另行制定。第十条 本规定第九条第一款第（一）项规定的工业、民用建筑工程由宝安区、龙岗区建设部门批准开工建设且不属于市级以上重大建设项目的，其建设工程档案由宝安区、龙岗区城建档案管理机构负责接收、管理。
宝安区、龙岗区城建档案管理机构应当于每年第一季度向市城建档案管理机构报送上一年度所接收、管理的建设工程档案电子目录、建设工程竣工图电子文件和未按期移交归档的建设工程名单。第十一条 建设单位是建设工程档案管理的责任主体，应当建立健全建设工程档案工作制度，落实领导责任制和相关人员岗位责任制，加强同步管理工作。
勘察、设计、施工、监理、检测等单位（以下统称参建单位）应当指定专人负责本单位建设工程档案的收集、整理、归档、保管和移交工作。
