档案电子化管理的标准

档案电子化管理的标准主要包括以下几个方面：

1. 数据安全性：电子化档案管理系统应具备完善的安全措施，包括数据加密、访问权限控制、备份与恢复机制等，确保档案数据的安全性。

2. 数据完整性：电子化档案管理系统应能够保证档案数据的完整性，防止数据丢失、损坏或篡改，同时能够提供数据校验和审计功能。

3. 数据可访问性：电子化档案管理系统应具备方便快捷的检索和浏览功能，使用户能够迅速找到所需的档案信息。

4. 数据共享和协作：电子化档案管理系统应支持多用户同时访问和编辑档案数据，实现数据共享和协作，提高工作效率。

5. 数据持久性：电子化档案管理系统应能够长期保存档案数据，防止数据丢失或无法访问。

6. 标准化格式：电子化档案管理系统应使用标准化的文件格式，以保证档案数据的可读性和可迁移性。

7. 合规性要求：电子化档案管理系统应符合相关的法律法规和行业标准，如数据保护法、电子签名法等。

8. 技术兼容性：电子化档案管理系统应能够与其他系统进行集成，实现数据的交换和共享。

9. 电子化过程的规范性：电子化档案管理系统应具备完善的电子化过程规范，包括文件扫描、索引编制、数据导入等环节的规范化操作。

10. 审查和评估机制：电子化档案管理系统应设立审查和评估机制，定期对系统进行检查和评估，确保系统的稳定性和可靠性。

电子档案管理要求

电子档案管理的要求如下：档案人员要转变思维方式，更新观念；档案人员要保证电子文件的可识读性；档案人员要确保电子档案的原始性；档案人员要加强对档案的集中统一管理；档案人员要严保档案安全。

1、档案人员要转变思维方式，更新观念。

要提高档案人员对电子档案重要性的段薯认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。

2、档案人员要保证电子文件的可识读性。

电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。

3、档案人员要确保电子档案的原始性。

电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。

4、档案人员要加强对档案的集中统一管理。

电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、指示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。

5、档案人员要严保档案安全。

要注意电子文件“物握备者理生命”与“信息生命”的保护。保护电子文件的“物理生命”主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤。滚颂对电子文件“信息生命”的保护是对档案管理又一新的挑战。

档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保亮渣存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!

第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

1.总 则

1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成禅侍就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文贺键吵件的收集与积累

2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2 收集积累要求

2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3 收集、积累方法

2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3 归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5 归档要求

4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1 检验

5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2 检验项目。

5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2 有无病毒。

5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4 存效性保证

5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5 利用

5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2 利用时使用拷贝件。

5.5.3 利用时要遵守保密规定。

5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6 电子档案的销毁鉴定。

5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：

1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理

2.浅谈电子化档案管理论文

3.企业档案管理规定

4.档案管理工作心得3篇

电子档案三要素

电子档案三要素是内容、背景信息和结构。

电子档案electronic record；archivalelectronic record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

电子文件 electronic document；electronicrecord国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集樱卖卜合，通常以案卷为单位。配羡

要点

1、应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

2、电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）脊穗等。

3、具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4、将作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

5、电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

数字档案室建设国家标准

数字档案室建设国家标准如下：
资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持资源为王，着眼于数字档案资源建设，着雹雀重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出颤肆洞发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。＜br>标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。＜br>整体推进。应将数字档案茄枯室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。＜br>确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。